285.7
Tempistica
del Reporting di Progetto
Ogni azienda
che organizzata per servizi di consulenza o professionali è familiare
con la tempistica dei report. E’ logico che se dai servizi ai clienti su
base time & material, devi accuratamente distribuire il tuo tempo.
Alcune organizzazioni richiedono anche il rapporto delle proprie
attività allo staff interno. Ha senso per alcuni per la stessa ragione
per cui ha senso per altri clienti esterni.
Il PMO può
aiutare a determinare la politica appropriata per il reporting dei del
tempo impiegato. Ci sono due ragioni principali per cui bisogna
registrare i tempi.
Ad un
livello alto, permette alla tua azienda di determinare l’area generale
in cui viene speso il tuo denaro, e consente al reparto di determinare
se la distribuzione è corretta. Ad esempio, potresti scoprire che
vengono spesi troppi soldi per supportare I reparti interni tipo
(Amministrazione, Risorse Umane, Paghe, etc.) e non viene speso
abbastanza per le unità che generano il fatturato di business.
I report
consentono di raccogliere più informazioni di dettaglio sulle esatte
attività che le persone portano avanti. Per esempio, su un team di
supporto, puoi definire le categorie di reporting per correggere gli
errori dei programmi, rispondere alle domande degli utenti, lavorare
sugli innalzamenti, etc. Su un team di progetto, puoi riportare il
tempo per fasi. Se conosci come impiegano il tempo le tue persone, puoi
effettuare tutte le modifiche necessarie.
Il PMO non
si preoccupa dell’allocazione delle persone alle unità di business
(almeno nel modello di PMO di base), ma si preoccupa della capacità di
determinare quanto tempo le persone dedicano ai progetti. Se il PMO
raccoglie tutti i tipi di informazioni su impegno reale e spese per i
progetti, ti occorrerà del tempo per raccogliere le informazioni.
|
 |
Un’altra area che interessa il PMO è catturare
le informazioni correnti sui progetti per aiutare a stimare meglio
l’impegno richiesto per progetti simili in futuro. Uno dei migliori
modi per i project manager di stimare il lavoro dei progetti è
guardare all’impegno di precedenti progetti simili. C’è molto da
apprendere dai progetti precedenti. Però, se non raccogli il tempo
effettivo e le spese sostenute, perdi molte possibilità di poterlo
fare.
La terza area di interesse per il PMO è dare al
project manager la possibilità di stimare meglio il lavoro
confrontando le ore stimate con le ore effettivamente impiegate. E’
più facile diventare un miglior stimatore se puoi confrontare le ore
di impegno effettivo con le ore di impegno stimate a livello
attività. |
Ovviamente
comporta un costo per raccogliere le ore effettive.. Quello più ovvio è
il tempo di ognuno per riportare il proprio tempo.. Questo tempo può
essere tenuto al minimo se c’è un modo facile di catturare i tempi e
se le persone lo fanno settimanalmente mentre l’informazione e
relativamente fresca.
L’attività è
anche più facile se non chiedi alle persone che il rapportino sia
rigorosamente perfetto. Per il reporting del tempo esterno che
impatterà la fatturazione al cliente, devi essere sicuro che ogni ora
venga allocata correttamente. Ma “abbastanza vicino” è sufficiente per
il reporting interno. , Per esempio, se riporti che hai impiegato 12 ore
su una specifica attività di progetto e realmente ne hai impiegato 14,
non è un grande problema.
La più
grande preoccupazione iniziale sul report dei tempi è di tipo culturale,
e non può essere ignorato. In generale, le persone odiano fare i report,
specialmente se non erano abituati a farli prima. La modifica deve
essere introdotta con la comunicazione appropriata e spiegata in termini
di valore che fornisce rispetto alla burocrazia amministrativa. Il
reporting dei tempi deve essere sponsorizzato dall’alto management, e
sostenuto quando necessario.
