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Project Management
Formule e Definizione per l’esame di
Certificazione PMP®
Questo documento contiene formule e
definizioni utili a chi vuole risparmiare tempo nel raccogliere le principali
informazioni che possono apparire nelle domande d’esame e che non
necessariamente fanno parte del PMBOK ® Guide.
Alcuni termini o definizioni non sono stati tradotti, per
consentire il collegamento univoco con le domande d’esame. La
traduzione completa rischiava di snaturare il senso delle definizioni, specie
quelle finanziarie.
Il documento comprende una sezione per ogni area
di conoscenza del PMBOK ® Guide.
Buona lettura.
4 - Gestione Integrazione - Integration
Management
Formule/Calcoli
Termini/Definizioni
-
Enterprise Environmental Factors:
-
Organizational:
Relazioni di
riporti tra unità organizzative.
-
Technical: Interfacce tra processi tecnici e
discipline.
-
Interpersonal:
Relazioni di
riporti tra individui che lavorano sul progetto.
-
Logistical: Distanza fisica, edifici diversi, fusi
orari, nazioni, etc.
-
Political:
Obiettivi
individuali e agende, potere informale, alleanze informali, etc.
-
Organizational Process Assets:
-
Politiche formali ed informali, processi, procedure, linee
guida, template, piani. Insegnamento ricevuto dai progetti precedenti.
-
Possono essere organizzati differentemente in funzione
dell’area, dell’industria, dell’organizzazione o dei principali processi
di business.
-
Statement of Work:
Una descrizione
di prodotti o servizi che il progetto deve fornire. Può essere fornito dal
cliente (progetti esterni) oppure dallo sponsor (progetti interni).
-
Principali documenti di output:
-
Project Charter:
Formalmente
autorizza il progetto.
-
Project Scope Statement:
Indica quale
lavoro deve essere eseguito e quali deliverable produrre.
-
Project Management Plan:
Indica come sarà eseguito il
lavoro e comprende tutti i piani secondari:
-
Project scope management plan
-
Schedule management plan
-
Cost management plan
-
Quality management plan
-
Process improvement plan
-
Staffing management plan
-
Communication management plan
-
Risk management plan
-
Procurement management plan
-
Other components:
-
Milestone list
-
Resource calendar
-
Schedule baseline
-
Cost baseline
-
Quality baseline
-
Risk register
-
Delphi Technique:
Una forma di parere dell’esperto, utilizzata per raccogliere
opinion su problemi tecnici, stime, rischi e contenuto del lavoro.
-
Project Management Information Systems (PMIS):
Sistema automatico utilizzato dal project manager e dal team per generare il
piano di progetto, far circolare i documenti di progetto e rivedere e
controllare le modifiche al piano.
-
Configuration Management System (CMS):
Comprende processi per sottomettere le modifiche, sistemi di tracciamento
delle revisioni e delle approvazioni delle modifiche, livelli di
approvazione metodi di convalida, etc.
-
Change Control System (CCS):
Sottosistema del CMS; procedure formali che definiscono come vengono
controllate, modificate e approvate le deliverable di progetto e la
documentazione.
5 - Schema di riferimento di progetto -
Project Framework
Termini/Definizioni
(concetti già
presenti in PMP-Prep Online)
-
Project - A temporary endeavor
undertaken to create a unique product, service or result. It is not
operational work
-
Projects vs.
Operational Work
- Common
characteristics
- Performed by
people
- Constrained by
limited resources
- Planned, executed
and controlled
-
Differences
-
Operations
are ongoing and repetitive, while projects are temporary and unique
-
A project
conclude when its specific objectives have been attained, while
operations adopt a new set of objectives and the work continues
-
Triple Constraint
– Triangle that represents the balance between Time, Cost and Scope. A
project manager must also take into account the impact to Quality, Risk
and Customer Satisfaction when assessing change impact.
