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Project Management Office Framework™ - Servizio Avvio PMO

Tutte le organizzazioni nel mondo implementano formali processi  di  project management e discipline per consegnare i loro lavori in tempo, nel budget e con il livello di qualità concordato. Parte della capacità di eseguire i progetti meglio, più velocemente e a minor costo dipende dall'abilità di implementare processi e best practice  comuni nell'intera organizzazione.

Se hai solo pochi progetti contemporaneamente, potresti avvantaggiarti con gli standard organizzativi formando consistentemente i  project manager che seguono gli stessi processi. Però, più grande è l'organizzazione, più progetti si eseguono contemporaneamente, più difficile diventa potenziare tale organizzazione in modo consistente.

Senza  consistenza, non si raggiunge il pieno valore dell'implementazione di una metodologia comune di project management.

Il Project Management  aiuta ad implementare progetti con maggiore successo. Per implementare con successo il project management nella tua organizzazione devi disporre di risorse focalizzate sull’iniziativa. Occorrono processi standard, formazione, coaching, supporto, etc. Riconosciuto che si tratta di un impegno a lungo termine, bisogna disporre di risorse a lungo termine. In pratica, così nasce l’idea di istituire un Project Management Office (PMO).

“PMO”  è semplicemente il nome comunemente dato alle risorse destinate all’iniziativa di diffondere il project management. Questo è anche il termine che utilizziamo in PMOStep. Altre definizioni possono essere: Project Office, Enterprise Project Office, Project Management Center of Excellence e Project Management Resource Team. In PMOStep, tutte questi nomi organizzativi fanno riferimento semplicemente a Project Management Office (PMO). Affermando che ci vuole un PMO, non significa mettere su un enorme staff burocratico. Il PMO potrebbe essere anche costituito dal 50% del tempo di una persona, mentre nelle grandi organizzazioni  può  arrivare a d avere anche 20 o più persone. Tutto dipende dalle esigenze specifiche dell’organizzazione.

Anche se il concetto di Project Management Office è in uso da molti anni, per molte  organizzazioni l’interesse è nato in occasione dei recenti problemi Y2K. Specialmente le grandi compagnie, in quella occasione capirono che occorreva uno sforzo  concertato e coordinato per garantire che i loro sistemi potessero superare l'anno 2000.  Molte compagnie implementarono l'infrastruttura di base del PMO con il solo scopo di coordinare i progetti per l'adeguamento all'Y2K. Passato l'Y2K, molte compagnie hanno smantellato quelle strutture, mentre altre, intuito il valore a lungo termine, hanno continuato  a coordinare centralmente diversi aspetti di project management. Potenzialmente, il PMO può essere responsabile di molti   prodotti e servizi in base alle necessità dell'organizzazione ed alla visione di chi ha promosso il PMO. Alcuni modelli organizzativi saranno descritti più avanti in PMOStep.  

Tuttavia, prima che il PMO possa avere successo, la direzione deve comprendere il ruolo complessivo del PMO e gli scopi generali che si vogliono perseguire.  Un PMO tipico è responsabile di diffondere una metodologia di project management in modo consistente nell'organizzazione, incluso  processi, template, e best practice. Il PMO non è un evento isolato, ma una  iniziativa a lungo termine che richiede diversi anni. Alcune organizzazioni impostano il loro PMO per fare anche molto meno; altre molto di più.

Lo schema PMOStep - Project Management Office Framework™ del Gruppo TenStep descrive tutto ciò che serve per impostare e condurre un PMO e può essere utilizzato da aziende di qualsiasi dimensione. Le organizzazioni più piccole non utilizzano tutti i servizi ed i dispositivi, mentre quelle più grandi saranno in grado di utilizzare molto di più.

Più grande e più sofisticata è l’organizzazione, più materiale dello schema  PMOStep si può sfruttare.

Prima di iniziare a consultare le procedure, le best practice e le template di PMOStep, conviene considerare le seguenti informazioni preliminari. 

Cosa dice Gartner Group delle metodologia TenStep ?

Ecco come  Gartner Gruop descrive il Gruppo TenStep  e le sue metodologie nel report del 9 Aprile 2010: "Cool Vendors in PPM Method, 2010"ID: G00175296. 

<< Many organizations spend too much time focused on developing a customized project and program methodology. We've selected four vendors that can provide solid solutions that are better, faster and less expensive than most organizations can achieve internally.

TenStep, Inc - Kennesaw, Georgia  

Analysis by Donna Fitzgerald

Why Cool: TenStep can best be viewed as two companies in one — methodology and services. For smaller companies with only a few PMs, TenStep has simple methodology and templates on the Web for immediate use at a very low price. For larger organizations, TenStep has a full, mature methodology with dozens of integrated content libraries. Like other vendors in this space, it has enough open and free material to ensure that you are making the right decision before you buy. Unlike other companies, TenStep is divided into scalable processes for small, midsize and large projects. The focus for small projects is highly agile, while large projects have more rigor and structure. TenStep also comes in two views — a highly intuitive "10 step" model and a second view based on the PMBOK guide.

Where TenStep really differentiates is its focus on organizations that are suffering less from a shortage of methodology than from a surfeit of methods. TenStep offers a full range of consulting and training services to help companies implement project management, set up and run a PMO, and more. In speaking with clients that have chosen TenStep, the value case that most impressed us was the story of a large, mission-critical project where TenStep helped train and establish a common language among a very large team in a little less than six weeks. The PM commented that one of the primary reasons he was successful was because the team did not have to waste time trying to "reinvent the wheel." TenStep has more than 55 offices around the world and can provide common methodology and support in more than 25 languages. On a final note, TenStep has a wide distribution of more than 6,000 product licenses all over the world.

Challenges: TenStep might be squeezed from the sides and the top by other training companies and large consulting companies. While anything is possible, we believe the company has a solid enough reputation and a large enough market to negate most normal competitive pressures.

Who Should Care: CIOs, PMO heads, and individual project or program managers, as well as anyone looking to establish a solid PMO that is in harmony with the PMBOK. Also, anyone looking to start up an enterprise PMO (EPMO) in an organization that cannot find agreement from among the many methods being used. >>

Il documento completo appartiene a Gartner Group.

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