In barba ai
migliori piani, non è detto che i nuovi processi di project management
vengano subito accettati nell’organizzazione. Come hai visto fin qui in
PMOStep, occorre lavorare sodo ed avere una strategia di diffusione che
lavori su vari fronti. Le persone del PMO hanno molti punti di contatto
con project manager e membri dei team in giro per l’azienda. Essi
possono utilizzare questi punti di contatto per raccogliere feedback su
quanto vengono integrati i processi. Ovviamente non avrai mai un quadro
completo di ciò che sta accadendo.
Il PMO deve
osservare l’organizzazione su base periodica eseguendo un assessment su
quanto i processi di project management si stanno integrando con il
lavoro di routine. Può essere su base annua, sicuramente non più spesso
di ogni sei mesi. E’ un processo simile a quello fatto all’inizio
relativo all’Assessment dello Stato Attuale, anche se gli assessment
successivi non saranno così dettagliati e rigorosi. Questi assessment
vengono confrontati con quelli precedenti per avere un’idea dei
progressi fatti. Queste informazioni sono particolarmente interessanti
per lo sponsor ed altri stakeholder i quali desiderano capire come sta
andando il progetto di diffusione e se si realizzano i benefici
prospettati.
Se stai
diffondendo processi di project management in una grande
organizzazione, probabilmente scoprirai che qualche area è più
ricettiva di altre. Per questo motivo, l’assessment serve per essere
sicuri di aver toccato tutti i reparti logici. Proprio come con gli
audit di progetto, non è necessario parlare con tutti I team di
progetto. A volte basta un progetto per capire. In alcuni reparti,
potresti aver bisogno di vederne più di uno.
Utilizza
precedenti Informazioni come Punto di Partenza
Prima di
iniziare un assessment formale, raccogli tutti i precedenti documenti
che potrebbero essere utili. Se il tuo PMO esegue periodicamente audit
di progetto, i risultati forniranno molto input per l’assessment.
Infatti, se hai ispezionato di recente una buona parte del progetto,
puoi utilizzare quelle informazioni per una buona parte dell’assessment.
Però, devi assicurarti che l’ispezione sia veramente recente. Il tuo
assessment ti da un’idea di come si comporta il reparto. Se i dati
dell’ispezione di progetto sono vecchi di tre o quattro mesi, non sono
adatti a questo scopo.
Un altro
documento da utilizzare come input è l’assessment precedente. In
quell’assessment, potresti aver evidenziato che il reparto non è
allineato come dovrebbe essere. Questi sono i primi candidati ad una
revisione di dettaglio.
Come input
dovresti utilizzare anche gli obiettivi e le metriche del tuo PMO. Per
esempio, se il tuo PMO è concentrato su Project Charter e
Pianificazione, allora su queste aree orienterai il tuo assessment. Non
avrebbe senso un PMO focalizzato su certe aree per i suoi obiettivi, e
gli assessment avvenissero su altre.
Eseguendo un po’
di questi assessment nel tempo, ti fai un’idea di quanto i processi di
project management si integrano con il resto dell’organizzazione. Sono
anche l’opportunità per fornire altre raccomandazioni e azioni
correttive da utilizzare per confermare l’approccio di diffusione.
Vedi il
paragrafo 280.9.1 Processo di Assessment organizzativo per maggiori
informazioni.
