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Repository Documenti
Molto valore
della diffusione dei processi di project management comuni consiste
nella capacità di riutilizzare processi, procedure, template, etc. Tale
riutilizzo comporta anche essere realmente capaci di riutilizzare
specifici esempi di documentazione di progetti precedenti.
La capacità
di riutilizzare documenti non avviene per magia. Se i project manager
vogliono sapere se c'è materiale preesistente che li potrebbe aiutare,
non bisogna aspettarsi che si mettano a contattare altri project
manager. Per facilitare il processo di riutilizzo dei documenti, il PMO
deve stabilire e gestire un repository dei documenti.
Dovrebbe
essere semplice come mettere su una struttura di directory accessibile
a tutta l’'organizzazione, ma può essere anche più elaborata e
multifunzionale.
Il
repository deve essere uno strumento disegnato appositamente per la
gestione dei documenti e può anche essere un'applicazione web che
consenta la ricerca ed il download di documenti. In ogni caso, su come
implementate questo dispositivo, bisogna considerare come mettere in
piedi questa struttura, come garantire che contenga solo documenti
approvati, come essere sicuri che le informazioni vengano aggiornate e
siano pertinenti, e come essere sicuri che il dispositivo sia promosso
attivamente e utilizzato dall'organizzazione.
Struttura del Repository
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Ci sono milioni di combinazioni su come mettere
in piedi un repository di documenti. Gli unici requisiti effettivi
sono che i documenti siano raccolti in specifiche categorie, in
modo che le persone interessate possano rintracciarli in momenti
successivi. Tecnicamente, il PMO dovrebbe conservare tutti i
documenti di progetto in un raccoglitore-archivio. Però, ciò
renderebbe molto difficile per le persone trovare i documenti
successivamente. PMOStep fornisce un esempio di repository che il
vostro PMO può seguire, ed è spiegato proprio in questa sezione.
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Iniziare con i
Documenti di Project Management
Data
l'attenzione iniziale del PMO, è opportuno mettere su prima il
repository dei documenti di project management: template, tecniche,
processi, esempi, etc. Però, una volta che il repository è definito,
potreste aver bisogno di espanderlo anche ad altri documenti, come altri
cicli di vita di documenti, ad esempio: report di analisi, piani di
test, corsi di formazione, etc. Sebbene non fanno parte inizialmente del
contenuto, essi possono essere aggiunti successivamente, se l'avvio ha
successo e le persone iniziano ad utilizzare il repository dei documenti
con intensità.
Organizzazione del
Contenuto del Repository
Il
repository dei documenti è una fonte per tutte le informazioni create o
utilizzate dai progetti nell'ambito dell'organizzazione. Contiene tutti
i documenti applicabili dai singoli progetti, compreso singole
Definizioni di Progetto, Piani di Lavoro, e altre principali deliverable
ultimate. Non bisogna conservare documenti transitori con limitato
valore di riutilizzo, come i Report di Stato Avanzamento Lavori. Il
repository contiene anche oggetti pertinenti specificatamente allo
standard di metodologia, compreso template, processi, standard,
procedure, etc. Se il team di progetto sottomette le sue principali
deliverable al repository, i documenti possono anche essere rivisti per
determinare la qualità complessiva della documentazione di progetto.
Questi documenti potrebbero essere utilizzati come input di un
assessment periodico.
Due Approcci per
aggiungere Documenti al Repository
Ci sono una
infinità di filosofie per aggiungere documenti al repository.
Il primo
approccio è che il PMO raccolga tutti i documenti che gli vengono
sottomessi. Ciò aumenta il numero di esempi di documenti disponibili nel
repository e diminuisce il tempo che il PMO deve impiegare a rivedere e
normalizzare il materiale. Se utilizzi questo approccio, la regola base
è che il lettore deve sapere che il contenuto delle deliverable può
essere buono o cattivo, ma che ci sono tutti gli esempi, nel caso
qualcuno sia utile per nuovi progetti.
Il
secondo approccio è che il PMO rivede e normalizza tutto il
materiale che gli viene sottomesso. Il PMO manterrà certi standard per
il tipo di contento che verrà inserito nel repository e garantirà che
tutti gli esempi siano validi. (Essi possono non essere perfetti, ma
saranno tutti buoni). Questo approccio garantisce che i documenti sono
tutti esempi che il PMO vorrebbe che gli altri emulassero.
Naturalmente, questo approccio richiede più tempo e impegno da parte del
PMO.
