Uno specifico servizio di
coaching che il PMO può fornire è la revisione di fine progetto.
Naturalmente, una revisione di progetto o una ispezione di Quality
Assurance ci può essere in qualsiasi momento, specialmente alla fine
delle principali milestone del progetto. Però, il momento migliore per
rivedere il progetto è al completamento del lavoro.
E' possibile che la fine
della revisione di progetto debba essere effettuata per telefono o
tramite un survey. Il modo più efficace è una riunione di tutti i
partecipanti chiave. Se possibile la riunione deve essere coordinata da
una terza parte, poiché il project manager è troppo coinvolto nel
progetto. (se proprio non è disponibile nessun altro, la riunione la può
condurre anche il project manager.) Il coach del PMO normalmente è la
persona giusta per condurre la revisione di fine progetto. Ci possono
essere criticità sul modo in cui è stato condotto il progetto, il
moderatore della riunione deve essere capace di controllare la
discussione senza far litigare le persone. Se si pensa che anche il
coach del PMO possa essere troppo coinvolto nel progetto, allora
bisogna affidare la riunione ad un altro assistente sempre proveniente
dal PMO.
Preparazione
Assicurati che tutti
sappiano lo scopo della riunione e che i partecipanti siano preparati a
discutere come è andato il progetto. Assicurati che sia stata
distribuita anticipatamente un'agenda della riunione. E' buona norma
avere una lavagna o altro mezzo per scrivere commenti in modo che tutti
possano seguire la riunione.
Discutere lo Scopo della Riunione
Ognuno deve avere chiaro
cosa si discute e cosa il gruppo cerca di appurare. Anche se
anticipatamente è stata distribuita l'agenda, deve essere ripresa in
modo che i partecipanti comprendano come si svolgerà la riunione.
Ognuno deve percepire che si
è tutti nella riunione per imparare, individualmente e collettivamente.
Non si tratta di una revisione delle prestazioni. Il gruppo deve evitare
di giudicare le persone per i problemi capitati durante il progetto.
Tutti i partecipanti devono percepire che è giusto esporre cosa hanno
fatto e pensato in modo che gli altri possano apprendere come essere più
efficaci nel futuro. Tutti i partecipanti che hanno avuto responsabilità
di gestione di altri partecipanti devono contribuire pubblicamente a
creare questa atmosfera nella riunione.
La maggior parte del tempo
della riunione deve essere impiegata a comprendere "Perché?" e "Cosa
possiamo apprendere, o come possiamo migliorare?". Dati obiettivi e
soggettivi circa “Cosa volevamo che accadesse?” e “Cosa realmente è
accaduto?” devono essere condivisi chiaramente e completamente senza
troppa discussione salvo comprendere i differenti punti di vista. Nel
tentativo di comprendere "perché?" le cose sono andate in un certo modo,
possono sorgere disappunti e conflitti generando discussioni molto
critiche.
Sviluppa
Regole di Comportamento
Se la riunione sarà breve,
non c'è bisogno di regole di comportamento. Però, se il progetto era
grande, la riunione può richiedere diverse ore o più. In questo caso,
possono essere utili alcune regole per la riunione. Queste sono le
regole che le persone possono utilizzare per guidare il comportamento
in modo da raggiungere collettivamente lo scopo della riunione. Le
regole possono essere formali e scritte su una lavagna. Le regole di
comportamento possono essere anche soltanto una discussione informale
su ciò che serve per preparare ognuno a lavorare bene con gli altri.
Alcune possibili regole di
gruppo sono:
-
Ascoltare attivamente.
-
Fare domande per comprendersi
l'un l'altro.
-
Presentare il proprio punto
di vista e perché ce l'hai - osservazioni ed assunzioni.
-
Avere delle pause di silenzio
tra i discorsi di differenti persone ( per consentire di metabolizzare
ciò che è stato detto prima).
-
Dire la verità e rispettare
la verità degli altri.
