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Newsletter N.
2009-011
dell' 25 Novembre 2009
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Tom Mochal - Presidente di TenStep, Inc. - ha
annunciato
una
pubblicazione periodica
dal titolo "Two Minutes
of Plain Talk", per
precisare alcuni aspetti importanti del Project Management. Ad
esempio, tutti parlano di project management, ma sapresti indicare
come il project management aiuta la tua impresa a raggiungere gli
obiettivi e realizzare la propria strategia? Tutti parlano di PMO, ma
quale e quanto valore aggiunge il tuo PMO o genera solo nuovi processi
burocratici?
Come TenStep Italia, come al solito, riprenderemo
gli argomenti più significativi, traducendoli fin dove possibile.
Intanto
invitiamo i nostri lettori ad iscriversi direttamente
alla pubblicazione originale (clicca qui), e
al tempo stesso ad iscriversi anche all'area di discussione
TenStep Italia News
per commentare i vari argomenti insieme a noi.
Ecco un estratto dalla prima pubblicazione:
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Two Minutes
of Plain Talk - Project Management - Tom Mochal
"Naturalmente avrai già sentito
parlare di Project Management. Ma hai interiorizzato dove il project
management si colloca
nella miriade di supporti necessari per far funzionare la tua
impresa?
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Le imprese cercano sempre di fare
meglio, formulano propositi e strategie per raggiungere lo stato
futuro.
-
I progetti sono la via per conseguire
propositi e strategie. Supporto ed operation sono importanti, ma
non bastano per raggiungere il tuo stato futuro. I progetti invece
sono la strada per arrivarci.
-
Il Project Management è un abilitante.
E' un processo di business che aiuta le imprese ad eseguire progetti con successo.
Che valore ha per te finire i
progetti importanti secondo le attese?
Molti manager pensano che il project
management sia un "overhead". Se lo fosse, infatti, l'overhead
dovrebbe essere eliminato senza altri indugi. Però, ciò non ha senso.
Qualsiasi imprenditore sa che
può ottenere di più con il Project Management (nessuno vuole fare
peggio). Perchè le imprese cercano di
ottenere di più dal Project Management, se introduce solo
ulteriori costi, ritardi e burocrazia?
La ragione è molto semplice -
il
project management ha un valore, anche se molte aziende
lo implementano in un modo che non aggiunge nessun valore.
TenStep aiuta le aziende ad implementare propositi e strategie
attraverso la corretta esecuzione dei progetti, con
-
l'implementazione di solide prassi di project management di successo,
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impostazione e la conduzione di un Project Management Office (PMO),
-
la definizione dei processi di
Portfolio Management,
-
e molto altro.
Tom Mochal,
PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
President,
TenStep, Inc. "
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Buon lavoro.
Vito Madaio, PMP |
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"Le
metodologie hanno tutte lo stesso scopo: alzare il livello culturale
di una organizzazione.
Sembrano tutte uguali, ed
invece bisogna conoscerne tante per apprezzarne le differenze."
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Approccio Post-it per
Creare la WBS
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Non puoi
immaginare quante persone utilizzano i post-it colorati ed una
parete bianca per creare la prima bozza della Work Breakdown
Structure. Questa tecnica è molto semplice e funzionale.
Per prima
cosa, convochi le persone giuste in una stanza. Saranno membri del
team di progetto e utenti che hanno esperienza nel creare la WBS.
Di solito, si parte scrivendo il nome delle deliverable principali
su un post-it giallo - una deliverable per post-it.
Poi, ti
assicuri che i partecipanti condividano di iniziare da una
determinata deliverable. Se delle deliverable sono molto grandi,
si possono utilizzare più foglietti per descriverle ad un livello
più basso o a livello di porzioni di lavoro da produrre. Questi
foglietti post-it vengono inseriti sotto la deliverable di livello
più alto. La deliverable deve essere identificata ad un livello
abbastanza basso da poter capire cosa deve produrre.
