280.1
Reporting
dei Progetti Consolidati
Un servizio,
solitamente associato al PMO, è il consolidamento e la sintesi dello
stato di tutti i progetti in esecuzione nell'organizzazione. Questo
servizio potrebbe comprendere i progetti in esecuzione ed i progetti in
attesa di essere avviati, per fornire agli stakeholder di direzione una
panoramica completa dei progetti attivi, dei progetti in
attesa e dei progetti storici. Se hai un PMO di tipo I è
possibile che lo scopo principale del gruppo sia proprio fornire questo
report consolidato, anche se molti PMO hanno anche altre responsabilità.
Formato dello Stato di Avanzamento
Consolidato
|
C'è la tendenza a sofisticare (over-engineer)
lo Stato di Avanzamento consolidato. Puoi disegnare un report che
contiene un sacco di informazioni su ogni progetto, ed il report
potrebbe essere di molte pagine. Però, devi considerare che
probabilmente l'audience principale è il senior management, il
quale non vuole molti dettagli, e non vuole ricevere un report molto
lungo. In sostanza l’alto management vuole vedere una sintesi (snapshot)
di ciò che è in corso, e desidera ricevere indicazioni sui progetti
a rischio o che sono definitivamente in crisi. Perciò, conviene
consolidare un report che dia il massimo delle informazioni nel modo
più semplice possibile. |
 |
Questo
stesso report può, ma non necessariamente, essere spedito come un
documento di testo tradizionale. Il report potrebbe esser spedito con
una e-mail, per esempio, o anche pubblicato su una pagina web nella
Intranet Aziendale. Il report potrebbe contenere le seguenti
informazioni:
-
Nome del progetto.
Se è un report via web, puoi inserire un link che fornisce il
nome ed una piccola descrizione del progetto. Altrimenti, potresti
inserire una descrizione molto breve. Lo scopo della descrizione è
soltanto rammentare al lettore di quale progetto si tratta. Se i lettori
desiderano più informazioni su ciò che effettivamente sta facendo il
progetto, essi possono sentire il project manager o lo sponsor.
-
Organizzazione che
sponsorizza il progetto. Se il PMO copre un
piccolo numero di reparti (o uno solo), allora questo campo non aggiunge
molto. Però, se il PMO è responsabile di molti reparti organizzativi o
dell'intera compagnia, è importante sapere chi sta sponsorizzando ogni
singolo progetto. Se ci sono molti progetti, possono essere ordinati per
reparto che li sponsorizza.
-
Priorità. La priorità dà l'idea
dell'importanza del progetto. Se i progetti sono sul Business Plan del
reparto, il numero può rappresentare la priorità reale del progetto
rispetto ad altri progetti finanziati. Un'alternativa è mettere in
priorità il lavoro come 1/2/3, o forse si potrebbe utilizzare la
dicitura tipo "mission critical", "requisito obbligatorio", "alta
priorità”, etc.
-
Indicatore di stato
Verde/Giallo/Rosso. Questo indicatore
fornisce sinteticamente lo stato del progetto. In funzione di come
diffondi lo Stato di Avanzamento, questo potrebbe realmente essere un
grafico a colori di un certo tipo. Il significato dell'indicatore
colorato è:
-
Verde se tutto va bene
ed è sotto controllo.
-
Rosso se il progetto è
in crisi e non raggiungerà più i suoi obiettivi per costi, schedulazione
e requisiti. Un progetto in questo stato necessita di più budget, più
tempo e/o della riduzione dell’ambito.
-
Giallo se il progetto è
a rischio, ma non è ancora in crisi. Il project manager non può dire che
è al 100% in linea, ma il progetto non è ancora nelle condizioni da
dover essere rivisto per il budget, la schedulazione o l’ambito.
Per
ulteriori informazioni su cosa significano questi indicatori, vedi la
discussione nel Processo di Project Management TenStep al passo
Gestione della Comunicazione.
-
Scadenza iniziale.
Dal Project Charter del progetto.
-
Scadenza attuale.
L’ultima data di scadenza del progetto concordata. Questa può essere
differente da quella iniziale.
-
Budget iniziale.
Dal Project Charter del progetto.
