Newsletter N. 2009-011 dell' 25 Novembre 2009

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Editoriale:  Due minuti con Tom Mochal 

Tom Mochal - Presidente di TenStep, Inc. - ha annunciato una pubblicazione periodica dal titolo "Two Minutes of Plain Talk", per precisare alcuni aspetti importanti del Project Management.  Ad esempio, tutti parlano di project management, ma sapresti indicare come il project management aiuta la tua impresa a raggiungere gli obiettivi e realizzare la propria strategia? Tutti parlano di PMO, ma quale e quanto valore aggiunge il tuo PMO o genera solo nuovi processi burocratici?

Come TenStep Italia, come al solito,  riprenderemo gli argomenti più significativi, traducendoli fin dove possibile.

Intanto invitiamo i nostri lettori ad iscriversi direttamente alla pubblicazione originale (clicca qui),  e al tempo stesso ad iscriversi anche all'area di discussione TenStep Italia News per commentare i vari argomenti insieme a noi.

Ecco un  estratto dalla prima pubblicazione:

Two Minutes of Plain Talk - Project Management - Tom Mochal

"Naturalmente  avrai già sentito parlare di Project Management. Ma hai interiorizzato dove il project management si colloca nella miriade di supporti necessari per far funzionare la tua impresa? 

  • Le imprese cercano sempre di fare meglio, formulano propositi e strategie per  raggiungere lo stato futuro.

  • I progetti sono la via per conseguire propositi e strategie. Supporto ed operation sono importanti, ma non bastano per raggiungere il tuo stato futuro. I progetti invece sono la strada per arrivarci.

  • Il Project Management è un abilitante. E' un processo di business che  aiuta le imprese ad eseguire progetti con successo. Che valore ha per te  finire i progetti importanti secondo le attese?

Molti manager pensano che il project management sia un "overhead". Se lo fosse, infatti, l'overhead dovrebbe essere eliminato senza altri indugi. Però, ciò non ha senso.  Qualsiasi imprenditore sa che può ottenere di più con il Project Management (nessuno vuole fare peggio). Perchè le imprese cercano di ottenere di più dal Project Management, se  introduce solo ulteriori costi, ritardi e burocrazia?

La ragione è molto semplice - il project management ha un valore, anche se molte aziende lo implementano in un modo che non aggiunge nessun valore.

TenStep aiuta le aziende ad implementare propositi e strategie attraverso la corretta esecuzione dei progetti, con

  • l'implementazione di solide prassi di project management di successo,

  • impostazione e la conduzione di un Project Management Office (PMO),

  • la definizione dei processi di Portfolio Management,

  • e molto altro.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC

President, TenStep, Inc."

Buon lavoro.

Vito Madaio, PMP

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"Le metodologie hanno tutte lo stesso scopo: alzare il livello culturale di una organizzazione.

Sembrano tutte uguali, ed invece bisogna conoscerne tante per apprezzarne le differenze."

Qualche Regola: Approccio  Post-it  per Creare la WBS  

Non puoi immaginare quante persone utilizzano i post-it colorati ed una parete bianca per creare la prima bozza della Work Breakdown Structure. Questa tecnica è molto semplice e funzionale.

Per prima cosa, convochi le persone giuste in una stanza. Saranno membri del team di progetto e utenti che hanno esperienza nel creare la WBS.  Di solito, si parte scrivendo il nome delle deliverable principali su un post-it giallo - una deliverable per post-it. 

Poi, ti assicuri  che i partecipanti condividano di iniziare da una determinata deliverable. Se delle deliverable sono molto grandi, si possono utilizzare più foglietti per  descriverle ad un livello più basso o a livello di porzioni di lavoro da produrre. Questi foglietti post-it vengono inseriti sotto la deliverable di livello più alto. La deliverable deve essere identificata ad un livello abbastanza basso da poter capire cosa deve produrre. 