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Successivamente, per ogni deliverable, si
descrivono le attività da svolgere per realizzarle. Ogni attività va
su un foglietto post-it separato. Di nuovo, questi vengono incollati
sotto la specifica deliverable alla quale si riferiscono. Se ha senso
per l'ordine in cui le attività devono essere svolte, si possono
mettere i foglietti in sequenza, ma, a questo livello la sequenza non
è importante, invece, è importante identificare tutto il lavoro.
Si analizzano le attività necessarie per
ogni deliverable e si stima il lavoro necessario per ogni attività.
Se l'impegno per un'attività è maggiore della soglia minima di stima
bisogna identificare le attività di dettaglio che formano il livello
più alto. Ognuna di queste attività viene rappresentata da un nuovo
post-it, sotto l'attività di livello più alto (che, per effetto della
suddivisione, diventa un'attività di sintesi).
Si continua con questo processo finché
non è stato definito tutto il lavoro per realizzare tutte le
deliverable, al meglio delle conoscenze alla data. I livelli di
attività non saranno uguali per tutte le deliverable. Alcune
deliverable possono soddisfare i criteri con uno o due livelli, altre
possono richiederne tre o quattro, o più.
Il vantaggio di questo approccio è che
il team di lavoro può visivamente vedere la rappresentazione del
lavoro, ed ognuno può garantire che è stato identificato tutto il
lavoro per completare il progetto. I foglietti post-it colorati
danno la possibilità di cambiare facilmente posizione alle attività.
Se aggiungi un'attività e poi decidi di rimuoverla, basta
semplicemente staccare il foglietto dalla parete. Allo stesso modo, se
una deliverable o gruppo di attività si trova al posto sbagliato,
semplicemente si sposta il gruppo di foglietti al posto giusto.
Quando tutto è pronto, puoi immettere le attività di sintesi e di
dettaglio nello strumento software per la gestione della schedulazione
delle attività. |
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D'estate, in molti posti di mare (ad esempio
a Santa Severa), i bambini
organizzano il proprio mercatino di oggetti usati con giocattoli dismessi,
abiti usati, qualche dolcetto fatto con la nonna,
frittelle e biscotti vari. E' un gioco simpatico, dove tra
la curiosità di genitori e nonni, i bimbi si divertono,
socializzano, imparano ad affrontare il pubblico e alla fine
concludono pure qualche piccolo affare. Con la stessa
ingenuità, ultimamente, alcuni professionisti entrano nel settore
della formazione sul Project Management, considerandolo
l'Eldorado, e
sperando inizialmente nella benevolenza di clienti e amici, come i
bimbi al mercatino dell'usato contano sull'aiuto di genitori e
nonni. Purtroppo, non
sempre i risultati sono brillanti, al contrario dell'esperienza
dei bimbi, i quali, anche se non vendono niente, si divertono come
matti.
La spinta verso questa scelta azzardata è
determinata da due errori di valutazione di base:
-
La convinzione che ci sia
molta richiesta di formazione e consulenza nel settore del
Project Management.
-
La convinzione di essere in grado di
fornire valore ad un'impresa soltanto con la propria
esperienza.
Qualcuno poi vanta "nobili natali", certificazioni
all'estero (come Totò vantava di aver fatto il militare a
Cuneo).
Fosse vera la prima convinzione, saremmo nell'Eldorado.
Non è così! Molte aziende, in periodi di crisi, tagliano proprio
formazione e consulenza, anche se non è la scelta migliore.
La
parola d'ordine è "risparmiare", rinviando il
problema, anche se potrebbe esplodere con la ripresa, quando le
imprese che risparmiano sulla formazione oggi, non
saranno in grado di competere domani.
Fosse vera la seconda convinzione, non
servirebbero le scuole di Management. Purtroppo, troppi bravi professionisti
nel loro ambito,
vengono invogliati a lasciare la loro naturale occupazione,
cacciandosi nella triste situazione di dover inventare
qualcosa per tirare avanti. Ecco perchè spuntano ogni giorno nuovi
esperti che appena messi alla prova mostrano tutta la loro
debolezza. Le esperienze personali
sono utili, necessarie, ma non sufficienti per mettersi sul
mercato e offrire consulenza e formazione. Senza un bagaglio
di conoscenze teoriche in grado di far fronte a qualsiasi
situazione, il fallimento dell'iniziativa è quasi sicuro.
