Strategia Aziendale e Metodologia TenStep

Come produrre di più con meno risorse

Un importante cliente del settore energetico ci ha richiesto ben 22.000 licenze di utilizzo della metodologia TenStep.

La giustificazione è sintetizzata dal motto coniato da un mio collega:

 "Deliver what you need, not what you order".

La metodologia TenStep, come  altre buone metodologie, è perfetta, ricca di ogni particolare, pragmatica, flessibile, e adatta a qualsiasi progetto. La proponiamo indiscriminatamente a tutti i tipi di clienti, i quali, pur gradendo la ricchezza di contenuti (processi, tecniche, template, esempi, etc.), spesso restano confusi e spaventati dal gap tra il livello del loro ambiente ed il modello che propone la metodologia.  Alcuno clienti  temono di trovarsi di fronte ad un libro dei sogni, impossibile da calare nella loro realtà condizionata da abitudini stratificate e processi universalmente accettati. Ciò non è affatto vero.

Tutte le aziende hanno buoni processi, altrimenti lavorerebbero in perdita, ma hanno anche dei cattivi processi, ed alcuni di questi potrebbero essere ottimizzati con poco, migliorando la produttività ed i risultati complessivi dell'impresa. Il miglioramento di alcuni processi può determinare la sopravvivenza dell'azienda in questi momenti di turbolenza dei mercati.

Intuizione geniale

L'intuizione del collega è stata geniale e semplice allo stesso tempo. Anziché proporre al cliente l'acquisto di un certo numero di licenze di utilizzo della metodologia e dei servizi di formazione, ha giustificato una indagine iniziale per comprendere insieme quali processi potevano trarre immediatamente beneficio dall'adozione della metodologia TenStep.

E' noto che le persone sono le più resistenti al cambiamento, ma se dimostriamo che il cambiamento comporta un beneficio per il business, le persone cambiano opinione e diventano i primi sostenitori del cambiamento, solitamente temuto.

 L'indagine proposta, replicabile in qualsiasi azienda,  è consistita nell'assessment dei processi in collaborazione con i responsabili di ogni area per mettere a fuoco la qualità dei processi.

Gli aspetti indagati in ogni divisione aziendale sono stati:

Le domande sono organizzate in un modello software, utilizzabile in qualsiasi contesto anche italiano in meno di una settimana per un'azienda di media grandezza. Il  modello consente di

• determinare  velocemente il grado di efficienza dei processi in uso,

• evidenziare i punti di forza ed i punti di debolezza di ogni processo,

• far emergere eventuali contraddizioni o sovrapposizioni inutili.

Simile ad un  Capacity Maturity Model (CMM), ma molto più snello, si tratta di rispondere ad un centinaio di domande con una breve dichiarazione per determinare insieme la valutazione  su una scala da  1 a 5 dell'aspetto indagato.

Il consulente TenStep ha solo il compito di aiutare i responsabili a fornire risposte accurate e rispondenti alla realtà. In sostanza, i responsabili  devono  descrivere i propri processi, supportati da una serie di perchè del consulente. Il risultato è che, con i nostri perchè,  emergono con facilità i cambiamenti necessari per migliorare i processi più critici nel breve e nel lungo periodo.

Lo scopo non è proporre  del downsizing selvaggio, ma di individuare  come produrre di più con le stesse risorse. In pratica, la proposta dovrà mirare a razionalizzare quelle risorse che altrimenti diventerebbero  un peso. A volte, per razionalizzare è sufficiente informare, coinvolgere, formare con in mente una strategia complessiva.

Questo approccio elementare consente di impostare le priorità del cambiamento, con la consapevolezza degli investimenti necessari e dei possibili ritorni nel lungo periodo.

Piano di azione

Una volta riconosciute le aree in sofferenza, è più facile orientare gli investimenti per migliorare i processi di produzione, attraverso un piano di azioni che può prevedere anche l'adozione di una  metodologia di project management e non viceversa.

L'obiettivo del piano è conseguire dei  miglioramenti e non semplicemente adottare una metodologia.

Oggi è necessario eliminare gli sprechi e adeguare le tecnologie ove necessario. L'alternativa è andare fuori mercato.

Il project management è solo un ulteriore strumento per fare meglio, ma le inefficienze vanno prima riconosciute dall'interno e poi affrontate con l'aiuto di un consulente  e magari poi adottare una metodologia.

L'adozione di una metodologia  senza calcolare prima i ritorni in efficienza, non ha più senso. In pratica, non è il caso di  ordinare semplicemente delle licenza di utilizzo, senza sapere effettivamente perchè vale la pena farlo. L'acquisto di una metodologia potrebbe risultare un cattivo investimento, se non supportato da un piano strategico a lungo termine.

L'azienda che ha acquistato ventiduemila licenze di utilizzo della metodologia TenStep ha messo in piedi prima un piano strategico che prevede la formazione di ben 22.000 persone, a vari livelli. Il cambiamento radicale di una cultura aziendale non è facile da realizzare senza una visione  a lungo termine dei possibili risultati.

Come per una nave, il capitano d'azienda deve avere le idee chiare prima di investire in cambiamenti culturali,  definire la rotta e virare lentamente verso il porto di destinazione. "Deliver what you need, not what you order" significa non lasciarsi ingannare dalle apparenze e dalle chiacchiere di chi viene a proporvi un prodotto, ma affidarsi ad un esperto per fare solo quello che serve all'azienda e non quello che promette un prodotto commerciale o un fornitore. 

Vito Madaio, PMP