285.5
Stima del Database
Il
PMO è il punto di raccolta dei dati sullo stato dei progetti, come pure
delle metriche da tutti i progetti. Alcune metriche comuni da
raccogliere da tutti i progetti sono le ore di impegno stimate, il costo
stimato, il costo effettivo, la durata stimata e la durata effettiva. In
più, se la tua organizzazione ha un buon processo di reporting, ogni
progetto dovrebbe riportare anche le ore effettive di impegno. Queste
informazioni possono essere raccolte per fornire una riprova di quanto
impiega l’organizzazione a completare i progetti rispetto alle stime
iniziali.
Queste informazioni storiche possono essere utilizzate anche per altri
scopi con qualche altro dato in più. Quando termina un progetto, chiedi
ai project manager di compilare un piccolo modulo che descriva le
caratteristiche del progetto. Queste vengono chiamate informazioni
demografiche. Le informazioni demografiche non sono un testo libero, ma
uno specifico insieme di descrizioni definite preventivamente dal PMO.
Questi dati vengono utilizzati in due modi.
Primo. I
dati demografici consentono di sezionare i numeri per scovare altre
informazioni. Per esempio, se puoi identificare il cliente per ogni
progetto, puoi creare altre informazioni a livello di reparto. Così
potrai mostrare il costo medio di un progetto per il reparto finance, il
reparto produzione, etc. Similmente, se tracci i progetti che supportano
la direzione o i siti periferici, puoi isolare il costo dei progetti
della direzione rispetto al costo dei progetti delle periferie.
Potrai raccogliere anche alcune informazioni tecniche su come è stato
organizzato ed eseguito il progetto. Per esempio, se ogni progetto
riporta il ciclo di vita utilizzato, puoi trarre delle conclusioni sul
tempo necessario per completare un progetto con l’approccio waterfall,
enhancement, Iterative Development, Research and Development (R&D),
etc. I tuoi progetti di sviluppo IT possono riportare la piattaforma
utilizzata in modo da poter confrontare il trend dello sviluppo web,
dello sviluppo cliente-server e dello sviluppo mainframe.
Secondo.
Se raccogli abbastanza dati demografici, puoi inserire questi dati
storici in un modello previsionale. I nuovi progetti possono interrogare
il database per trovare precedenti progetti con caratteristiche simili e
determinare il loro costo medio, l’impegno e la durata.
Per esempio, supponiamo di avere un nuovo progetto. Sai che è una
soluzione dipartimentale per il reparto finance e che utilizzerà
tecnologia web ed il ciclo di vita tipo RAD. Interrogando il database,
puoi scoprire progetti con queste stesse caratteristiche realizzati nel
passato. Se trovi dati su impegno, durata e costo, puoi stimare più
facilmente il tuo nuovo progetto.
Naturalmente, bisogna fare attenzione a bilanciare il valore ed il costo
di questo database. Quando parte un progetto, è molto utile avere questo
tipo di informazioni, in modo che i nuovi progetti trovino informazioni
su progetti molto simili. Però, ricorda che più informazioni ci sono
nel database, più tempo occorre a tutti i project manager per creare e
fornire le informazioni alla fine del progetto. Occorrerà anche più
tempo da parte del PMO per confermare che i numeri ed i dati demografici
riportati dai team di progetto siano ragionevoli e accurati.
