220.0
AVVIO del PMO
Ci sono centinaia di modi di sviluppare un
PMO. Non saprai qual è la migliore via per sviluppare il tuo PMO finché
non avrai una buona idea sullo stato della tua organizzazione e dove
vorresti portarla. Questo è il processo “stato attuale, stato futuro e
analisi del gap”.
Alcune organizzazioni lo chiamano processo
”as is, to be, gap analysis”.
Le organizzazioni iniziano molte iniziative
di cambiamento cercando di definire la visione del loro stato futuro.
Ma, descrivere lo stato futuro del project management nella tua
organizzazione non è la principale in questa fase. La deliverable
essenziale di questo assessment iniziale è la gap analysis che
dovrebbe mostrare cosa occorre per portare l’organizzazione dallo stato
attuale a quello che stai prospettando per il futuro. Ciò è importante
perché non devi impiegare il tuo tempo ad implementare in aree dove la
tua organizzazione fa già bene. Per esempio, un PMO può determinare che
la formazione deve essere un servizio centrale offerto dal PMO, poiché
il livello di competenze dei project manager non è adeguato a quello
desiderato per il futuro. Però. Un altro PMO, in un altro reparto, può
determinare che il livello di competenze degli attuali project manager è
molto forte, e, infatti, è vicino a dove dovrebbe essere nel futuro. Per
questo secondo PMO la formazione non sarà un servizio centrale. Questo
esempio dimostra perché è importante ritagliare prodotti e servizi del
tuo PMO allo scopo di colmare il gap tra lo stato attuale e lo stato
futuro prospettato.
Allo stesso tempo, non devi implementare
molte modifiche e vedere fallire il tuo sforzo perché non avevi
focalizzato su altre aree altrettanto importanti. Questo assessment
organizzativo iniziale ti dà una visione olistica di ciò che bisogna
fare. Ti da le informazioni necessarie per preparare la strategia
complessiva di diffusione del project management ed il piano di
diffusione stesso.
PMO Workshop
Ci sono molti modi per raccogliere le
informazioni sullo stato attuale, lo stato futuro e l’analisi del gap.
In PMOStep, l’assunto è che si utilizza la tecnica di un workshop con
gli stakeholder interessati. Il workshop dovrebbe comprendere tutti i
membri noti del costituendo PMO, lo Sponsor del PMO, una piccola
rappresentanza dei project manager, ed una piccola rappresentanza dei
manager.
TenStep ha un servizio specifico che guida
i clienti in questo processo: PMONow!, spiegato in dettaglio nel
paragrafo 220.0.1 PMONow! Workshop.
Il miglior modo per avviare una iniziativa
di cambiamento culturale è con questi tre passi:
-
220.1 Assessment dello stato attuale.
Determinare dove si trova oggi l’organizzazione nelle aree che saranno
impattate dal progetto PMO.
-
220.2 Visione dello stato futuro.
Raccogliere i requisiti che descrivono la visione di dove si sta
cercando di andare.
-
220.3 Gap Analysis. Analizzare le
dimensioni e le priorità del gap Tra stato attuale e stato futuro.
Questa, al momento, è l’informazione più importante perché ti dà la
direzione per definire prodotti e servizi del PMO.
