Newsletter N.
2011-008
del
8
Agosto 2011
Molte aziende scelgono
TenStep per la
sua flessibilità, scalabilità e completezza.
Un'altra Estate sta scorrendo tra un
acquazzone, una manovra finanziaria ed un affondo delle borse. Non c'è da stare tanto allegri,
ma è anche vero che si vive una sola volta, conviene in ogni caso staccare un po'
la spina e fare una pausa, godendosi un meritato riposo. Il
riposo è ancora più meritato per quanti hanno affrontato con successo
l'esame di certificazione PMP®
prima del cambiamento previsto dal 31 Agosto.
Per
me, ricevere tante comunicazioni di successo all'esame PMP®
è stata una grande soddisfazione .
Congratulazioni a tutti per l'impegno e la tenacia!
Anche coloro che hanno rinviato l'esame PMP®
a dopo il 30 Agosto non devono temere niente.
Il materiale di
PMP-Prep Online è stato allineato alle novità
annunciate dal PMI. Ecco uno stralcio
delle novità sul ruolo del project manager.
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BUONE VACANZE
DAVVERO
Cordiali saluti.
Vito Madaio, PMP
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Iniziative:
Proposte per il rientro
Al rientro dalle vacanze non
mancano gli impegni. Eccone alcuni.
-
Metodologia
TenStep v. 10.0. Pubblicheremo la versione 10.0 della
metodologia TenStep in lingua italiana. A titolo promozionale, solo
da
Settembre a Dicembre 2011
ne regaleremo
una copia ai primi 100 Manager di aziende con almeno 50
dipendenti (Come
richiedere la propria copia).
-
PMP-Prep
a Roma.
Corso standard per preparare l'esame di certificazione PMP e
CAPM a Roma nei giorni:
10-11-12 e 27-28 Ottobre 2011 a
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A chi non potrà partecipare
offriamo due alternative:
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- Corso a distanza basato sul materiale di PMP-Prep Online. |
Dalla
Metodologia TenStep v.10.0
A volte ha senso sviluppare un prodotto internamente e
a volte conviene acquistarlo direttamente dall’esterno. Perciò, spesso
sorge il dilemma se realizzare in proprio un prodotto o
acquistarlo. In questi casi occorre più analisi per determinare se
realizzare o acquistare (MAKE or BUY).
Il seguente processo può essere utilizzato per
scegliere un fornitore e per acquistare un prodotto. Il processo non dipende dalle dimensioni del progetto;
gli stessi principi funzionano con tutti i progetti. La diligenza e l’impegno applicati ad ogni attività è
funzione di dimensione e implicazione della scelta.
Se le conseguenze della scelta sono basse, puoi
distribuire equamente l’impegno su tutte le attività. Se l’impatto sul
processo è significativo, avrai più rigore e diligenza nelle attività
di scelta.
Pianificare gli Acquisti
Per i grandi progetti, prima di
avviare il processo di scelta del fornitore bisogna creare un Piano
di Gestione degli Acquisti. A volte, tutti cercano fornitori per
soddisfare certi bisogni. Il processo sebbene semplice, potrebbe
essere molto lungo a seconda del fornitore. Le seguenti tecniche
possono essere utilizzate in molti processi di selezione – scelta di
pacchetti, hardware, servizi, etc.
Il
processo, qui descritto solo a livello alto, richiede molta cura dei
dettagli per garantire che venga eseguito con la necessaria
diligenza ai fini del progetto.
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Ruolo |
Processo di Scelta del Fornitore |
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1 |
Project Manager |
Raccogliere e Ordinare i Requisiti di
Business
E’ difficile scegliere un fornitore se
non sei sicuro di cosa hai bisogno, così la prima cosa da fare è
raccogliere i requisiti di business. E’ simile alla raccolta
dei requisiti di qualsiasi progetto e bisogna porsi domande del tipo:
-
Per che cosa utilizzeremo il fornitore
?
-
Quale problema ci risolverà il
fornitore?
-
Quale capacità
deve possedere il fornitore?
Spesso, non si è in grado di
determinare tutti i requisiti chiedendoli solo al cliente. Il
cliente potrebbe non conoscere abbastanza per fornire requisiti
completi e corretti al 100%. Su un progetto normale si
integrano i requisiti mancanti con il processo di change management.
Invece, con la scelta di
un fornitore bisogna raccogliere quanti più dettagli corretti
la prima volta. Potrebbe essere troppo tardi scoprire
che mancano requisiti dopo che è stato scelto un fornitore (e/o
sottoscritto un contratto).
