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Ruolo dei
Fornitori Esterni
Molte
aziende utilizzano consulenti esterni. ci sono molti vantaggi
utilizzando persone esterne.
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Di solito apportano una
competenza specifica di cui ha bisogno il progetto.
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Consentono una certa
flessibilità non consentita con le persone interne. Per esempio, puoi
contare su di loro per 40 ore a settimana sul progetto. Le persone
interne potrebbero avere della formazione, riunioni di reparto,
limitazioni degli straordinari, etc.
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I consulenti possono essere
rilasciati quando termina il lavoro, dato che entrano per uno specifico
progetto, o un certo numero di attività. Essi sono una buona
alternativa allo staffing interno quando ritieni di non avere lavoro al
lungo termine necessario per assumere persone a tempo indeterminate.
Molte
aziende imputano le spese a breve diversamente dalle spese a lungo
termine. Le aziende possono voler limitare il numero di addetti ad una
certa soglia, poiché il personale viene considerate una spesa a lungo
termine. Mentre, i consulenti possono essere assunti sulla base delle
spese a breve termine senza un impegno finanziario a lungo termine.
Dal lato
opposto, ci sono anche svantaggi e rischi nell’utilizzo di persone
esterne, tra cui:
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Il costo di un consulente è
più alto del costo orario di un equivalente impiegato interno. Ciò è
vero anche se si includono I benefit dell’impiegato. Questo costo
aggiuntivo può essere logico sulla base della specifica esperienza del
consulente e la natura di breve periodo del lavoro. Però, se hai
consulenti esterni per periodi lunghi, su attività di routine, allora il
costo beneficio può svanire.
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Poiché sai che il consulente
lascerà ad un certo punto, l’esperienza e la conoscenza chef a andrà via
con lui. Naturalmente, questo accade anche quando un impiegato si
licenzia, ma la natura di breve periodo del consulente evidenzia questo
fatto.
Con i
consulenti esterni aumentano i rischi di sicurezza poiché non puoi
sapere quali sono I loro valori morali e le motivazioni. Hai molte più
opportunità di controllare le persone interne. Con I consulenti, forse
conti sulla firma del contratto, o su un processo di intervista, per
assicurarti che vengano utilizzate persone con buona integrità morale.
E’ un dato che molte aziende utilizzeranno consulenti per una parte del
carico di lavoro. La domanda che la tua azienda si deve porre è come
meglio utilizzare persone esterne e come meglio utilizzare personale
interno. Non c’è una risposta che soddisfi tutti. Ogni azienda ed ogni
reparto deve determinare le cose più importanti per loro e creare una
politica complessiva per l’utilizzo di consulenti in questo contesto.
Per esempio, un’azienda potrebbe decidere che il suo business gira sui
suoi sistemi legacy, e che non ha fiducia di assumere esterni per questo
tipo di applicazioni. Un’altra azienda potrebbe decidere che i sistemi
legacy rappresentano il passato, e che i nuovi progetti rapprendano il
futuro. In questa azienda, possono decidere di affidarsi a consulenti
per il supporto, ma possono preferire utilizzare impiegasti interni per
nuovi progetti.
La stessa
discussione occorre a proposito dei ruoli sui progetti. Alcune aziende
insistono a dedicare le posizioni senior ad impiegati interni, compreso
project manager, team leader ed analisti. La conseguenza di questa
politica è che non possono partire nuovi progetti fino a quando non è
disponibile una persona interna con il giusto skill. Altre aziende
non hanno problemi a metter consulenti in qualsiasi posizione sia se
sono a corto di impiegati e sia se non hanno disponibile la persona
giusta.
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Una terza area da considerare è la conoscenza
che si acquisisce con il progetto. Alcune aziende non utilizzano
consulenti esterni su nessun progetto sul quale conta di acquisire
un vantaggio competitivo sul mercato. Molte aziende limitano la
presenza dei consulenti dove sono coinvolti dati sensibili o con
problemi di sicurezza.
