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Assessment e Audit di Progetto
Al PMO viene chiesto di
effettuare il difficile lavoro di cambiare la cultura organizzativa per
la gestione dei progetti. Ciò comprende un approccio olistico verso
processi e persone. Molti servizi forniti dal PMO, come l'assistenza e
la formazione, sono disegnati per sviluppare capacità ed aumentare i
livelli di competenza delle persone. Le ispezioni di progetto possono
essere utilizzate su persone e processi per due scopi principali. Per
questo servizio spesso si utilizza l’espressione: “assessment di
progetto”. Ai fini di PMOStep i termini audit e assessment indicano
la stessa cosa, ma assessment può sembrare meno indagatorio e può aver
un impatto meno negativo per certe persone.
Le ispezioni di progetto
vengono utilizzate per verificare la conformità e garantire che i
processi di project management vengano utilizzati come dovuto. I
risultati delle ispezioni saranno utilizzati come input all'assessment
periodico dell'organizzazione.
Le ispezioni sono anche
opportunità per fornire coaching. Chi effettua l'audit può agire da
coach ed assistere il project manager nel comprendere come si
applica la metodologia al suo progetto. Se i project manager sono di
mentalità aperta, un audit di progetto può essere una opportunità per
imparare nuove cose su come si applicano i processi di project
management. Se ci sono aree in cui l'ispezione individua margini di
miglioramento, il project manager e l'ispettore possono discutere i
benefici delle raccomandazioni aggiuntive.
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Alcuni project manager vedono le
ispezioni di progetto come un'intrusione del PMO, ed un meccanismo
di pressione se non stanno seguendo i processi come dovuto. Se,
invece, un project manager decide di trarre vantaggio dalle
ispezioni di progetto, esse possono essere grosse opportunità di
apprendimento.
Non c'è dubbio che lo scopo
principale delle ispezioni d progetto è la verifica della
conformità. Formare e assistere i project manager
nell'organizzazione è una sola cosa con l'avere tutti i processi e
template definiti . Se vuoi cambiare la cultura aziendale ed essere
sicuro che i nuovi processi siano penetranti, devi assicurarti che
i team di progetto li utilizzano correttamente. L'ispezione di
progetto viene messa in piedi per porre domande che garantiscano la
conformità con i processi e procedure richiesti. |
Se la tua organizzazione
viene messa su con project manager che riportano direttamente al PMO,
(modello di Centro di Eccellenza del Project Management) allora
l'adozione dei processi di project management sarà totalmente sotto il
controllo del PMO. Però, in molte organizzazioni, i project manager
riporta al loro capo funzionale. Purtroppo, non possiamo assumere che
il lavoro del PMO venga immediatamente compreso ed adottato da tutti i
project manager. E' più probabile che ci sia qualche resistenza.
L'ispezione di progetto è un modo per determinare il livello di
conformità dell'organizzazione.
Per rinforzare i risultati
dell'ispezione, i risultati devono essere documentati e rinviati al
project manager ed ai suoi superiori, se necessario. In più, i risultati
devono essere sintetizzati e inviati allo sponsor di progetto, al
Comitato Esecutivo ed agli altri stakeholder di direzione.