Successivamente, per ogni deliverable, si descrivono le attività da svolgere per realizzarle. Ogni attività va su un foglietto post-it separato. Di nuovo, questi vengono incollati sotto la specifica deliverable alla quale si riferiscono.  Se ha senso per l'ordine in cui le attività devono essere svolte, si possono mettere i foglietti in sequenza, ma, a questo livello la sequenza non è importante, invece, è importante identificare tutto il lavoro.

Si analizzano le attività necessarie per ogni deliverable e si  stima il lavoro necessario per ogni attività. Se l'impegno per un'attività è maggiore della soglia minima di stima bisogna identificare le attività di dettaglio che formano il  livello più alto.  Ognuna di queste attività viene rappresentata da un nuovo post-it, sotto l'attività di livello più alto (che, per effetto della suddivisione, diventa un'attività di sintesi). 

Si continua con questo processo finché non è stato definito tutto il lavoro per realizzare tutte le deliverable, al meglio delle conoscenze alla data. I livelli di attività non saranno uguali per tutte le deliverable. Alcune deliverable possono soddisfare i criteri con uno o due livelli, altre possono richiederne tre o quattro, o più.

Il vantaggio di questo approccio è che il  team di lavoro può visivamente vedere la rappresentazione del lavoro, ed ognuno può  garantire che è stato identificato tutto il lavoro per completare il progetto.  I foglietti post-it colorati  danno la possibilità di cambiare facilmente posizione alle attività. Se aggiungi un'attività e poi decidi di rimuoverla, basta semplicemente staccare il foglietto dalla parete. Allo stesso modo, se una deliverable o gruppo di attività si trova al posto sbagliato, semplicemente si sposta il gruppo di  foglietti al posto giusto. Quando tutto è pronto, puoi immettere le attività di sintesi e di dettaglio nello strumento software per la gestione della schedulazione delle attività.

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Qualche Esperienza: Project Management e Barbari

D'estate, in molti  posti di mare (ad esempio a Santa Severa), i bambini organizzano il proprio mercatino di oggetti usati con  giocattoli dismessi, abiti usati, qualche dolcetto fatto con la nonna, frittelle e  biscotti vari. E' un gioco simpatico, dove tra la curiosità di genitori e nonni, i bimbi si divertono, socializzano, imparano ad affrontare il pubblico e alla fine concludono pure qualche piccolo affare. Con la stessa ingenuità, ultimamente, alcuni professionisti entrano nel settore della formazione  sul Project Management, considerandolo l'Eldorado, e sperando inizialmente nella benevolenza di clienti e amici, come i bimbi al mercatino dell'usato contano sull'aiuto di genitori e nonni. Purtroppo, non sempre i risultati sono brillanti, al contrario dell'esperienza dei bimbi, i quali, anche se non vendono niente, si divertono come matti.

La spinta verso questa scelta azzardata è determinata da due errori di valutazione di base:

  • La convinzione che ci sia molta richiesta di formazione e consulenza nel settore del Project Management.

  • La convinzione di essere in grado di fornire valore ad un'impresa soltanto con la propria esperienza.

Qualcuno poi vanta "nobili natali", certificazioni all'estero (come Totò  vantava di aver fatto il militare a Cuneo).

Fosse vera la prima convinzione, saremmo nell'Eldorado. Non è così! Molte aziende, in periodi di crisi, tagliano proprio formazione e consulenza, anche se non è la scelta migliore.

La parola d'ordine è "risparmiare", rinviando il problema, anche se potrebbe esplodere con la ripresa, quando le imprese che risparmiano sulla formazione oggi, non saranno in grado di competere domani.