-
Project Management:
The application of knowledge, skills, tools and techniques to project
activities to meet project requirements
-
Other roles:
-
Project coordinator
-
Weaker than a project manager
-
Assigns work but not responsible for schedule or budget
-
Reports to a more senior functional manager
-
Project expediter
-
Weakest role
-
Updates schedule and makes sure things are done on time
-
Tracks down status reports
-
Standards
-
Established by consensus
-
Confirmed by a governing body
-
Regulations
-
Government imposed requirement
-
Programs:
Group of related projects managed in a coordinated way to obtain benefits
and control not available from managing them individually
-
Portfolios:
-
A collection of projects and programs and other work that
are initiated to meet strategic objectives
-
Projects and programs within portfolio are not
necessarily interdependent or related
-
Organizational Structures:
-
Functional:
Hierarchical; grouped by area of specialization; staff
members report to a clear superior; project scope is usually limited to
the department's boundaries; project manager has little authority; the
most common form of organization
-
Matrix:
Balance between functional and projectized; staff members report to two
bosses - project manager and functional manager
-
Three types
-
Weak
- functional manager has more power than project manager
-
Balanced
- functional manager and project manager share authority
-
Strong
- power rests with project manager
-
Projectized:
All work is organized by projects; project manager has
total control over the project; personnel report only to project manager
Project
Roles/Responsibilities
|
Project manager |
The person
responsible for managing the project |
|
Customer/User |
Person or
organization that will use the result of the project. Customer and Users may
be different entities |
|
Performing
organization |
The enterprise
whose employees are most directly involved in performing the work of the
project |
|
Project team
members |
People that are
performing the work |
|
Project management
team |
Members of the
project team who are directly involved in project management activities |
|
Sponsor |
The person or
group that provides financial resources for the project |
|
Influencers |
People or groups
that can influence, positively or negatively, the course of the project |
|
PMO |
PMO can be a
stakeholder if it has responsibility for the outcome of the project |
6- Gestione del Tempo - Time
Management
Formule/Calcoli
-
PERT:
(P + 4M + O)/6
-
Standard
Deviation:
(P-O)/6
-
Task Variance:
((P-O)/6)2
-
Forward Pass -
per determinare le date di Early Start ed Early Finish:
EF = ES +
Durata
-
Backward Pass
- per determinare le
date di
Late Start e Late Finish:
LS = LF -
Durata
-
Float:
-
Activity Early
Finish – Activity Early Start (o Late Finish – Late Start)
Termini/Definizioni
-
Metodi per fare le stime:
-
Expert Judgment
– in base all’esperienza appropriata per l’attività da eseguire
-
Analogous – in
base a precedenti attività similari
-
Parametric –
misure unitarie moltiplicate per le quantità
-
Three Points –
Utilizza tre parametri, Ottimistico, Pessimistico e Molto Probabile per
arrivare ad una stima pesata
-
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
– Tecnica dei tre punti con tendenza verso la stima più probabile
-
Network Path –
Serie di attività correlate in un diagramma
-
Critical Path – Il
percorso di un diagramma a rete con zero float che determina anche la
durata del progetto
-
Metodi di rappresentare i diagrammi:
-
Precedence Diagramming Method (PDM)
– Le attività sono rappresentate sui nodi (Activity on Node - AON). Le
attività sono racchiuse in nodi e collegate da
frecce.
-
Arrow Diagramming Method (ADM)
– Le attività sono su frecce. Le attività sono rappresentate da frecce e
sono connesse ai nodi. Ci possono essere anche relazioni dummy
rappresentate da frecce tratteggiate
-
Crashing
–
Aggiungere altre risorse per completare un’attività - facendo aumentare i
costi
-
Fast-Tracking –
Eseguire del lavoro in parallelo anziché sequenzialmente come previsto
all’inizio - facendo aumentare il rischio.
7 - Gestione dei Costi - Cost Management
Formule/Calcoli
•
CV
= EV - AC
•
SV
= EV – PV
•
CPI
= EV/AC
•
SPI
= EV/PV
•
EAC
= BAC / CPI
•
=
AC + ETC
•
=
AC + BAC – EV
•
=
AC + (BAC – EV)/ CPI
•
ETC
= EAC – AC
•
=
BAC – EV
•
= (BAC
– EV)/ CPI
•
VAC
= BAC - EAC
Termini/Definizioni
•
Tipi di Costi
–
Variabili:
Cambiano in base alla quantità di lavoro (materiali)
–
Fissi:
Non dipendono dalla quantità di lavoro (avvio)
–
Diretti:
Direttamente attribuibili al progetto (viaggi del team)
–
Indiretti:
