Certificazione TenStep per Aziende

La Metodologia TenStep è stata prodotta e pubblicata nel 2000 in base ad anni di esperienza professionale di diversi project manager. E' stata il primo prodotto di una famiglia di prodotti metodologici. Oggi, il Sistema TenStep supporta tutte le aree della gestione progetti, portfolio, strategie, modellizzazione e Project Office (PMO). Queste metodologie sono state tradotte in più di 25 lingue e vengono utilizzate da oltre 6.000 utenti e aziende in tutto il mondo.

Il mercato globale sta diventando sempre più diversificato e, ironicamente, la diversità comporta la necessità di prassi e processi di business sempre più standardizzati. Occorrono sempre più processi di business diversificati, integrati ed applicati in modo consistente. Le diversità organizzative possono essere affrontate solo con processi standardizzati.

Un conto è dire che un'azienda segue processi standard, altra cosa è dimostrarlo all'alto management. La prova di aver implementato e di seguire processi standard è possibile solo con un processo di assessment e certificazione, un nuovo importante processo di business che non modifica i processi di project management in uso.

Molti progetti nelle grandi aziende non possono avere successo, se non utilizzano tutti lo stesso standard di processi di project management. Sebbene questo sia l'intenzione di molte aziende, la maggior parte delle certificazioni aziendali nel project management sono relativamente giovani. Per esempio, il modello OPM3 ed il modello aPro negli USA hanno circa tre anni.

La certificazione TenStep Systems (TSS) è stata disegnata per verificare il livello di adozione dei processi TenStep (Project, PMO, Portfolio, etc.) in un'azienda specifica. Questa certificazione garantisce che l'azienda ha implementato buoni processi di project management in generale e in particolare i Processi TenStep. La certificazione conferma che l'azienda opera in conformità con il proprio sistema aziendale basato sulla Metodologia TenStep. La certificazione TSS garantisce che:

• l'azienda ha implementato un insieme di processi di project management comuni e consistenti - basati sulla fondazione dello standard dei processi TenStep.

• l'azienda utilizza i processi standard sui progetti che gestisce.

• oltre ai processi standard, l'azienda è focalizzata a fornire proattivamente deliverable nei tempi, entro il budget ed al livello di qualità concordato.

• L'azienda raccoglie documenti chiave su progetti e lessons learned per buone prassi e miglioramento dei processi per poterli distribuire a livello azienda.

Il Gruppo TenStep riconosce che i processi organizzativi tendono a degradarsi nel tempo a meno che non vi sia un processo di sostegno e di miglioramento continuo. Anche la Certificazione TSS, come molte altre certificazioni simili (es. ISO), deve essere vista come un impegno continuo.

La certificazione TSS vale due anni, allo scadere dei due anni, l'azienda deve essere riesaminata e nuovamente certificata.

La certificazione TSS dimostra che chi la possiede è orientato ai processi e che li sa applicare su tutti i progetti in modo standard e ripetibile. I fornitori certificati sanno rilasciare le deliverable secondo le aspettative, sono più affidabili e possono diventare Partner strategici dei propri clienti.

Prerequisiti per un Assessment TSS

Per candidarsi ad un assessment TSS, un'azienda deve soddisfare solo due criteri.

1. L'azienda deve definire con chiarezza l'ambito dell'assessment: reparti, progetti, programmi e portfolio che devono essere esaminati. Per esempio, se un'azienda ha 100 progetti in portfolio, non si esaminano solo 5 progetti, non considerando gli altri 95. E' anche possibile certificare un solo grande progetto anziché l'intera azienda; in tal caso, la certificazione scade al termine del progetto.

2. L'azienda deve definire con chiarezza l'ambito dell'assessment: reparti, progetti, programmi e portfolio che devono essere esaminati. Per esempio, se un'azienda ha 100 progetti in portfolio, non si esaminano solo 5 progetti, non considerando gli altri 95. E' anche possibile certificare un solo grande progetto anziché l'intera azienda; in tal caso, la certificazione scade al termine del progetto.

3. Il Modello Sistema TenStep deve essere operativo da almeno tre mesi, con non meno di cinque periodi di reporting per i grandi progetti.

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Il processo di certificazione TSS è semplice, ma rigoroso.

Passo 1 - Definizione del "Modello Sistema TenStep"

Alcune aziende implementano il Processo TenStep direttamente così come pubblicato. Tuttavia, altre aziende hanno bisogno di personalizzare parte del processo per soddisfare esigenze specifiche. Questo non è un problema, anzi il Gruppo TenStep incoraggia a rendere il Processo TenStep sempre più rispondente alle proprie esigenze aziendali. Tuttavia, se il processo di project management differisce molto dal modello TenStep, non potremo più certificare che esiste la "Conformità TenStep".

La prima parte dell'assessment serve proprio a comprendere come è stato implementato il processo TenStep ed a verificare quanto differisce dal Processo TenStep di base.

L'assessment comprende:

• Determinare quali parti del processo di project management implementato seguono sostanzialmente il modello TenStep.

• Valutare i nuovi contenuti per accertare che niente contraddica il modello TenStep.

• Verificare che non siano stati rimossi processi fondamentali obbligatori.

• Verificare che le personalizzazioni al "Processo TenStep" siano giustificate, documentate ed approvate.

  Il nuovo modello risultante, implementato dall'azienda, viene denominato "Modello Sistema TenStep".

