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Gestione della Metodologia
La
metodologia riguarda processi, procedure, template, best practice,
standard, linee guida, politiche aziendali utilizzate per realizzare
certi aspetti del lavoro. Tutti i metodi che si utilizzano per definire
e gestire i progetti diventano parte della metodologia di project
management. La metodologia deve anche essere adattabile per soddisfare
le modifiche necessarie al business, e deve aggiungere valore ai
progetti che la utilizzano. In più, la metodologia dovrebbe evolvere
per riflettere i miglioramenti nel tempo.
Tutti i
progetti creano deliverable e prodotti. Alla fine di molti progetti, la
deliverable che viene prodotta deve essere mantenuta e supportata per un
certo periodo di tempo nel futuro. In molti casi, questo supporto può
essere indefinito.
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Le metodologie di project management devono
essere viste in termini di prodotto. La metodologia viene diffusa
nell'organizzazione con uno o più progetti. I processi, template,
formazione, etc, che mettono su la metodologia sono alcune delle
deliverable che vengono prodotte. Queste deliverable e la
metodologia in generale, devono essere supportate e migliorate nel
tempo.
Il supporto necessario è molto semplice. Per
esempio, puoi scoprire programmi sbagliati o errori di ortografia
nel tuo materiale. Questi dovrebbero essere sistemati subito. Puoi
decidere di ridisegnare una template sulla base del feedback di
alcuni membri dell'organizzazione. In modo più complesso, può essere
chiesto al PMO di implementare una nuova area. Per esempio, dopo la
prima fase di diffusione del project management, il tuo sponsor
potrebbe chiederti di mettere su uno specifico progetto per
implementare un programma di metriche nell'ambito
dell'organizzazione. |
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Creare un
approccio olistico alla diffusione del project management e poi riuscire
a rilasciare la metodologia è soltanto una parte dell'attenzione del PMO
a lungo termine. Il PMO deve continuare ad aggiornare la metodologia,
continuare a fornire formazione ed assistenza, e continuare a valutarne
l'utilizzo nell'ambito dell'organizzazione. Se il PMO non ha una
visione del supporto e del miglioramento della metodologia a lungo
termine, il materiale può diventare obsoleto. Ciò non significa che
bisogna continuare ad espandere i processi fino a quando la metodologia
non è ben accettata, anzi, in alcuni casi, potresti dover eliminare dei
processi quando l'organizzazione acquista confidenza con i vari aspetti
della metodologia.
Per esempio,
la template del Project Charter può essere molto utile all'inizio per
garantire che i project manager considerino tutti gli aspetti nel
definire i loro progetti. Però, man mano che i project manager
acquistano confidenza con il processo, alcune parti del Project Charter
possono essere eliminate. Questo può accadere anche con le procedure di
project management. All'inizio, puoi richiedere che i project manager
documentino le loro procedure prima che inizi il progetto.
Successivamente, quando i processi sono diventati naturali, non è più
necessario documentare le procedure di project management in ogni
Project Charter.
Ci sono tre
aree principali nella gestione di una metodologia.
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