220.0.1
PMONow! Workshop
Ti potranno chiedere quanto tempo occorre
per mettere su un PMO, o quanto costerà. La risposta “dipende”. Dipende
dalle esigenze specifiche della compagnia e dalle specifiche aspettative
dell’organizzazione del PMO. Ci sono molti potenziali prodotti e servizi
di cui un PMO può essere responsabile, in funzione delle esigenze
dell’organizzazione e la visione dello sponsor del PMO.
PMOStep assume che la scoperta della natura
del PMO venga realizzata attraverso un workshop. Sono praticabili anche
altri approcci, ovviamente. Per esempio, possono essere intervistati
individualmente gli stakeholder chiave e può emergere n consenso. Però,
generalmente il modo più veloce per definire la natura del PMO è mettere
insieme tutti gli stakeholder chiave in un workshop chiamato PMONow!
Lo scopo del workshop è creare il Piano di
Diffusione del PMO attraverso il modello PMOStep. La sezione più
interessante, ed il risultato finale del workshop, è la Roadmap del PMO.
La Roadmap guiderà l’avvio e l’esercizio del PMO per i successivi 12-18
mesi e focalizzerà sulla transizione dell’organizzazione dallo stato
attuale allo stato futuro.
Un workshop tipico può essere di due giorni
e consisterà in:
Primo giorno
00.30 ore – Panoramica. Il
moderatore presenta una panoramica del PMO e imposta le aspettative
dall’agenda dei prossimi due giorni.
04.00 ore – Stato attuale. Il
moderatore presenta una panoramica dello stato attuale e degli aspetti
specifici da discutere. Il gruppo deve decidere quali aspetti discutere
e dovrà fornire informazioni rilevanti per il PMO. Di solito, non c’è
abbastanza tempo per esaminare tutti gli aspetti dello stato attuale, ed
in molte organizzazioni non tutti gli aspetti sono rilevanti. Il
moderatore deve assicurarsi di mettere a fuoco gli aspetti più
interessanti per lo stato attuale, lo stato futuro e l’analisi del gap.
02.00 ore – Stato futuro. Una
discussione su dove tu pensi di dover essere nello stato futuro per ogni
area discussa nell’assessment dello stato attuale. Qualche elemento
emerge già nella discussione dello stato attuale. Il moderatore deve
condurre la discussione dello stato futuro per tutti gli aspetti
rilevanti coperti nello stato attuale. Ci sono pochi aspetti, come
“storia” che non avranno uno stato futuro, ma molti aspetti lo avranno.
Come alternativa è possibile che il gruppo
voglia coprire lo stato attuale e lo stato futuro contestualmente per
ogni singolo aspetto. Questa tecnica è valida ed in alcuni casi potrebbe
risultare anche più facile per il gruppo.
02.00 ore – Gap Analysis. Un
confronto del gap tra lo stato attuale e lo stato futuro. In alcune aree
il gap potrebbe essere piccolo o inesistente. In altri casi il gap
potrebbe essere grande. Il gap viene espresso per ogni aspetto in
termini di dimensione (grande, medio , piccolo) e priorità per colmarla
(alta, media, bassa).
Secondo giorno
04.00 ore – Prodotti e Servizi. Una
discussione su quali attività, prodotti e servizi il PMP dovrebbe
considerare per colmare i gap identificati. Il moderatore deve avviare
la discussione con una presentazione di tutti i prodotti e servizi
standard che fanno parte di PMOStep. Non saranno utilizzati tutti per
ogni PMO. Ma, è importante che il gruppo abbia una visone completa dei
tipi di cose che il PMO può fare. Il gruppo può determinare quali
prodotti e servizi saranno offerti dal loro PMO per colmare i gap
identificati precedentemente. Il gruppo può anche aggiungere altro
lavoro specifico per la compagnia, non presente nella lista proposta da
PMOStep.
01.00 ora – Risorse. Stimare le
risorse necessarie per implementare i prodotti ed i servizi identificati
precedentemente. Il moderatore chiede al gruppo di stimare il numero di
ore per ogni prodotti e servizio. Queste stime dovrebbero essere stime
approssimate. In altre parole, è importante sapere se il lavoro è 50,
100, 240, 500, 750, 1000 ore o più. Non serve stabilire che è 242, 310 o
645 ore. Questo livello di precisione non è necessario in questa fase.
Quando il lavoro parte realmente, il project manager può stimare il
lavoro più in dettaglio e con più accuratezza.
02.00 ore – Roadmap. I prodotti ed i
servizi vengono messi in priorità e presentati in diagramma di Gantt per
i prossimi 12-18 mesi. L’impegno FTE (Full Time Equivalent)
verrà calcolato sulla base delle ore di risorse necessarie e della
durata proposta. Il numero di ore e la finestra di esecuzione verranno
utilizzati per determinare l’impegno FTE necessario per il lavoro di
“sviluppo” iniziale. Il gruppo dovrebbe stimare anche il lavoro
necessario per il supporto in esercizio per ogni aspetto considerato.
01.00 ora – Verbalizzazione.
Sintetizzare i risultati della discussione per assicurarsi che
prodotti, servizi, risorse e tempi siano ragionevoli. Il moderatore
deve presentare le stime ei requisiti di FTE per ogni trimestre per
determinare il livello di staffing da proporre per il PMO. Il gruppo
deve poi riflettere per vedere se l’ipotesi sembra ragionevole o meno
sulla base della discussione avuta nel workshop. Il gruppo può proporre
aggiustamenti, compreso l’anticipo o il posticipo dell’avvio dei
lavori, allungando il lavoro o eliminandone una parte.
Le informazioni raccolte durante il
workshop saranno utilizzate per creare la bozza del Piano di Diffusione,
che documenterà la discussione del workshop e definirà la Roadmap del
PMO. Questo documento sarà completato con l’aggiunta delle note prese
durante il workshop. Il Piano di Diffusione viene generalmente creato
tre giorni dopo la fine della sessione di workshop.
L’utente esamina la bozza e fornisce il suo
feedback entro tre giorni. Entro altri tre giorni viene preparata la
versione finale, la quale rappresenterà il completamento della
definizione dell’ingaggio.
A questo punto il Piano di Diffusione viene
proposto al senior management per eventuali altre osservazioni e per
l’approvazione. Con l’approvazione dell’alto management, il Piano di
Diffusione diventa la guida del carico di lavoro del PMO per i prossimi
12-18 mesi.