-
Budget attuale.
L’ultimo budget approvato. Questo numero può essere diverso dal budget
iniziale.
-
Commenti se
l'indicatore è giallo o rosso. Se il progetto
è segnalato con il colore Giallo o Rosso, sono necessari commenti
aggiuntivi per spiegare la causa del problema e cosa si sta facendo per
rimuoverla. Il report dovrebbe indicare se è necessario l'intervento
del management o se è già in corso.
Cruscotto di progetto
Potresti
sentir parlare del termine “dashboard
- cruscotto” per indicare lo
stato consolidato del report fornito al management. Il concetto di
cruscotto viene mutuato proprio dal cruscotto dell'automobile, dove
vengono mostrate tutte le informazioni critiche sullo stato della tua
auto: velocità, KM percorsi, temperatura del motore, carburante
rimanente, etc.
Un cruscotto
organizzativo è una cosa simile. Tu parti dallo stato consolidato e
aggiungi metriche organizzative. Invece di riportare tutti i dettagli,
crei un insieme di grafici, tabelle e diagrammi che mostrano lo stato di
salute complessivo dell’intera organizzazione e dei progetti. Un
esempio di questo tipo di informazione potrebbe essere un indicatore
rosso/giallo/verde su tutti i progetti, un grafico che mostra la
stima del budget rispetto alle spese sostenute, un diagramma che mostra
il grado di soddisfazione del cliente, etc. Il cruscotto consente una
visione più immediata dello stato del progetto e delle metriche
organizzative. Molti cruscotti consentono di cliccare su ogni grafico e
diagramma per vedere le metriche di dettaglio che formano quel totale.
Report di Stato Avanzamento
Una delle
responsabilità tipiche del PMO è diffondere un insieme di processi,
procedure e template comuni di project management. Se devi diffondere
template e processi, una delle prime deliverable sarà la template dello
Stato di Avanzamento. Perciò, anche se non diffondi un'intera
metodologia, dovresti almeno diffondere una template per lo Stato di
Avanzamento Progetto. Ci potranno essere due o tre report standard per
esigenze di comunicazione e dell'audience, ma è meglio averne il meno
possibile.
Se il PMO
consolida lo stato dei progetti, non dovrai raccogliere informazioni
sullo stato in più formati, perché ciò richiederebbe molto tempo per
consolidare il contenuto con efficacia. Se i report sullo Stato di
Avanzamento arrivano tutti nello stesso formato, il processo di
consolidamento sarà molto più facile. Il formato non deve essere un
documento Word basato sulla stampa, ma può essere una e-mail, un modulo
web o anche una telefonata (anche se le telefonate richiedono molto
tempo per raccogliere i dati e consolidarli).
Il
PMO, nel consolidare le informazioni sullo stato di ogni progetto, deve
tener conto del processo di reporting dello Stato Avanzamento già in uso
nell'organizzazione. Molte organizzazioni già prevedono uno Stato di
Avanzamento da ogni project manager al proprio manager o allo sponsor.
Se c'è già questo tipo di reporting in essere, bisogna mediare questo
processo quanto più possibile. Chiedi ai project manager di inviarti
soltanto copie dei report di Stato di Avanzamento che stanno già
creando. Se i report non sono standard, cerca, per prima cosa, di
standardizzarli. Se il report di Stato di Avanzamento già in uso non
contiene tutte le informazioni che ti servono, lavora per cambiare
quella template. In ogni caso, lo scopo è far
creare solo un report ad ogni project manager e non due (uno per il loro
manager/sponsor e uno separato per il PMO).
Naturalmente, se non c'è ancora un processo di reporting standard, il
PMO dovrà creare entrambi - processo e template standard.
Per
ulteriori informazioni sullo Stato di Avanzamento, consulta il passo
sulla Gestione della Comunicazione della Metodologia TenStep
e le relative template.
Problemi nel Raccogliere lo Stato
di Avanzamento
Superficialmente, raccogliere un Report di Stato di Avanzamento comune
da ogni progetto sembra un lavoro abbastanza semplice. I tuoi manager e
gli stakeholder gradirebbero avere una sintesi mensile o trimestrale
sullo stato di tutti i progetti dell'organizzazione. Il tuo PMO deve
soltanto raccogliere le informazioni, consolidarle e riferirle. Però,
come tutte le attività che riguardano persone, questo è più facile a
dirsi che a farsi.
