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Gestione Risorse Condivise
Tutte le aziende devono avere un
processo per staffare I progetti. In alcune aziende, le risorse sono
distribuite per Business Unit. In altre aziende, tutte le risorse di
progetto sono assegnate ad uno staff centrale. Poiché il PMO è un
focal point per tutte le attività correlate al project management, è
il posto giusto per qualsiasi lavoro l’azienda voglia fare per
gestire uno o più pool di risorse comuni. Il pool di risorse
potrebbe essere per i soli project manager, oppure potrebbe essere
per tutti I potenziali membri dei team di progetto. Potrebbe,
infatti, essere esteso a tutte le persone dell’organizzazione.
Questo non è un requisito per PMOStep, ma se la tua azienda sceglie
di farlo, il PMO dovrebbe essere il reparto giusto per gestire
questo processo . Ci sono un sacco di cose che dovrebbero essere
coinvolte.
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Inventario Competenze.
Il PMO può raccogliere un inventario delle competenze per tutte le
persone che sono potenziali candidate a lavorare sui progetti.
L’inventario potrebbe riguardare competenze tecniche e conoscenze
applicative. Tipicamente, le persone si auto valutano su una scala da
uno a cinque in base a quanto si ritengono forti su un argomento. Lo
staff può guardare al loro passato e creare le categorie di competenze,
o il PMO può creare una lista di competenze che ritengono rilevanti e
far auto valutare le persone solo su quelle aree. Dopo che le persone si
sono auto valutate, potresti avere una seconda valutazione da parte del
loro manager. Puoi raccogliere altre informazioni, come l’ultima volta
che la competenza è stata utilizzata, e quanti mesi o anni di esperienza
ha il candidato in quello skill.
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Attuali assegnazioni.
Il PMO deve anche tenere traccia di ogni persona assegnata su ogni
progetto. Ad un certo punto, dovresti essere in grado di guardare ad una
risorsa e sapere il lavoro che sta facendo in questo momento.
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Date di fine progetto.
Se il PMO cura il Report dello Stato Consolidato, tu hai già le
informazioni su quando devono terminare I progetti. Però, ciò non vuol
dire che tutte le persone lavorano su un progetto dall’inizio alla fine.
Molte persone entrano nel corso del progetto e lasciano prima della fine
del progetto. Il PMO deve raccogliere le informazioni relative
all’uscita di tutte le risorse dai progetti.
Se hai tutte queste
informazioni (non è facile), il PMO può gestire la disponibilità dello
staff ed aiutare a coordinare la tempificazione quando partono i
progetti. Se sono note le esigenze di staffing per un progetto nuovo,
compreso le esigenze di competenze e la tempificazione del tipo di
risorsa necessaria, allora il PMO sarà in grado di abbinare persone,
competenze e disponibilità. L’obiettivo è avviare un nuovo progetto al
momento in cui sono disponibili le persone giuste con il giusto skill.
In funzione della prossimità
tra la disponibilità dello staff e la disponibilità di progetti,
l’organizzazione ha ancora la facoltà di assumere personale a tempo con
il giusto skill al momento giusto. Naturalmente, puoi anche provvedere a
formare persone disponibili che non hanno lo skill giusto.
Aiutare i Team di Progetto a Determinare le proprie Esigenze di Formazione
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Se un team di progetto non ha
disponibili le competenze giuste, può essere necessaria della
formazione ai membri del team per colmare il gap. Il PMO può guidare
i singoli team di progetto su come meglio determinare i loro bisogni
di formazione. Alcune esigenze di formazione possono riguardare
proprio il project management. Comunque, potranno essere necessarie
anche altre competenza tecniche e commerciali. Queste competenze
sono estranee all’ambito dei servizi offerti direttamente dal PMO,
ma il PMO può fornire lo stesso guida e template che consentano al
team di progetto di determinare quali sono le loro esigenze di
formazione. Il processo generale per determinare la formazione del
team di progetto è il seguente (questo processo è rigoroso e può
essere ritagliato sulla base delle dimensioni e le reali necessità
del team di progetto): |
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Definire il gap di
competenze per ruolo. I membri del team richiederanno
differenti livelli di competenze in funzione delle loro attività e
responsabilità. Rivedi i requisiti di competenze per ogni ruolo di
progetto. L’esigenza di formazione è la differenza tra le competenze
attuali del team e le competenze necessarie per essere
sufficientemente capaci sul progetto. Guardando alle esigenze
di competenze per ruolo puoi identificare il gap di formazione per
l’intero team. Ad esempio, puoi aver
bisogno di un programmatore di Visula Basic. Tre persone hanno
competenze di Visual Basic e due non ne hanno su un gruppo di
cinque persone. Ciò significa che non hai un gap di competenze dal
punto di vista del team, ma potresti avere un gap persona per persona.
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Definire il gap di
competenza per persona. Questo è simile al precedente esercizio,
eccetto che devio guardare alle competenze richieste per ogni ruolo e
mappare le competenze con ogni persona che ricoprirà quel ruolo nel team
di progetto. Come notato nell’esempio precedente, ci possono essere
mote situazioni in cui il team non ha un gap di competenze, ma ce l’anno
le persone. Il project manager può allora decidere come meglio colmare
il gap.
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Identificare le potenziali
opportunità di formazione. Utilizza le informazioni delle precedenti
analisi per determinare come colmare il gap di competenze. Questo fa
parte di un esercizio creativo, poiché non tutte le esigenze di
competenze possono essere colmate con corsi esterni. I team di progetto
raramente hanno il budget per acquistare corsi formali per tutte le loro
necessità. Nel precedente esempio, poiché ci sono tre persone che
conoscono già il Visual Basic, il project manager può decidere che
l’affiancamento ed il coaching sarà sufficiente invece di un corso
formale in aula. Le alternative sono:
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Libri.
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CBT - Computer-based
training.
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Affiancamenti. Questa è una
buona soluzione se qualcuno nel team ha la conoscenza richiesta, e altri
no.
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Ricerche interne. Ci sono
molte fonti per istruirsi sul web.
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Formazione a pagamento. Corsi
formali offerti on site o presso una struttura di una terza parte
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Formazione gratuita. In molte
città vengono offerti corsi gratuiti su molte materie.
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