PMOStep contiene un modello che
aiutano ad impostare un Project Management Office (PMO).
Il modello generale è il
seguente:
210.0 Fondamenta del PMO
Per prima cosa vengono
identificate le fondamenta del PMO. Ciò significa comprendere il
contenuto da affidare al PMO, chi è lo sponsor, chi saranno i clienti ed
altri aspetti fondamentali dell’organizzazione. Queste domande di base
devono essere risposte prima di poter procedere. Per esempio, è
difficile iniziare pianifica il lavoro del PMO se non sai chi saranno i
clienti e gli stakeholder. Non potrai pianificare la diffusione del PMO
se non definisci e comprendi i contenuti organizzativi del PMO. Per
prima cosa bisogna prendere queste decisioni di base. Molte di queste
informazioni devono essere definite all’inizio, mentre altre possono
essere scoperte nelle fasi di Avvio e di Pianificazione.
Bisogna anche riconoscere che il
lavoro del PMO comporterà un cambiamento nel modo di lavorare delle
persone. Ciò richiederà di strutturare il lavoro come un’iniziativa di
cambiamento culturale. E’ necessario un approccio olistico tenendo conto
di molti aspetti comportamentali delle persone.
220.0 Avvio del PMO
In questa fase, si stabilisce
il contesto organizzativo nel quale calare le principali responsabilità
del PMO, comprendendo la natura attuale del mondo dei progetti. Questa
è una scoperta immensa sulla visione dell’organizzazione e la sua
relazione con i progetti. Poi l’organizzazione definisce lo stato futuro
desiderato, comparandolo con lo stato attuale per determinare il gap da
colmare.
230.0 Pianificazione del PMO
Ci sono centinaia di modi di
sviluppare un PMO. La natura specifica del tuo PMO scaturisce
identificando i prodotti ed i servizi necessari per passare dallo stato
attuale all’organizzazione futura desiderata.
L’informazione più importante
dal passo di Avvio è la Gap Analysis. Non è un solo gap, ma una serie di
gap per ogni elemento considerato nella discussione sullo stato attuale
e quello futuro prospettato.
Il PMO deve determinare quali
prodotti e servizi può offrire ai suoi clienti e stakeholder per colmare
i gap. Per esempio, se i tuoi project manager non hanno buone competenze
di project management, il PMO può offrire loro servizi di formazione
per aiutarli a colmare il gap.
Questa sezione descrive come la
Gap Analysis viene convertita in prodotti e servizi PMO. I prodotti ed i
servizi vengono distribuiti all’organizzazione sulla base di un Piano di
Diffusione chiamato PMO Roadmap.
240.0 Esempi di Diffusione del
PMO
Questa sezione descrive come
viene eseguita la Roadmap del PMO (parte del Piano di Diffusione)
attraverso una serie di ondate (o fasi). L’organizzazione può soltanto
assorbire un certo numero di cambiamenti per volta. Ciò richiede la
pianificazione della diffusione a ondate (fasi). Bisogna predisporre un
piano di diffusione a lungo termine sulla base della comprensione delle
priorità, e delle relative esigenze di risorse.
280.0 Prodotti e Servizi del PMO
Tutti i PMO sono diversi ma c’è
un insieme di prodotti e servizi comuni da considerare. Per esempio,
molti PMO sono responsabili della metodologia di project management, da
considerare un prodotto tangibile. Altri PMO sono responsabili di
fornire formazione sul project management, da considerare un servizio.
Questa sezione descrive molti
dei prodotti e servizi comuni offerti dai PMO, come pure molte aree
considerate più avanzate, di cui il PMO potrebbe essere responsabile.
290.0 Miscellanea
Questa sezione contiene
informazioni aggiuntive come problemi comuni ai PMO, best practice,
Ruoli del PMO ed altre informazioni per definire e diffondere il PMO
nel migliore dei modi.