Ogni requisito deve essere pesato su una
scala numerica o classificandolo alto/medio/basso per determinare
l’importanza relativa di alcuni requisiti rispetto agli altri (possono essere
utilizzate anche altre scale). Lo sponsor ed i principali
stakeholder devono rivedere e approvare la lista complessiva di
requisiti ed i pesi applicati. Oltre ai requisiti di business,
potresti essere interessato a valutare altre caratteristiche del
fornitore.
-
Costo complessivo o ciclo di vita dei
costi
-
Competenza tecnica
-
Approccio alla gestione ed al project
management
-
Approccio tecnico
-
Capacità finanziaria
-
Capacità produttiva e interesse a
produrre
-
Tipo e dimensione del business
-
Referenze
-
Diritti d’autore
-
Diritti di proprietà
-
Altro
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Il passo continua con gli altri processi di
approvvigionamento: Condurre gli Acquisti Amministrare gli Acquisti,
Chiudere gli Acquisti.
Qualche Esperienze:
Ruolo del Project Manager
Come ogni altra
professione anche quella del Project Manager segue l'evoluzione
del mercato. Il PMI ha condotto un'analisi a livello mondiale per
determinare l'enfasi da dare al ruolo del Project Manager, sintetizzando i
risultati che giustificano i cambiamenti all'esame di certificazione PMP®
effettivi dal 31 Agosto.
In realtà, la
responsabilità del project manager cambia in funzione della sua
struttura organizzativa. Il punto è: quanto potere
decisionale ha e su cosa può decidere?
Ecco
alcuni flash estratti da
Crosswalk Between Current and New PMP Task
Classifications
del PMI.
Dominio 1 - Avvio
-
Realizzare
l’assessment di progetto sulla base delle informazioni
disponibili, previo riunioni con sponsor, cliente ed altri esperti
della materia per valutare la fattibilità di nuovi prodotti o
servizi entro le assunzioni e/o i vincoli imposti.
La scelta del
progetto è fuori dal ruolo del PMP.
-
Definire l’ambito ad alto livello in base al business ed alla
conformità ai requisiti per soddisfare le aspettative del cliente.
-
Effettuare l’analisi degli stakeholder chiave utilizzando
brainstorming, interviste ed altre tecniche di raccolta dati per
garantire l’allineamento con le aspettative ed ottenere il
supporto del progetto.
-
Identificare e documentare ad alto livello rischi assunzioni e
vincoli in base all’ambiente attuale, dati storici e/o parere
dell’esperto per comprendere i limiti del progetto e proporre un
approccio all’implementazione.
-
Sviluppare il project charter raccogliendo ed analizzando
ulteriori requisiti dagli stakeholder per documentare ambito,
milestone e deliverable.
-
Ottenere l’approvazione del project charter da parte dello sponsor
e del cliente (se necessaria) per formalizzare l’autorità
assegnata al project manager e maturare il commitment e
l’accettazione del progetto.
Dominio 2 - Pianificazione
-
Fare l’assessment dei requisiti di dettaglio del progetto, dei
vincoli e delle assunzioni con gli stakeholder in base al project
charter, agli insegnamenti di progetti precedenti e all’impiego di
tecniche di raccolta dei requisiti (es. sessioni di
pianificazione, brainstorming, focus group) per stabilire le
deliverable di progetto.
-
Sviluppare il piano di gestione delle risorse umane definendo
ruoli e responsabilità dei membri del team di progetto per creare
una efficiente struttura organizzativa del progetto e fornire
guida su come utilizzare e gestire le risorse.
-
Sviluppare
il piano di comunicazione basato sulla struttura organizzativa del
progetto e sui requisiti degli stakeholder esterni per gestire il
flusso di informazioni del progetto.
-
Creare la
work breakdown structure (WBS) con il team smontando l’ambito per
poter gestire lambito del progetto.
-
Sviluppare
un piano di budget basato sull’ambito del progetto impiegando
tecniche di stima per gestire il costo del progetto.
-
Sviluppare
la schedulazione di progetto in base a tempi, ambito e scadenze
del progetto per gestire i tempi di ultimazione del progetto.
-
Sviluppare
il piano degli acquisti in base ad ambito e schedulazione del
progetto per garantire la disponibilità delle necessarie risorse
di progetto.
-
Sviluppare
il piano di qualità in base ad ambito e requisiti del progetto
per prevenire la presenza di difetti e ridurre il costo della
qualità.
-
Sviluppare
il piano di gestione delle modifiche definendo come saranno
trattate le modifiche per tracciarle e gestirle.