  Durante questo passo del processo di certificazione, l'esaminatore (assessor) è concentrato a comprendere: documentazione del processo, template, ruoli, procedure, etc..

  L'assessment basato su carta, non comprende ancora l'assessment di progetti.

  L'esaminatore deve approvare il Modello Sistema TenStep prima di iniziare il passo successivo.

  Se le implementazioni dei processi base differiscono così tanto dal processo TenStep, il Modello Sistema TenStep non viene approvato e non sarà possibile rilasciare la certificazione TSS.

  Passo 2. Definire l'ambito del Modello Sistema TenStep

  E' possibile che in una grande compagnia, non tutti i reparti e non tutti i progetti utilizzino il Modello Sistema TenStep. L'esaminatore deve comprendere l'ambito dell'assessment per garantire che, durante il processo di assessment, non vengano valutati elementi fuori dall'ambito. Ciò comprende:

  • Reparti che utilizzeranno il Modello Sistema TenStep (sedi, partecipazioni, etc,).

  • Regole aziendali, processi, politiche e standard che fanno parte del Modello Sistema TenStep.

  • Se appropriato, progetti specifici, programmi e portfolio che faranno parte del Modello Sistema TenStep.

  Allo stesso tempo, l'esaminatore accerterà se gli elementi del reparto sono significativi e olistici.

  Passo 3. Determinare Il Campione dell'Assessment

  In presenza di aziende grandi e diversificate, l'esaminatore determina il totale delle persone dedicate ai progetti aziendali ed il campione di progetti per l'assessment. Non devono essere esaminati tutti, ma un numero sufficiente di progetti, abbastanza rappresentativi dell'intera azienda.

  Passo 4. Assessment dell'Organizzazione

  Una volta che l'esaminatore ha compreso (ed approvato) il Modello Sistema TenStep, conoscendo l'ambito dell'assessment, può dare inizio al reale processo di assessment che consiste nel porre domande attraverso interviste o questionari e verificare le risposte. La conferma avverrà attraverso l'ispezione di evidenze oggettive.

  Per esempio, se un project manager afferma che il suo progetto è stato definito correttamente, l'esaminatore può chiedere di vedere il Project Charter dal quale deve risultare che il progetto è stato definito secondo il modello TenStep. Porremo domande e verificheremo l'evidenza a supporto, nelle seguenti aree:

  • Procedure. Per accertare che i progetti seguano processi e procedure stabiliti nel Modello Sistema TenStep.

  • Ruoli. Per confermare che le persone ricoprano i ruoli principali definiti nei progetti e se, in effetti, le persone ricoprono la responsabilità del ruolo.

  • Competenze e skill. Per confermare se le persone assegnate ai ruoli nel progetto hanno competenze per ricoprire quelle responsabilità.

  • Moduli e template. Per confermare che le template vengano utilizzate, riempite, approvate, etc.

  • Documentazione. Per verificare che venga raccolta della documentazione da riutilizzare nel futuro - sul progetto in corso e su altri progetti futuri.

  • Eventi. Gli eventi sono ragioni o circostanze che influenzano l'esecuzione di un processo di project management standard, come problemi, richieste di modifiche, aggiornamenti del budget, ciclo di reporting, etc. Per esempio, è bene che vi sia definito un processo di gestione delle modifiche all'ambito, mentre non ha senso che le modifiche all'ambito non seguano quel processo di modifica per essere eseguite. L'esaminatore indaga su questi tipi di eventi per accertare se il processo viene effettivamente eseguito, oppure è solo documentato.

  Non tutti i progetti devono essere conformi al 100% al modello TenStep. La regola per ottenere la certificazione è "molti progetti, il più delle volte", vale a dire che molti progetti utilizzano il Modello Sistema TenStep su una base consistente.

  Le eccezioni saranno evidenziate e singole eccezioni NON impediranno di ottenere la certificazione.

  Passo 5. Confermare il Modello di Governance

  L'ultimo passo dell'assessment consiste nel confermare come è stato implementato il Modello Sistema TenStep nell'azienda.

  Pr esempio, se il modello è stato implementato secondo le direttive di un Senior Manager, potrebbe perdere di importanza se quel manager viene sostituito. Per continuare ad essere valido nel lungo periodo, il Modello Sistema TenStep deve far parte delle politiche e degli standard dell'azienda.

  L'esaminatore valuterà se il Modello TenStep è stato integrato con politiche e standard generali dell'azienda e deve convincersi che il modello resterà coerente nel tempo perché esiste la giusta governace per rinforzare e sostenere il modello in futuro.

  Ciò garantisce che il Modello non venga implementato correttamente solo per l'assessment e poi venga abbandonato.

  Passo 6. Sottomettere i Risultati al Cliente

  L'assessment completo sarà consegnato al cliente come deliverable contenente i dettagli dei risultati, incluso le area in cui l'azienda sta facendo bene e le aree in cui deve migliorare nel futuro.

  Passo 7. Sottomettere i Risultati a TenStep Academy

  L'assessment completo sarà trasmesso a "TenStep Academy" utilizzando delle template standard.

  L'esaminatore fornirà le sue raccomandazioni in base ai risultati che l'azienda ha mostrato per ottenere la certificazione.

  Un rappresentante di "TenStep Academy" esaminerà i risultati dell'assessment e deciderà il rilascio della certificazione.

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