Gestione Organizzativa
dei Documenti
La gestione
dei documenti consiste nella gestione di tutti i prodotti e deliverable
di un progetto. Uno dei servizi del PMO dovrebbe essere creare gli
standard di gestione dei documenti che possano essere utilizzati da
tutti i progetti. Questi standard comprendono:
-
Tool. I tool e le
relative versioni da utilizzare per i documenti, compreso testo e fogli
elettronici. Non è accettabile che metà organizzazione utilizzi Word,
per esempio, e l'altra metà utilizzi WordPerfect. Similmente, non
bisogna definire come standard un tool desktop e poi supportare più
versioni. Ad un determinato momento, bisogna avere una versione
standard per ogni tool di sviluppo documenti. L'eccezione dovrebbe
essere il periodo di transizione, cioè quando si migra ad una nuova
versione.
-
Memorie. Determinare
un metodo comune per memorizzare tutti i documenti di progetto. Se ci
sono più opzioni, bisogna sceglierne una per tutti i lavori. Per
esempio, se la vostra azienda utilizza Lotus Notes, allora il PMO
dovrebbe assumere Lotus Notes come comune struttura standard per le
deliverable di progetto. D'altro canto, puoi avere Lotus Notes nella
tua organizzazione, ma puoi anche decidere di mettere tutte le
informazioni di progetto in un'apposita struttura di directory.
Qualunque cosa sceglie il PMO, dovrebbe rappresentare lo standard per
tutti i progetti.
-
Struttura. Determinare
la cartella di base o la struttura di directory che dovrà utilizzare il
team di progetto. Un esempio di struttura di directory è inclusa nella
Gestione dei Documenti del Processo di Project Management
TenStep.
-
Convenzione Nomi.
Impostare gli standard minimi di convenzione dei nomi e relative linee
guida. Questi standard dovrebbero essere naturali, poiché non dovrebbe
essere un'area che frammenta la diffusione del project management e
diventare un punto di micro management. Tuttavia, dovreste emettere
standard su come chiamare i documenti di base, se il nome del documento
deve contenere il numero della versione, come dovrà essere formattata la
data nel nome del documento di Avanzamento Lavori, etc.
Eliminazione Documenti
(Purging)
Il PMO deve
rivedere il repository su base periodica e controllare se qualche
documento nel repository debba essere eliminato. Questa dovrebbe essere
una responsabilità del Librarian. Uno dei motivi per eliminare
documenti è la modifica del formato di una template standard e i vecchi
documenti non sono più esempi validi. Un'altra ragione sarebbe se il
contenuto del documento è di valore o di qualità marginale. Ad un certo
punto, il PMO può aver aggiunto il documento perché c'era molto altro
da offrire al lettore. Perciò, con il tempo, saranno sottomessi più
documenti, così quelli di valore o qualità marginale possono essere
eliminati.
Livelli di Sicurezza
Il Librarian
sarà responsabile della manutenzione e dell'amministrazione del
repository. Il Librarian sarà anche responsabile della gestione degli
accessi al repository da parte di altre persone dell'organizzazione.
Questi sono
i livelli di sicurezza di un repository:
-
Librarian (e suo
sostituto) - autorizzato ad aggiungere, cancellare e modificare i
documenti
-
Tutti gli altri- soltanto
accesso in lettura
Questo è un
modello di sicurezza molto semplice. La grande maggioranza di staff e
assistenti non ha motivo di aggiungere o modificare dati nel
repository. Essi hanno bisogno solo dell'accesso in lettura. Anche i
documenti che vengono aggiunti dal PMO in definitiva vengono inseriti
nel repository dal Librarian. Il Librarian (ed un suo sostituto) sono
gli unici ad avere l'accesso in scrittura per garantire che nulla venga
aggiunto o eliminato, accidentalmente, dal repository.
Processo di Rilascio
del Repository
Di solito,
il Librarian non aggiunge documenti al repository su base giornaliera.
Non sarebbe pratico modificare o aggiungere documenti ogni giorno ed
informare l'organizzazione di ogni modifica. Invece, il repository
viene aggiornato con documenti nuovi o modificati su base periodica come
parte del rilascio della metodologia. In questo modo, il repository
resta relativamente stabile, ed i membri dello staff vedranno la
consistenza di giorno in giorno. Quando si implementa un nuovo rilascio
della metodologia, il repository può essere aggiornato con nuovi
documenti, e tutte le modifiche possono essere comunicate
all'organizzazione in un colpo solo.
