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Tecniche di Comunicazione
Fondamentali per le riunioni
In generale, tutte le riunioni dovrebbero
avere una agenda. La definizione dell'agenda comporta un piccolo
lavoro aggiuntivo, ma può essere molto semplice, come scriverla in una
e-mail ed inviarla ai partecipanti.
Le riunioni periodiche, se si attengono
al solito formato, regolarmente, non necessitano della pubblicazione
di un'agenda. In questi casi, l' agenda è utile soltanto quando il
team si incontra per la prima volta. Una volta che ognuno ha capito lo
scopo e l'agenda standard, le volta successive si fa riferimento al
modello base.
L'agenda dovrebbe essere inviata con
dovuto anticipo.
Le altre considerazioni per le riunioni
sono:
Se partecipano molte persone alla
riunione, ci dovrebbe essere un moderatore, sebbene, per le riunioni
regolarmente pianificate, il ruolo può essere svolto a turno. Di
solito, il moderatore è la persona che indice la riunione a meno che
non vi sono altri accordi. Per le riunioni in corso d'opera, di
solito, il moderatore è il project manager.
Assicurarsi che i partecipanti sappiano
con anticipo ciò che devono portare alla riunione, o la giusta
preparazione che occorre.
Invitare solo le persone che devono
esserci. Altri potrebbero ridurre l'efficacia della riunione.
La riunione deve iniziare in tempo, con
qualche concessione solo per coloro che vengono da altre riunioni.
La persona che ha indetto la riunione
deve illustrare lo scopo e le aspettative della riunione.
Bisogna seguire l'agenda e controllare il
tempo in modo che vengano trattati tutti gli argomenti in agenda.
Qualcuno deve documentare tutte le
azioni (Action Item) emerse durante la riunione. Dovrebbe farlo
il moderatore a meno che non vi sia un accordo diverso. Questa
funzione si chiama di solito “Segretario”.
Il Segretario, verso la fine della
riunione bisogna riassumere tutte le azioni individuate, indicando
chiaramente chi sarà responsabile di ogni azione, cosa ci si aspetta,
e per quando l'azione dovrà essere conclusa.
Il Segretario riassume le decisioni prese
e documentandole in una e-mail (o altro tipo di comunicazione).
Mantenere il Controllo della Riunione
C’è sempre la tentazione di mettersi a
risolvere un problema quando le persone chiavi sono tutte presenti.
Però, il limite in tali circostanze è che di solito soltanto poche
persone sono coinvolte in un problema, mentre tutti gli altri
partecipanti perdono solo tempo. Mentre siete tutti in riunione,
utilizza il tempo per discutere lo stato generale, le issue, il
contenuto ed il rischio. Questi sono tutti dispositivi per il
benessere complessivo del progetto e dovrebbero essere di interesse
generale per tutti i membri del team. Si può anche risolvere qualche
problema se c’è tempo, ma il moderatore dovrebbe essere sicuro che i
problemi affrontati siano di interesse per la maggioranza dei
partecipanti.
Una lamentela comune sulle riunioni dello
stato di avanzamento è che durano troppo. Alcuni progetti tengono
riunioni da due o più ore. Queste riunioni così lunghe, di solito,
sono dovute alla soluzione di troppi problemi non rilevanti per tutti
i partecipanti alla riunione. Il miglior modo per restare concentrati
nelle riunioni troppo lunghe è semplicemente ridurre il tempo della
riunione successiva. Per esempio, se ti riunisci per due ore ogni
settimana e scopri che non riesci a completare il tuo lavoro, prova a
ridurre la durata delle riunioni a 90 o 60 minuti. Mantieni brevi le
riunioni sullo stato di avanzamento lavori con un’agenda precisa per
essere più efficaci. Rinvia a dopo la riunione, qualsiasi lunga
discussione, o pianifica una riunione separata su quel tema con le
sole persone interessate.
Utilizzare Report Standard per lo Stato
Avanzamento Lavori
Evita di creare report personalizzati per
tutti coloro che hanno bisogno di informazioni. Molte persone hanno
bisogno solo di un insieme di informazioni standard che possono essere
comunicate in un comune Stato di Avanzamento del Progetto. Se c'è
bisogno di informazioni oltre a quelle contenute nel report standard,
crea un report aggiuntivo, sempre standard, per fornire tali
informazioni. Per esempio, puoi produrre un Report dettagliato sullo
Stato di Avanzamento su base settimanale e una sintesi su base
mensile. Questo è molto bello! Un report può non essere adatto a tutti
gli stakeholder. Però, anche se tu avessi più report, essi dovrebbero
basarsi su template standard. Dovresti, comunque, minimizzare quanto
più possibile il reporting ad hoc. Il report ad hoc richiede tempo
straordinario e, di solito, fornisce un valore marginale rispetto alle
template di report standard già disponibili.
Includere Informazioni sul Valore nel
Report di Stato di Avanzamento – non le Mondanità
I report sullo Stato di Avanzamento,
spesso, non sono efficaci come dovrebbero. Ciò è vero sia per i
membri del team che sottomettono il loro report al project
manager, sia per i project manager che sottomettono il
report agli stakeholder. Una delle ragioni è che le persone che
preparano il report lo considerano un lavoretto e non il modo ed il
momento per comunicare informazioni di valore. Tipicamente, il
project manager riceve dei report molto brevi e non dicono
niente, oppure riceve report che contengono tutte le attività
mondane che le persone hanno svolto.