-
Controllare che la
conversazione resti in linea con il processo di revisione.
-
Concentrarsi si “cosa” e
“perché,” non su “chi”.
-
Decidere se ciò che è stato
detto nella sala resti nella sala o se i commenti al meeting possono
essere documentati per l'esterno.
Chiedere ai partecipanti di
suggerire qualsiasi altra regola che ritengano necessaria per essere più
produttivi, aperti ed onesti.
Discuti Ciò che il Progetto Avrebbe Dovuto Realizzare
Il gruppo dovrebbe
riassumere lo scopo del progetto e cosa si voleva realizzare. La
revisione di Fine Progetto riguarda il miglioramento delle tue abilità a
creare i risultati che volevi ottenere. Non devi scoprire aree di
miglioramento a meno che non conosci ciò che hai realizzato e non
realizzato rispetto a ciò che volevi inizialmente.
Il moderatore della riunione
dovrebbe elencare le dichiarazioni su ciò che il gruppo voleva
realizzare e ogni modo particolare in cui volevano realizzarlo.
Potrebbero essere goal quantitativi e qualitativi, obiettivi,
dichiarazioni di visioni, principali requisiti, risultati desiderati e
prodotti. Il moderatore può utilizzare appunti su grandi post-it per
registrare queste dichiarazioni, o può scriverli su una lavagna. Il
gruppo collegherà mentalmente questo argomento e quello successivo su
"Ciò che realmente è accaduto?" Facendo così, il moderatore scopre che
il gruppo, in modo naturale, comincerà ad elencare eventi e processi che
non sono andati come atteso.
Utilizza le tecniche di
brainstorming per raccogliere l'elenco delle dichiarazioni. Appena la
lista è pronta, il moderatore dovrebbe disporre le dichiarazioni in
qualche ordine. I partecipanti possono affrontare gli argomenti in
qualsiasi ordine e lasciare che il moderatore li raggruppi in un ordine
logico (una tecnica alternativa è condurre realmente un brainstorming
con un approccio strutturato.)
Discuti ciò che Effettivamente è Accaduto
Questa è una discussione
franca su come il progetto è stato svolto. In generale, per ognuna delle
dichiarazioni elencate nella sezione "cosa avrebbe dovuto realizzare
il progetto?", puoi esporre un corrispondente argomento riguardante "Ciò
che effettivamente è accaduto?" Se in questa sezione appaiono argomenti
senza un corrispondente argomento nella precedente discussione, torna
indietro ed aggiungila pure dall'altra parte “Cosa volevamo che
accadesse?"
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Non stai cercando solo i problemi.
Annota anche gli eventi che realmente sono avvenuti come
pianificato. Però, le maggiori opportunità, per apprendere per i
progetti futuri, sono le aree dove ci sono divergenze.
Bisogna prestare attenzione alla
discussione su fatti osservabili e non sulle opinioni. Il moderatore
dovrebbe anche cercare di mantenere la discussione in chiave
positiva. Anche se i commenti emergono in modo negativo, essi
possono essere di solito presentati in modo positivo. Per esempio,
un argomento negativo potrebbe essere "Il team non ha prodotto
niente quando Sam partecipava alla riunione." Un modo più positivo
di dire la stessa cosa potrebbe essere "Il team ha avuto difficoltà
nel concentrarsi nelle riunioni di team." |
Se più persone hanno punti
di vista differenti su ciò che è accaduto sul progetto, cerca di
raggiungere una condivisione per il consenso. Se il moderatore non
riesce a trovare facilmente un terreno comune, allora raccogli la
percezione degli altri partecipanti. Se non si trova un accordo che
soddisfi tutti, allora scrivi le varie versioni di ciò che è accaduto.
Ricorda che non necessariamente c'è uno che ha torto ed uno che ha
ragione. Il moderatore deve cercare di raccogliere le percezioni. E' di
aiuto se le persone si concentreranno sulla propria sfera di influenza -
le cose alle quali hanno effettivamente partecipato.
