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Scelta Tool di Project Management
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Ci sono momenti in cui tutte le
organizzazioni cercano pacchetti software per soddisfare certi
bisogni. Ciò può essere un tool di project management in
particolare, ma ci sono dozzine o centinaia di pacchetti software
che compra anche la tua compagnia. Questa sezione descrive un
processo che può essere utilizzato in qualsiasi di questi processi
di selezione.
Guardare prima se vi sono opportunità di
riutilizzo
In qualsiasi momento cerca di ottenere un nuovo
tool o pacchetto software, la prima domanda da chiedersi è se la
compagnia ha già qualcosa che soddisfa la tua necessità. Se sì,
questo è il miglior modo di agire. Anche se il tool non soddisfa
esattamente la tua necessità, c'è di solito un beneficio globale
per l'organizzazione se puoi riutilizzare strumenti che sono già
disponibili nella compagnia. |
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Però, se non
esiste un tool appropriato, puoi seguire un facile processo per cercarne
uno che soddisfi le tue necessità. Il processo è semplice. Comunque, in
funzione del software, questo potrebbe essere un processo lungo. Per un
piccolo pacchetto, potrebbe richiedere pochi giorni. Per un pacchetto
grande e complesso potrebbe richiedere mesi o anni. Il seguente
processo può essere utilizzato in molti processi di venditori o scelta
di pacchetti. Questo processo è descritto a livello alto e richiederà
alcuni approfondimenti sui dettagli per essere sicuri che il processo di
valutazione venga eseguito con l'appropriato livello di diligenza.
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Definire e Pianificare il
Progetto di Valutazione.
Definire il progetto per assicurarti di
avere il consenso complessivo su obiettivi, deliverable, contenuto,
tempificazione, approccio, etc. Ciò dovrebbe comprendere le precedenti
conoscenze sul tipo di tool che stai cercando, perché serve, dove si
inserisce nella tua architettura tecnologica, etc. Dovresti anche
sviluppare il piano di lavoro che userai per gestire ed eseguire il
progetto.
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Raccogliere e Classificare
i Requisiti di Business.
E' difficile scegliere un tool o un
pacchetto se non si conoscono con esattezza i requisiti. Di nuovo,
questo lavoro è simile all'analisi di qualsiasi progetto. Bisogna porsi
domande del tipo:
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Chi utilizzerà il tool?
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Per quale motivo le persone
dovranno utilizzare il tool?
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Quale problema risolve il
tool?
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Quali dispositivi o funzioni
sono necessari?
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Quali processi esistono oggi, dovranno
essere ancora supportati i processi attuali?
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Le persone come accederanno
al tool (server, desktop, web)?
Spesso,
con i soli utenti non è possibile determinare tutti i requisiti. Si può
cercare anche altri requisiti potenziali rivedendo ricerche precedenti
di analisti del settore di industria, leggendo giornali e periodici, o
effettuando delle ricerche sul web. Queste ricerche posso essere
utilizzate per generare potenziali requisiti che possono essere
approvati dagli utenti. Ogni requisito dovrebbe essere messo in
priorità su una scala numerica, o una scala tipo alta/media/bassa, per
rispecchiare l'importanza relativa di alcuni requisiti su altri (possono
essere utilizzate anche altre scale). Sponsor, utenti e stakeholder
principali devono rivedere ed approvare questa lista complessiva di
requisiti e priorità.
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Creare un lunga lista di
Pacchetti (Long List).
Inizialmente, si guarda a qualsiasi pacchetto
possa soddisfare le necessità. Ciò si può fare cercando nel web,
consultando riviste specializzate, parlando con altre aziende, etc. Lo
scopo di questo passo è raccogliere una lista completa (ma non
esaustiva) di fornitori e pacchetti da considerare più
approfonditamente. Se pensi di conoscere il pacchetto particolare che ti
interessa, questo passo può essere saltato, passando direttamente alla
"short list". Però, questo passo garantisce che non si sta
sopravvalutando nessun prodotto ovvio o fornitore che potrebbe
soddisfare le tue esigenze.
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Creare La lista corta di
Pacchetti (Short List).
Inizialmente, esegui una valutazione di
alto livello della lista lunga, cercando le ragioni ovvie per eliminare
alcune alternative. Per esempio, certi prodotti potrebbero non
rientrare nella tua architettura tecnologica, altri potrebbero essere
troppo nuovi, altri potrebbero essere troppo costosi, etc. In alcuni
casi, ci potrebbe essere un dispositivo indispensabile che non è
disponibile. Lo scopo di questo passo è creare una "short list"
di pacchetti potenziali che sembra abbiano una ragionevoli possibilità
di soddisfare le esigenze.
Se la
long list (passo 3) non è troppo grande, potresti inviare una Richiesta
di Offerta a tutti i fornitori per un loro feedback. Potresti anche
chiedere le loro brochure dei prodotti e altra letteratura. Comunque,
bisogna in qualche modo ridurre la long list ad una short list, in
modo da poter più facilmente comparare e contrapporre i pacchetti
rimasti.
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Valutare la "Short List"
di Pacchetti.
Questa può essere la parte più difficile della
selezione di un pacchetto. Bisogna mappare le funzioni ed i dispositivi
rispetto ai requisiti e fattori pesati per determinare quale pacchetto
si avvicina di più alle esigenze. Se non hai ancora inviato una
Richiesta di Offerta (Request for Proposal - RFP) ai fornitori della
long list, adesso la puoi mandare solo a quelli della short list.
Puoi intervistare i venditori, chiedere dimostrazioni dei prodotti,
effettuare visite alla sede dei fornitori, etc. Di solito, alcuni tipi
di calcoli globali vengono generati per ogni pacchetto, sulla base di
come ogni pacchetto soddisfa le esigenze, moltiplicato per un fattore
peso. Il pacchetto con il voto più alto su tutti i requisiti dovrebbe
essere quello che meglio soddisfa le vostre esigenze. Quando avrai
completato questo passo, dovresti aver una prima e seconda scelta del
pacchetto che meglio soddisfa le tue aspettative.
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Fare la Scelta Finale e
Negoziare il Contratto.
In molte organizzazioni, il team di progetto
fa le ultime raccomandazioni e poi passa il processo ad un reparto che
formalmente si occupa di Acquisti e Forniture. La scelta finale
effettiva può essere complicata, però, a questo punto dovresti disporre
di tutte le informazioni necessarie per effettuare la scelta. Se stai
scegliendo strettamente sulla base del voto più alto, allora dovresti
avere il numero disponibile. Qualunque criterio tu abbia definito
inizialmente dovrebbe essere applicato per prendere questa decisione
finale.
Quando la
scelta finale è stata effettuata, potresti avere ancora da negoziare un
contratto o una licenza con il primo fornitore scelto. Se questo
processo non dovesse procedere in modo soddisfacente, saresti preparati
a passare al secondo fornitore, e al terzo, fino a che queste opzioni
soddisfano i tuoi requisiti minimi.
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