La persona che crea il report sullo Stato
Avanzamento deve scrivere in modo che il lettore possa utilizzare le
informazioni per il processo decisionale. Chiedi ai membri del team (e
a te stesso) se le informazioni sul report servono realmente a
comunicare qualcosa di apprezzabile o occupano solo spazio.
Le informazioni dovrebbero essere di
valore.
-
Generalmente, il report sullo Stato di
Avanzamento dovrebbe concentrarsi su:
-
Completamenti rispetto alla
schedulazione,
-
Commenti sul lavoro in ritardo rispetto
alla schedulazione,
-
Problemi incontrati, l'impatto sul
progetto, e cosa si sta facendo per risolverli,
-
Richieste di modifiche al contenuto,
-
Rischi appena identificati,
-
Osservazioni che possono essere utili
al lettore.
Se ti concentri su questi tipi di
informazioni nel report, scoprirai che l'informazione diventa
significativa e può essere utilizzata come input per la gestione del
progetto o per mantenere informati gli stakeholder. La gente smette
di prestare attenzione, se riferisci soltanto di eventi ovvi nel
periodo del reporting.
Salendo nell'Organizzazione, Servono
Sempre Meno Dettagli
Se crei un Piano di Comunicazione
specifico, i bisogni della tua audience di riferimento si possono
analizzare immediatamente. Ma anche senza un formale Piano di
Comunicazione, ricordati sempre del livello della tua audience
nell'organizzazione. Il livello dell’organizzazione aiuta a
determinare il livello di dettaglio necessario nello Stato di
Avanzamento Lavori.
Per esempio, i membri del team hanno
bisogno di informazioni molto dettagliate e molto specifiche per il
lavoro loro assegnato. Come project manager, tu hai bisogno di
informazioni che coprono l'intero progetto ma ad un livello di
dettaglio inferiore. Il tuo capo ha bisogno di informazioni di sintesi
e ad un livello più alto. Il successivo livello manageriale ha bisogno
di informazioni ancora più di sintesi. Anche se il progetto è il più
importante, secondo la tua prospettiva, per l'alta direzione può
essere soltanto uno dei tanti eventi importanti di cui tenere traccia.
In alcune organizzazioni, questo filtro
fa parte del sistema di comunicazione. Per esempio, tu puoi dare uno
Stato di Avanzamento al tuo capo. Il tuo capo riceve il report da te,
come pure da altre persone che gli riportano. Il tuo capo sintetizza e
consolida le informazioni e le passa ad un livello più alto, il suo
capo. Questi, a sua volta, fa la stessa cosa, fino a quando soltanto
l'informazione di alto livello raggiunge l'alta direzione. Infatti, se
il tuo progetto è in linea, può addirittura non essere menzionato a
livello di Executive.
Comunque, in altre organizzazioni, il
project manager di per sé deve comunicare con molteplici livelli.
In quel caso, ricorda che non basta una sola dimensione di
comunicazione. Puoi aver bisogno di modificare il contenuto della
comunicazione per ogni livello di management. Per esempio, puoi
inviare una pagina di report al tuo capo diretto ed al tuo referente
del cliente mostrando lo stato del progetto e la situazione
finanziaria. Questa pagina può essere sintetizzata in mezza pagina
per il livello di management superiore e forse in un paragrafo per il
livello ancora più alto.
Utilizzare Indicatori Colorati:
Verde/Giallo/Rosso per lo Stato del Progetto
Una buona tecnica per fornire la sintesi
globale di un progetto è includere un indicatore verde,
giallo e rosso. Esattamente come ti aspetteresti:
-
Un indicatore verde significa che il
progetto è in linea, ciò non implica che non ci sono problemi del
tutto, ma dà l'idea che tutti i problemi saranno affrontati e che il
progetto è praticamente nei tempi e nel budget.
-
Un indicatore giallo significa che c'è
qualche rischio che il progetto non rispetta il suo budget o la sua
schedulazione. Un indicatore di colore giallo sul progetto è un modo
di gestire le aspettative e far conoscere alle persone che il
progetto è ad un certo livello di rischio.
-
Un indicatore rosso significa che stai
dicendo alle persone che praticamente sei nei guai, e che sarà
necessario rivedere budget, scadenza e/o livello di qualità.
Il valore reale di questo tipo di
indicatore appare quando lo stato del progetto viene sintetizzato per
i livelli di management superori. Se l'alta direzione ha una pagina
di sintesi di tutti i progetti, con questo, può facilmente vedere lo
stato complessivo dell'intero portafoglio progetti. Se essa gestisce
i progetti per eccezioni, può immediatamente mettere a fuoco i
progetti che hanno l'indicatore rosso o giallo.
Comunicare Proattivamente per Gestire le
Aspettative
Gestire la
comunicazione su un progetto significa gestire le aspettative. I
report sullo Stato di Avanzamento, per esempio, sono un modo di
comunicare agli stakeholder come sta procedendo il progetto rispetto
alla schedulazione ed al budget.
Quando
includi informazioni su problemi, modifiche al contenuto, rischi,
etc., fornisci informazioni sulla gestione delle aspettative.
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Approccio
TenStep