Metti in Priorità i Punti in Discussione
In funzione del numero di
argomenti che il gruppo ha proposto e del tempo disponibile, il
moderatore, può dare delle priorità per i passi successivi. Se vuoi
ulteriormente discutere le prime cinque aree di interesse, chiedi ad
ogni partecipante di votare i prossimi cinque argomenti. Poi somma le
votazioni e metti in discussione i cinque argomenti con più voti. Ciò
consente di concentrarsi sulle aree in cui la discussione è più
profittevole ed evitare le aree di minore interesse. Evitare al team di
impiegare troppo tempo a discutere aree che sono andate circa come
pianificato.
Discuti Perché le Cose Sono Andate Così
Dopo che i partecipanti
hanno descritto come realmente sono andate le cose sul progetto (e dato
la priorità ad un numero ristretto di aree), il moderatore apre la
discussione con il gruppo sul perché le cose sono andate così. Il ruolo
del moderatore è condurre la discussione, assicurarsi che non diventi
una discussione personale, ed aiutare a determinare le radici delle
cause di divergenza. Ci sono diverse tecniche di analisi che possono
essere utilizzate per determinare le cause di una situazione.
Una tecnica da utilizzare è
il processo di analisi della Radice della Causa, dove il gruppo
continua a chiedersi "perché" finché non trova più risposte alla
domanda.
Se inizialmente rispondi ad
un perché e trovi una risposta, allora chiediti di nuovo "perché" e
cerca un'altra risposta, la prima risposta non è la radice della causa.
Una descrizione approfondita della tecnica della analisi della origine
della causa la trovi nel Processo di Project Management TenStep -
Gestione dei Problemi, insieme ad altre tecniche tipo diagrammi a lisca
di pesce e analisi di Pareto.
Documenta la Lezione Appresa per i Progetti Futuri
Per essere realmente
efficaci, la precedente discussione adesso deve essere sintetizzata in
osservazioni generali e apprendimenti chiave che il gruppo potrà
utilizzare come lezioni per il futuro. Le circostanze che hanno fatto
andare le cose in quel modo possono non verificarsi più su altri
progetti. Però, il team sarà in grado di generalizzare ciò che è
accaduto su questo progetto in lezioni che possono essere applicate ad
altri progetti nel futuro. Se il team comprende come hanno influito
importanti fattori per produrre i risultati di questo progetto, gli
stessi fattori generali possono essere pianificati e gestiti meglio nel
futuro.
Discuti Cosa si Farà Dopo
L'assunto è che, a questo
punto, il progetto è praticamente concluso. Il gruppo può decidere che
ci sono poche cose da fare in termini di pulizia complessiva, o altre
attività che bisogna fare per chiedere il progetto. Il gruppo può anche
chiedere che qualcuno del gruppo segua le raccomandazioni ricevute dalla
revisione di fine progetto e veda se altre modifiche organizzative
possono essere apportate per meglio supportare il progetto. Se ci sono
raccomandazioni per modifiche alla metodologia di project management, il
moderatore dovrebbe riportarle al PMO per le considerazioni future. Per
ogni azione concordata, il moderatore dovrebbe identificare chi ne sarà
responsabile e per quale data l'azione dovrà essere conclusa.
Riporta le Lezioni Apprese al PMO
Gli insegnamenti dovranno
essere documentati e distribuii a tutti i membri. Se il PMO (o altra
funzione) mantiene un repository delle lezioni apprese sui progetti,
anche queste gli dovrebbero esser inviate. Gli "insegnamenti" di quanto
è emerso sono del massimo interesse per il team di progetto. Comunque,
man mano che il PMO riceve più serie di lezioni apprese, può anche
diffondere una lista più piccola di "best practice" organizzative che
saranno utili a tutti i progetti.