Fosse vera la seconda convinzione, non servirebbero le scuole di Management. Purtroppo, troppi bravi professionisti nel loro ambito,  vengono invogliati a lasciare la loro naturale occupazione, cacciandosi nella triste situazione di dover inventare qualcosa per tirare avanti. Ecco perchè spuntano ogni giorno nuovi esperti che appena messi alla prova mostrano tutta la loro debolezza. Le esperienze personali sono utili, necessarie, ma non sufficienti per mettersi sul mercato e offrire consulenza e formazione. Senza un bagaglio di conoscenze teoriche in grado di far fronte a qualsiasi situazione, il fallimento dell'iniziativa è quasi sicuro. Loro malgrado, questi signori causano  tremendi danni:

  • a se stessi. Promettere soluzioni miracolose attraverso il Project Management, in particolare alla  Pubblica Amministrazione,  significa non conoscere il valore del Project Management, e al tempo stesso di sottovalutare i problemi dei clienti, considerando tutti allo steso modo, come fanno i venditori di tappeti.

  • al mercato. Con il continuo abbattimento  delle tariffe, pur di lavorare, disorientano i clienti i quali aspettandosi più professionalità sarebbero disposti a pagare tariffe adeguate. Ma, spesso, ingannati dalle belle parole, accettano servizi di formazione e consulenza a buon mercato, quasi sempre con risultati disastrosi. Quando un sedicente esperto di project management non risulta  all'altezza, genera  sfiducia in tutti gli operatori del settore.

  • al Project Management. Il project management è un'arte ed una scienza, ma anche un mestiere serio. Bisogna conoscere i fondamentali teorici per parlarne in modo appropriato ed avere anche vissuto qualche esperienza positiva. Chi parla soltanto a nome proprio ha il dovere di dirlo con chiarezza, piuttosto che generalizzare sui metodi degli altri, sostenendo che un metodo vale l'altro. No, mi dispiace per gli altri, ma ci sono metodologie più valide di altre.  L'appartenenza ad un gruppo di esperti è una garanzia per chi non intende affidarsi ad un genio di passaggio. Le aziende non  possono dipendere da singoli professionisti anche se geniali. Un genio, senza un metodo condiviso,  rappresenta un episodio isolato, difficile da replicare.  In questi casi, la mancanza di processi definiti, genera sconforto in chi deve sostituire l'esperto, precipitando nel caos in breve tempo.

Con tutta la comprensione di questo mondo, le competenze di project management non si possono improvvisare. Tutti nel passato abbiamo gestito progetti senza regole precise, ma, oggi, il gioco è finito, la maggioranza dei clienti lo ha capito e si aspetta più professionalità, almeno a livello teorico. I professionisti che hanno qualcosa da dire dovrebbero avere l'umiltà di allinearsi ad uno schema di riferimento come quello del PMI (Project Management Institute) e promuovere  inizialmente piccoli  cambiamenti, compreso la replica di corsi di formazione di aziende specializzate. Altrimenti, accade come al mercatino dei bambini, dove tutti cercano di piazzare la propria bambolina mutilata ed alla fine pur di liberarsene, la regalano.

Oggi, proporre l'ennesimo corso di project management  significa  reinventare la ruota. Se poi qualcuno la ruota la trascina anziché farla ruotare, ecco che siamo di fronte all'imbarbarimento, con evidente danno di tutti.

Suggerimento. Prima di andare a raccontare "la scoperta della ruota", informati almeno su quello che propone la letteratura più accreditata. Ad esempio, la Metodologia TenStep è liberamente accessibile e potrebbe aiutarti a superare le iniziali difficoltà di penetrazione. Potresti acquistare una licenza per consulente per accedere ad un patrimonio di template per presentarti al cliente  in modo più professionale, allineato ad uno schema utilizzato ormai da oltre 30.000 utenti nel mondo.

Più di 500 professionisti italiani hanno scaricato gratuitamente il Mini Book TenStep in lingua inglese.

Adesso,  è disponibile la versione in lingua italiana del Mini Book TenStep.  Per i più esigenti è disponibile la versione integrale della Metodologia  TenStep in formato eBook, in due lingue: italiano ed inglese. Se non vuoi  contribuire all'imbarbarimento in atto, per favore, cerca di conoscere i principi base del project management, risparmiandoti  tante delusioni. C'è tanto bisogno di etica è il titolo di una discussione su TenStep Italia News. Prova a dire la tua.

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Aggiornato a Wednesday, 04 August 2010 08.07