Se sei un project manager, dovrai cercare
di sapere sempre quanto manca alla conclusione del tuo progetto.
Potresti avere una vaga idea, come “siamo molto vicino alla
schedulazione”, “siamo quasi a metà” o “siamo al 90%”. Invece, sarebbe
meglio essere un tantino più precisi. Se hai un buon piano di lavoro e
lo stai mantenendo aggiornato, dovresti avere idea di quanto lavoro
resta da eseguire e quando potrà terminare il progetto. Ma sei al 50% ?
o al 90% ? E difficile saperlo con certezza.
Introduzione
dell’ Earned Value
Le metriche dell’earned value sono state
stabilite per determinare dove sei rispetto ad una baseline. In teoria,
questo concetto è molto elegante ed interessante. Utilizzandolo, un
project manager sa esattamente quanto ci vuole per ultimare il suo
progetto, quanto lavoro rimane, quale sarà il costo finale del progetto,
quale sarà la data di fine progetto, ed ogni sorta di altre informazioni
interessanti.
Implementare l’earned value su un progetto
richiede un enorme livello di disciplina e processi comuni. E’
difficile applicare l’earned value ad un progetto per volta, perché
nessuno capirebbe quello che stai facendo e perché lo stai facendo.
Probabilmente, non hai mai visto utilizzare l’earned value, o al massimo
in qualche corso di formazione.
Per maggiori dettagli vedi
285.9.1
Panoramica sull’Earned Value .
Il Ruolo del
PMO
Questa è una delle tante aree che il PMO
dovrà valutare per vedere se ha senso applicare l’earned value ai
progetti dell’azienda. Se hai a che fare con contratti della pubblica
amministrazione (americana) potrebbe essere obbligatorio tracciare i
progetti con la tecnica dell’Earned Value. Non è obbligatorio
utilizzarlo, però, utilizzandolo potresti trovarci dei vantaggi.
Nota che questo non è un concetto di base
che il PMO dovrebbe normalmente distribuire nella prima o seconda
tornata di diffusione del project management. La tua organizzazione
deve avere una buona base, prima di impegnarsi nel percorso dell’
dell’Earned Value. Se decide di implementare l’Earned Value, il ruolo
del PMO sarà simile a quello avuto per le altre aree di diffusione del
project management. Il PMO dovrà definire gli standard, le linee guida
e le template. Dovrà fornire formazione ed assistenza, come necessario,
per supportare l’implementazione di un modello di Earned Value.
Complessità
dell’Ambiente della tua Organizzazione
Ci sono molti fattori ambientali che
devono essere in piedi prima di poter implementare l’Earned Value.
Dal lato del progetto, il fattore più enorme da considerare è la
semplice regola di “garbage in – garbage out.” |
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Schedulazione. hai bisogno di un
buon piano di lavoro con buone stime di tutte le attività sottostanti.
Se sei impreciso con le stime di impegni e costo, i calcoli dell’earned
value daranno altrettanti risultati imprecisi.
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Gestione delle modifiche all’ambito.
Se crei buone stime iniziali per le attività di progetto, ma poi
gestisci male il contenuto del progetto, I calcoli dell’earned value
vanno immediatamente male.. D’altro canto , I numeri dell’earned
value di più lavoro non approvato formalmente e così cominciano a
sollevare presto un problema nel progetto.
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Raccogliere impegni e costi correnti.
Molti project sviluppano buono piani di lavoro e li gestiscono in base
al completamento delle attività schedulate. Molti progetti non
raccolgono le ore impiegate per ogni attività. Ovviamente queste
metriche servono per i calcoli dell’earned value.
Fattori
organizzativi
E’ difficile implementare l’Earned Value su
un singolo progetto se l’intera organizzazione non lo utilizza. Prima di
tutto, ci vuole tempo per raccogliere e calcolare i numeri dell’earned
value, e potresti scoprire che questo lavoro straordinario non è
apprezzato dal tuo management, anche se potresti dimostrare che il tempo
extra investito risulterebbe in una migliore gestione del progetto.
Similmente, I numeri risultanti dall’Earned Value sarebbero di interesse
per project manager,ma molti altri stakeholder dell’organizzazione non
capirebbero cosa significano quelle formule.
Dal punto di vista dell’organizzazione,
l’implementazione dell’Earned Value richiede un cambiamento del modo in
cui eseguire il proprio lavoro. Dovrebbe esser visto come un cambiamento
culturale. Soprattutto in un cambiamento culturale, la prima cosa è la
sponsorizzazione e la leadership dell’iniziativa. Dovresti avere un
sostenitore che desidera essere lo sponsor e che possa garantire la
formazione appropriata, che vengano messi in piedi processi ed incentivi
che consentano di applicare i concetti dell’ Earned Value in modo
consistente.
Il lavoro richiesto per implementare l’earned
value dipende anche dai processi che già esistono nell’organizzazione.
Se la tua organizzazione non è abituata a creare piani di dettaglio
accurati nelle stime di costi, impegni e durata, occorrerà del lavoro
per creare queste competenze. Similmente, se le persone non sono
abituate a tracciare tempi e costi a livello di attività, saranno
necessarie più modifiche su come I membri del team riportano quello che
stanno facendo. Per implementare il reporting dei tempi impiegati può
essere necessario adottare nuovi strumenti e processi.
Valutare i
Costi rispetto al Valore
Questo è il processo decisionale che il PMO
dovrebbe seguire per sapere se può implementare l’ Earned Value.
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Valutare impegno e costo
del’implementazione dei concetti con successo. Come descritto
precedentementee, in funzione di dove si trova oggi l’organizzazione,
il costo potrebbe essere sostanziale e la tempificazione potrebbe
essere abbastanza lunga.
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Determinare quali altre competenze
occorrono per avviare un processo di utilizzo dell’earned value. Per
esempio, I project manager, potrebbero aver bisogno di imparare meglio
le tecniche di stima affinché i calcoli siano consistenti. Può essere
necessario imparare meglio le tecniche per sviluppare piani di lavoro
più accurati.
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Chiedersi quale valore incrementale
produrrà con la misurazione più accurata dello stato di
avanzamento dei progetti. Per esempio, se un project manager gestisce
per data di ultimazione, potrebbe sapere meglio se il progetto è
dentro o fuori schedulazione. Così, se il project manager può stimare
che un progetto è fuori schedulazione di 3 settimane, che valore
assume sapere che il progetto tende ad essere fuori schedulazione di
tre settimane e due giorni, come dimostrato coni calcoli dell’earned
value? Similmente, un project manager potrebbe stimare che un
progetto e fuori budget di $10,000, mentre i calcoli dell’Earned
Value potrebbero mostrare che il progetto tende ad essere fuori budget
di $10,615. In altri termini, se i project manager hanno uno
skill decente, quale valore incrementale potrà dare l’adozione
immediate dell’Earned Value?
In alcuni casi, ci può essere abbastanza
valore superando la paura del cambiamento culturale ed il tracciamento
delle ore impiegate. Se ci sono abbastanza benefici, l’Earned Value è
un’ottima tecnica per determinare dove è arrivato un progetto e quanto
lavoro resta da eseguire.