Il tuo PMO
si troverà di fronte alle seguenti sfide:
-
Rispetto dei tempi.
E’ probabile che non tutti i project manager invieranno le informazioni
nei tempi prescritti. Per molti project manager, fornire le informazioni
sullo stato del progetto al PMO è tra le ultime priorità. Comunque,
essi non si sforzano di fornire le informazioni che ti servono quando ti
servono. Scoprirai da solo, come alcuni project manager ogni mese
tentano di raccogliere le informazioni che ti servono per telefono o via
e-mail.
-
Accuratezza.
Se alla fine ottieni le informazioni, molte volte non saranno accurate.
Potrai scoprire, per esempio, che il lavoro che un team di progetto ha
pianificato per il mese successivo è lo stesso del mese corrente.
Ulteriori indagini mostrano che il project manager semplicemente non ha
aggiornato quella sezione del report. Similmente, puoi scoprire che
l'impegno corrente e il denaro speso non si sommano mese su mese, perché
non riversati nel report dal project manager.
-
Completezza:
In molti casi, le informazioni sul report sono accurate, e potrebbero
essere anche allineate. Però, poi scopri che non sono complete. Poiché i
project manager sanno che le informazioni che inviano saranno alla fine
totalizzate e mostrate all'alto management, possono avere la tendenza a
far apparire i loro progetti meglio di quello che sono. Un modo è che il
project manager riferisce che il progetto è in linea, anche se è in
ritardo. Il project manager può onestamente credere che il team
recupererà nei prossimi mesi, oppure vuole soltanto voler differire
l'inevitabile interrogatorio che si scatena di fronte ad un progetto in
ritardo. Perciò, il PMO non sempre comprende il vero stato di un
progetto e riferirà normalmente lo stato del progetto come lo ha
ricevuto dal project manager.
Questi
problemi non sono insormontabili. Se uno dei servizi del PMO è fornire
il reporting dei progetti consolidati per l'intera organizzazione, devi
soltanto superare la resistenza dei project manager in modo da poter
fornire al management ed agli stakeholder uno stato dei progetti in
tempo, accurato e completo.
|
Se sei fortunato, tutti i report di Stato di
Avanzamento arriveranno regolarmente senza problemi. Però, se ci
sono problemi di tempo, prima bisogna assicurarsi che il ritardo non
sia stato causato dal PMO stesso. In alcuni casi, per esempio, i
project manager non hanno chiaro cosa ci si aspetta da loro e per
quale data. Esamina il processo e assicurati che il PMO sia stato
chiaro su tutte le aspettative. |
|
Spiega il servizio che il PMO fornisce ai Project Manager.
Parte del problema nel richiedere le informazioni di stato di
avanzamento all'inizio sta nel fatto che molti project manager non
capiscono il ruolo del PMO e le sue responsabilità. In occasione della
diffusione, cercherai di superare questa mancanza di comprensione con
riunioni informative. E' importante condividere la visione ed i benefici
che offre il PMO. Nel fornire lo stato di avanzamento, i project manager
si sentiranno più a loro agio se hanno capito meglio il ruolo del PMO.
Spiega chi richiede le informazioni e a cosa servono.
Questo è un aspetto chiave del reporting consolidato. Alla gente non
piace sprecare tempo a fornire informazioni che poi non verranno
utilizzate. E' importante condividere con i project manager come il PMO
utilizzerà le informazioni ed il beneficio per il management. Di nuovo,
queste informazioni possono essere condivise come parte di una sessione
generale informativa, o possono essere comunicate in un altro forum a
tutti i project manager. In fondo, i project manager devono comprendere
che le informazioni di stato di avanzamento vengono richieste dallo
sponsor e dalla direzione.