Loro
malgrado,
questi signori causano
tremendi danni:
-
a se stessi.
Promettere soluzioni miracolose
attraverso il Project Management, in particolare alla
Pubblica Amministrazione, significa non conoscere il valore del Project Management, e al tempo stesso
di sottovalutare i problemi dei clienti, considerando tutti allo
steso modo, come fanno i venditori di tappeti.
-
al mercato.
Con il continuo
abbattimento delle tariffe, pur di lavorare, disorientano i
clienti i quali aspettandosi più professionalità sarebbero
disposti a pagare tariffe adeguate. Ma, spesso, ingannati dalle
belle parole, accettano servizi di formazione e consulenza a buon mercato,
quasi sempre con risultati disastrosi. Quando un sedicente esperto
di project management non risulta all'altezza, genera
sfiducia in tutti gli operatori del settore.
-
al Project
Management.
Il project management è un'arte ed
una scienza, ma anche un mestiere serio. Bisogna conoscere i
fondamentali teorici per parlarne in modo appropriato ed avere anche
vissuto qualche esperienza positiva. Chi parla soltanto a nome proprio ha
il dovere di dirlo con chiarezza, piuttosto che generalizzare sui
metodi degli altri, sostenendo che un metodo vale l'altro. No,
mi dispiace per gli altri, ma ci sono metodologie più valide di
altre. L'appartenenza ad un gruppo di esperti è una
garanzia per chi non intende affidarsi ad un genio di
passaggio. Le aziende non possono dipendere da singoli professionisti anche se
geniali. Un genio, senza un metodo condiviso, rappresenta un
episodio isolato, difficile da replicare. In questi casi, la
mancanza di processi definiti, genera sconforto in chi deve
sostituire l'esperto, precipitando nel caos in breve tempo.
Con tutta la comprensione di questo mondo, le
competenze di project management non si possono improvvisare.
Tutti nel passato abbiamo gestito progetti senza regole precise,
ma, oggi, il
gioco è finito, la maggioranza dei clienti lo ha
capito e si aspetta più professionalità, almeno a livello teorico. I professionisti che hanno qualcosa da dire dovrebbero
avere l'umiltà di allinearsi ad uno schema di riferimento come
quello del PMI (Project Management Institute) e
promuovere inizialmente piccoli
cambiamenti, compreso la replica di corsi di formazione di aziende
specializzate. Altrimenti, accade come al mercatino dei bambini,
dove tutti cercano di piazzare la propria bambolina mutilata ed
alla fine pur di liberarsene, la regalano.
Oggi, proporre l'ennesimo corso di project
management significa reinventare la ruota. Se poi
qualcuno la ruota la trascina anziché farla ruotare, ecco che
siamo di fronte all'imbarbarimento, con evidente danno di tutti.
Suggerimento. Prima di andare a raccontare
"la scoperta della ruota", informati almeno su quello
che propone la letteratura più accreditata. Ad esempio, la
Metodologia TenStep è liberamente
accessibile e potrebbe aiutarti a superare le iniziali difficoltà
di penetrazione. Potresti
acquistare una licenza per consulente per accedere ad un
patrimonio di template per presentarti al
cliente in modo più professionale, allineato ad uno schema
utilizzato ormai da oltre 30.000 utenti nel mondo.
Più di 500 professionisti italiani hanno scaricato
gratuitamente il Mini Book TenStep in lingua
inglese.
Adesso, è disponibile la versione in lingua italiana del
Mini Book
TenStep. Per i più esigenti è disponibile la versione
integrale della
Metodologia TenStep in formato eBook, in due lingue:
italiano ed inglese. Se non vuoi contribuire all'imbarbarimento
in atto, per favore, cerca di conoscere i principi base del project management,
risparmiandoti tante delusioni. C'è tanto bisogno
di etica è il titolo di una discussione su
TenStep Italia News. Prova a dire la tua.
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