Project Management Office
Framework™ -
Servizio
Avvio PMO
Tutte le organizzazioni nel mondo implementano
formali processi di project management e discipline per consegnare i loro
lavori in tempo, nel budget e con il livello di qualità concordato. Parte della
capacità di eseguire i progetti meglio, più velocemente e a minor costo dipende
dall'abilità di implementare processi e best practice comuni nell'intera
organizzazione.
Se hai solo pochi progetti contemporaneamente,
potresti avvantaggiarti con gli standard organizzativi formando consistentemente
i project manager che seguono gli stessi processi. Però, più grande è
l'organizzazione, più progetti si eseguono contemporaneamente, più difficile
diventa potenziare tale organizzazione in modo consistente.
Senza
consistenza, non si raggiunge il pieno valore dell'implementazione di una
metodologia comune di project management.
Il Project Management aiuta ad implementare
progetti con maggiore successo. Per implementare con successo il project
management nella tua organizzazione devi disporre di risorse focalizzate
sull’iniziativa. Occorrono processi standard, formazione, coaching, supporto,
etc. Riconosciuto che si tratta di un impegno a lungo termine, bisogna disporre
di risorse a lungo termine. In pratica, così nasce l’idea di istituire un
Project Management Office (PMO).
“PMO” è semplicemente il nome comunemente dato
alle risorse destinate all’iniziativa di diffondere il project management.
Questo è anche il termine che utilizziamo in PMOStep. Altre definizioni possono
essere: Project Office, Enterprise Project Office, Project
Management Center of Excellence e Project Management Resource Team.
In PMOStep, tutte questi nomi organizzativi fanno riferimento semplicemente a
Project Management Office (PMO). Affermando che ci vuole un PMO, non
significa mettere su un enorme staff burocratico. Il PMO potrebbe essere anche
costituito dal 50% del tempo di una persona, mentre nelle grandi organizzazioni
può arrivare a d avere anche 20 o più persone. Tutto dipende dalle esigenze
specifiche dell’organizzazione.
Anche se il concetto di Project Management Office è
in uso da molti anni, per molte organizzazioni l’interesse è nato in occasione
dei recenti problemi Y2K. Specialmente le grandi compagnie, in quella occasione
capirono che occorreva uno sforzo concertato e coordinato per garantire che i
loro sistemi potessero superare l'anno 2000. Molte compagnie implementarono
l'infrastruttura di base del PMO con il solo scopo di coordinare i progetti per
l'adeguamento all'Y2K. Passato l'Y2K, molte compagnie hanno smantellato quelle
strutture, mentre altre, intuito il valore a lungo termine, hanno continuato a
coordinare centralmente diversi aspetti di project management.
Potenzialmente, il PMO può essere responsabile di
molti prodotti e servizi in base alle necessità dell'organizzazione ed
alla visione di chi ha promosso il PMO. Alcuni modelli organizzativi saranno
descritti più avanti in PMOStep.
Tuttavia, prima che il PMO possa avere successo, la
direzione deve comprendere il ruolo complessivo del PMO e gli scopi generali che
si vogliono perseguire. Un PMO tipico è responsabile di diffondere una
metodologia di project management in modo consistente nell'organizzazione,
incluso processi, template, e best practice. Il PMO non è un evento isolato, ma
una iniziativa a lungo termine che richiede diversi anni. Alcune organizzazioni
impostano il loro PMO per fare anche molto meno; altre molto di più.
Lo schema PMOStep - Project Management Office
Framework™ del Gruppo TenStep descrive tutto ciò che serve per impostare e
condurre un PMO e può essere utilizzato da aziende di qualsiasi dimensione. Le
organizzazioni più piccole non utilizzano tutti i servizi ed i dispositivi,
mentre quelle più grandi saranno in grado di utilizzare molto di più.
Più grande e più sofisticata è l’organizzazione,
più materiale dello schema PMOStep si può sfruttare.
Prima di iniziare a consultare le procedure, le
best practice e le template di PMOStep, conviene considerare le seguenti
informazioni preliminari.