Sii
chiaro sulle informazioni che ti servono. Ciò
è correlato al punto precedente. Tu devi essere chiaro sulle
informazioni che ti servono e su come verranno utilizzate. Per esempio,
non chiedere informazioni sul budget se non ti servono per il reporting
consolidato. Parte dei dubbi vengono risolti se riesci ad impostare un
formato condiviso del report di Stato di Avanzamento. Se tale formato è
chiaro, non ci dovrebbe essere motivo di non voler fornire le
informazioni che chiedi. Se non hai una template comune, diventerà una
battaglia continua.
Comunica con chiarezza per quando è dovuto il Report di Stato di
Avanzamento. Puoi avere difficoltà comunque a
raccogliere le informazioni, ma non dare a nessuno l'alibi di non sapere
quando il report è dovuto.
Dai
seguito a tutti gli argomenti che necessitano di più spiegazioni e
chiarezza. Il report di Stato di Avanzamento
non sempre contiene le informazioni nel modo in cui ti servono. Il PMO
potrebbe consolidare informazioni da dozzine di progetti. Non avrai
tempo per cercare di capire cosa intendono i project manager e non avrai
il tempo di chiarire i report ogni mese. Però, inizialmente, potrà
essere utile seguire quei project manager che non ti danno le
informazioni che ti servono. Questo supporto iniziale viene concepito
per garantire che i project manager sappiano ciò che ti serve, nella
speranza che non debba supportarlo successivamente.
Utilizza il processo di Governance se necessario.
Raramente il PMO chiede informazioni per il PMO stesso. La ragione della
richiesta di informazioni sta ne dover consolidare i dati per la
Direzione. Comunque la direzione a volte può aiutare ad ottenere dai
project manager leo stato di avanzamento corretto, completo ed accurato.
Se viene chiesto al PMO di creare lo Stato di Avanzamento Consolidato,
la conclusione è che i project manager devono in qualche modo inviarlo
al PMO. Se ti accorgi che il PMO spreca troppo tempo per ottenere la
stessa informazione ogni mese, bisogna farsi aiutare dallo sponsor.
Significa invocare il processo di governance. La direzione deve
sapere se i project manager non riescono a produrre lo stato di
avanzamento come dovrebbero. La direzione non deve seguire ogni project
manager nell’invio delle informazioni in tempo, tuttavia, questo è
necessario per alcuni.
Il PMO
potrebbe anche riportare sullo stato dei progetti che hanno inviato i
dati in tempo e lasciare gli altri progetti in bianco. Per la direzione,
questa potrebbe diventare una forte motivazione a seguire i project
manager che non inviano il report, vedendo che mancano i dati di alcuni
progetti.
Report Aggiuntivi sullo Stato di
Avanzamento
Sarebbe
carino se il report consolidato consistesse di un solo report di Stato
di Avanzamento del PMO. Questo report fornirebbe una sintesi di tutte le
attività dei progetti (e quelli potenzialmente pendenti)
dell'organizzazione. Ma, possono essere richiesti anche altri report al
PMO. Anche questi report saranno consolidati, ma potrebbero riguardare
il budget, o potrebbero essere un modo per suddividere rappresentare le
informazioni nel modo adatto all'organizzazione. Di nuovo, se il PMO ha
requisiti per più report di Stato di Avanzamento, tu dovresti guardare
prima alla semplicità delle informazioni e del processo.
Vedi se è
possibile consolidare le informazioni su un solo Stato di Avanzamento.
Ciò che probabilmente scoprirai è che alcune informazioni aggiuntive
sono di tipo sensibile e dovrebbero essere inviate solo a poche persone.
Di solito, questa è la ragione per cui servono più report. Allo stesso
modo, se viene richiesto un terzo report, bisogna vedere se le
informazioni possono essere consolidate in due report.
Il PMO può
cercare di automatizzare il processo quanto più possibile. A meno che tu
non riporti lo stato di avanzamento tramite qualche tool, normalmente
questo non è un processo automatizzabile troppo facilmente. Però, cerca
di sfruttare le opportunità che esistono. Per esempio, se ti vengono
chieste le informazioni di budget su ogni progetto e l'ammontare speso
alla data, potresti chiederlo ad ogni project manager nell'ambito del
report di stato di avanzamento. Ma, queste sono anche informazioni che
potrebbero essere estratte da un report della contabilità finanziaria.
