Parte dei
servizi di coaching e formazione che il PMO fornisce sono concentrate
nell’aiutare le persone ad utilizzare il nuovo set di template di
project management comuni. Quando assisti un team di progetto, dovrai
rivedere le deliverable e fornire feedback. Tuttavia, questo “review
and feedback” è anche un buon servizio da offrire a tutti i progetti che
stiano ricevendo assistenza tipo coaching o meno.
La revisione
dei documenti può essere offerta separatamente per garantire che I
project manager stanno utilizzando le template standard come sono state
concepite, e che I documenti vengono redatti chiaramente ed in odo
consistente. Questo servizio coinvolge soltanto i project manager che
inviano le proprie deliverable per ricevere una revisione veloce ed un
feedback.
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Poiché molti membri del PMO saranno già
occupati, il processo di assegnazione dei documenti può seguire
lo stesso processo che I project manager utilizzano per
sottomettere alter richieste di coaching. I project manager
possono sottomettere documenti ad un coordinatore centrale
nell’ambito del PMO. Questo coordinatore potrà rivedere il
documento o assegnarlo a qualcuno del PMO. Se il PMO offre
questo servizio, tu devi avere la capacità di rivedere i
documenti e fornire un feedback in pochi giorni. Il membro del
PMO non deve approvare il documento, ma fornire solo il suo
feedback. Se si trattasse della Definizione di Progetto, per
esempio, dovrebbe essere inviata al PMO allo stesso momento in
cui si fa circolare la bozza tra gli stakeholder per la loro
revisione ed i commenti. (se vien inviata al PMO quando il
documento è pronto per l’approvazione , sarà troppo tardi per
inserire alter modifiche nel documento.) |
Il PMO può
fornire:
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Una critica complessiva del
documento per apparenza e leggibilità complessiva.
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Feedback specifici su ogni
sezione del documento, compreso commenti sui termini utilizzati, domande
che possono richiedere una risposta, e feedback su quanto le
informazioni sembrano essere coerenti con ciò che intendevano esprimere,
o
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Idee che
potrebbero migliorare ulteriormente il documento.
I project
manager devono comprendere che i membri del PMO non sono esperti della
material, perciò essi non possono commentare se il contenuto è valido.
Per esempio, Il PMO potrebbe non essere in grado di dire se le stime del
progetto sono ragionevoli. Il PMO può soltanto dire se è stato
utilizzato un processo di stima valido.
Il coach del
PMO non dovrebbe modificare il documento originale. Il PMO dovrebbe
restituire soltanto commenti, domande e suggerimenti, poiché chi ha
inviato il documento alla fine sarà responsabile di accettare o
rifiutare i commenti e le raccomandazioni. Se il coach del PMO non è in
grado di fornire un feedback adeguato sul documento, può consultare
un’altra persona del PMO. Comunque, il PMO dovrebbe disporre di risorse
in grado di revisionare tutte le deliverable standard dei progetti.
Se il coach
del PMO ritiene che il documento è molto valido, può semplicemente
annotarlo e restituire il documento. Non occorre aggiungere commenti
solo per il gusto di aggiungerli.