-
Sviluppare
il piano di gestione del rischio, identificando, analizzando e
mettendo in priorità i rischi del progetto e definendo le
strategie di risposta al rischio per gestire l’incertezza durante
il ciclo di vita del progetto.
-
Presentare
il piano di progetto agli stakeholder chiave (se necessario) per
ottenere l’approvazione di eseguire il progetto.
-
Tenere la
riunione di kick-off con tutti gli stakeholder chiave per
annunciare l’avvio del progetto, comunicare le milestone e
condividere altre informazioni rilevanti.
Dominio
3 -
Esecuzione
-
Eseguire le attività come definito nel piano di progetto per
realizzare le deliverable entro il budget e la schedulazione.
-
Ottenere e gestire le risorse del progetto compreso le deliverable
in outsourcing seguendo il piano degli acquisti per garantire la
buona riuscita del progetto.
-
Implementare
il piano di gestione della qualità utilizzando tool e tecniche
appropriati per garantire che il lavoro venga realizzato nel
rispetto degli standard di qualità richiesti.
-
Implementare
le modifiche approvate secondo il piano di gestione delle
modifiche per soddisfare i requisiti di progetto.
-
Implementare
le azioni approvate (workaround) seguendo il piano di
gestione del rischio per minimizzare l’impatto dei rischi sul
progetto.
-
Massimizzare
la prestazione del team attraverso la guida, l’assistenza, la
formazione e la motivazione dei membri del team.
Dominio 4 - Monitoraggio e Controllo
-
Misurare la
prestazione del progetto utilizzando appropriati tool e tecniche,
al fine di identificare e quantificare qualsiasi varianza,
eseguire tutte le azioni correttive necessarie e comunicarlo agli
stakeholder importanti.
-
Gestire le
modifiche all’ambito, alla schedulazione ed ai costi del progetto,
aggiornando il piano di progetto e comunicando al team le
modifiche approvate, al fine di garantire che i propositi (goal)
di progetto rivisti vengano raggiunti.
-
Garantire
che le deliverable di progetto siano conformi agli standard di
qualità stabiliti nel piano di gestione della qualità utilizzando
appropriati tool e tecniche (es. testing, ispezioni, control
chart), al fine di soddisfare i requisiti del cliente.
-
Aggiornare
il registro dei rischi ed il piano di risposta al rischio
identificando nuovi rischi, esaminando i vecchi rischi e
determinando e implementando appropriate strategie di risposta al
rischio, al fine di gestire l’impatto dei rischi sul progetto.
-
Analizzare
le azioni correttive sui problemi (issue) del progetto e
determinare i passi successivi per le issue non risolte
utilizzando appropriati tool e tecniche, al fine di minimizzare
l’impatto su schedulazione, costo e risorse del progetto.
-
Comunicare
lo stato del progetto agli stakeholder per il loro feedback, al
fine di garantire che il progetto sia allineato alle esigenze di
business.
Dominio 5 -
Chiusura
-
Ottenere
l’accettazione finale delle deliverable del progetto lavorando con
Sponsor e/o il Cliente, al fine di confermare che ambito e
deliverable del progetto sono stati raggiunti.
-
Ottenere la
chiusura finanziaria, legale e amministrativa utilizzando le
prassi generalmente accettate, al fine di comunicare la chiusura
formale del progetto e garantire che non ci siano altre
incombenze.
-
Raccogliere
le “lessons learned” tramite revisioni complete del progetto, al
fine di creare e/o aggiornare la base di conoscenza
dell’organizzazione.
-
Distribuire
il report finale del progetto incluso tutte le informazioni di
chiusura del progetto, le varianze del progetto e qualsiasi
issue, al fine di fornire lo stato finale del progetto a tutti
gli stakeholder.
-
Archiviare
documenti e materiali di progetto per trattenere la conoscenza
organizzativa, compatibilmente con i requisiti statutari e
garantire la disponibilità dei dati per il potenziale utilizzo su
progetti futuri e per audit interni ed esterni.
-
Misurare la
soddisfazione del cliente alla fine del progetto raccogliendo il
feedback del cliente, al fine di assisterlo nella valutazione del
progetto e migliorare la relazione con il cliente.
-
Trasferire
la proprietà delle deliverable agli stakeholder assegnati, secondo
il piano di progetto, al fine di facilitare la chiusura del
progetto.
Ulteriori informazioni le trovi
in
Nuovo Esame PMP Classificazione Task e
Nuovo Esame PMP
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