Gli esempi sopra evidenziano il modo differente
di utilizzare I consulenti esterni. Tuttavia, ogni azienda deve
determinare quale ruolo vogliono che giochino gli esterni. Il PMO è
il posto giusto dove creare questa politica poiché essa si applica a
tutti i progetti dell’organizzazione. Il processo per creare la
politica è simile ad altro lavoro che il PMO ha già fatto.
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Comprendere come vengono utilizzati attualmente i
consulenti e quali politiche governano oggi il loro utilizzo (Stato
attuale).
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Creare una visione di ciò che
l’intera politica sarà in futuro raccogliendo feedback da un mix di
stakeholder (Visione Futura).
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Creare una Gap Analysis
che mostri cosa serve per implementare la visione future. Per esempio,
potresti utilizzare i consulenti come project manager oggi, e potresti
determinare che non vuoi più utilizzarli in futuro.
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Creare un piano per passare
dallo stato attuale a quello futuro. Se questo piano rappresenta troppo
impegno, occorre strutturare il lavoro come un progetto.
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Eseguire il piano per
ottenere i risultati desiderati.
Considerazioni sullo
Staffing di Consulenti
Ci sono
molte buone prassi per rendere efficace l’utilizzo di consulenti
esterni:
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Se utilizzi consulenti per la
loro esperienza, determina se l’esperienza è una necessità a breve
termine o se il tuo reparto ne avrà bisogno a lungo termine. Se la
necessità è a lungo termine, comprende sempre qualche tipo di formazione
trasversale e trasferimento di conoscenza al consulente assegnato. Uno
dei tuoi obiettivi con l’utilizzo di consulenti in questa situazione è
che il consulente diffonda la sua conoscenza in modo che il tuo reparto
abbia la competenza giusta nel futuro. Ciò non significa che non
prenderai altri consulenti, ma ti dà più opportunità in termini di
utilizzo di consulenti o personale interno. Così potrai decidere il tipo
di staffing che vuoi, perché lo vuoi, non perché lo devi.
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Molti impiegati si risentono
quando vengono presi consulenti per il loro skill tecnico invece di
formare le persone interne su quella competenza. Molte aziende risolvono
prendendo consulenti che già hanno la competenza, e poi li affiancano
con personale interno che è stato formato ma non ha ancora esperienza.
Parte della responsabilità del consulente sarà formare quelle persone
interne in modo che possano diventare competenti più velocemente
rispetto ad apprendere ed applicare le competenze da soli. I consulenti
possono evitare al personale interno di apprendere da troppi errori.
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Bisogna essere sempre chiari
su ciò che I consulenti devono fare e quale è l’aspettativa
dell’incarico. Ciò si ottiene di solito con alcuni tipi di documenti di
Dichiarazione del Lavoro (SOW). La SOW fornisce la base del lavoro
assegnato e può anche coprire aspetti legali per proteggere l’azienda.
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Se paghi il consulente a ore,
assicurati di gestire e monitorare il lavoro per garantire che vengano
raggiunte le aspettative. Se paghi il consulente a prezzo fisso,
assicurati di schedulare un certo numero di deliverable intermedie in
modo da garantire che le cose procedano come previsto.
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I consulenti hanno la loro
esperienza e sono confidenti sulla loro conoscenza di come devono essere
fatte le cose. Ciò può contrastare con come il tuo reparto faceva le
cose prima. Assicurati che il consulente è a conoscenza di qualsiasi
politica importante, standard e linee guida che potranno impattare il
suo lavoro.
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Assicurati che il consulente
sappia comunicare efficacemente. Molte volte, consulenti con scarsa
capacità di comunicare verbalmente richiedono più gestione generale e
possono causare più problemi di quelli con buona capacità comunicativa.
Tutti questi
aspetti possono essere considerati quando il PMO definisce come
utilizzare i consulenti esterni sui progetti.
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