sostenuti a beneficio di più progetti
•
Bontà delle
Stime
–
Ordine di Grandezza (Magnitude):
-50% +100%
•
Di solito stime fatte nella fase iniziale o
prima
–
Concettuali:
30% +50%
–
Preliminari:
20% +30%
–
Definitive:
-15% +20%
•
Di solito fatte dopo la pianificazione e prima
dell’esecuzione
–
Controllo:
10% +15%
•
Tipiche quando il lavoro è stato ben compreso
•
Se CV o SV sono meno di zero (negativo), il progetto va male;
se sono più grandi di zero, il progetto va bene (positivo)
•
Se CPI o SPI sono inferiori a uno (negativo) il progetto va
male, Se sono più grandi di uno, il progetto va bene (positivo)
8- Gestione della Qualità - Quality
Management
Termini/Definizioni
•
La Qualità la definisce il Cliente
•
Prevenzione più che Ispezione: la qualità non
può essere ispezionata nel prodotto, servizio o risultato
•
Costo della Qualità: costo totale di tutti gli
impegni relative alla qualità
•
Analisi con i Control Chart:
–
Fuori controllo:
•
Un punto fuori dai limiti di controllo
superiore o inferiore
•
Punti concentrati in un’area ancora sotto
controllo (regola del sette)
–
Regola del sette:
•
Una regola empirica, sette punti da un solo
lato inferiore o superiore
•
Indica che non sono casuali e che il processo
è fuori controllo
–
Causa imputabile:
•
Un punto o una concentrazione tipo la regola
del sette che richiede ulteriori analisi per determinare la causa
•
Qualità Sei Sigma
|
Valore |
Percentuale Corretta |
|
+/- 1 sigma |
68.26%
|
|
+/- 2 sigma |
95.46% |
|
+/- 3 sigma |
99.73 |
|
+/- 6 sigma |
99.99 |
 |
|
Processo => |
Quality Planning |
Quality Assurance |
Quality Control |
|
Quando? |
Pianificazione |
Esecuzione |
Controllo |
|
Principale
preoccupazione |
Piano |
Implementare,
Verifica
complessiva della correttezza del processo |
Misurare |
|
Domande tipiche |
Quali standard di
qualità devono essere utilizzati?
Come si
raggiungono questi standard? |
Come si può
migliorare la qualità?
Gli standard sono
ancora rilevanti?
|
Numero di errori?
Prestazione della
schedulazione?
Sono stati
rispettati gli standard? |
9 - Gestione Risorse Umane - Human Resource Management
Termini/Definizioni
- Matrice
delle Responsabilità (Responsibility Assignment Matrix -RAM):
Un esempio è la matrice RACI (Responsible, Authority, Consult, Inform)
- Potere
di un Project Manager
-
Formal:
Basato sulla
posizione gerarchica
-
Reward: in base alla possibilità di assegnare riconoscimenti
-
Penalty: in base alla possibilità di infliggere punizioni, multe
-
Expert: Basato sull’esperienza riconosciuta dal gruppo
-
Referent: Basato sull’autorità di una persona di posizione più alta
Motivare le
persone
- Teoria X
e Y di McGregor
-
Gerarchia dei bisogni di Maslow: Piramide che mostra come I bisogni di
livello più basso devono essere soddisfatti per primi
- Teoria
di Herzberg: I fattori igienici devono esserci, ma la loro presenza non
necessariamente risulta motivante; i fattori motivanti devono esserci per
motivare ma non saranno efficaci se non ci sono anche i fattori igienici
- Teoria
dell’Aspettativa
Cause più comuni di
conflitto
-
Schedulazione
- Priorità
dei progetti
- Risorse
- Opinioni
tecniche
-
Personalità
Gestione dei conflitti
|
Tecniche di risoluzione |
Risultati |
|
Confronting:
Discutere e risolvere il problema che ha generato il conflitto (problem solving) |
Richiede tempo perché bisogna
risolvere il problema |
|
Compromising(lose-lose):
Cercare soluzioni che soddisfino entrambe le parti in conflitto |
Entrambe le parti possono
restare insoddisfatte |
|
Withdrawal (avoidance):
Evitare di affrontare il conflitto o rinviare una decisione |
Negativo e potrebbe avere
impatto a più lungo termine |
|
Smoothing:
Enfatizzare la parte condivisa e ridurre le differenze di opinioni |
Ignorare il problema
allontanandosi dal problema reale |
|
Forcing:
Imporre un punto di vista alle spese di un altro |
Il modo peggiore di risolvere
un problema perché non lo risolve per qualcuno |
10 - Gestione della Comunicazione - Communication
Management
Formule/Calcoli
Termini
/Definizioni
-
Modello Mittente/Ricevente –
comprende i
loop di feedback (Mittente, Ricevente) e le barriere per comunicare
(Media, Filtri, Assunzioni, Rumore)
-
Forme di Comunicazione
-
Non verbale
- Circa il 55% della comunicazione si basa sui gesti
-
Para linguale
- Il volume ed il tono di voce
-
Ascolto attivo
- Il Ricevente conferma di aver sentito e/o chiede chiarimenti
-
Ascolto efficace
- Guardare lo speaker per cogliere la comunicazione non verbale o para
linguale, fornendo feedback
-
Metodi di Comunicazione
|
Metodo di
Comunicazione |
Utilizzo |
|
Formale
scritto |
Problemi
complessi, lunghe distanze, piano di progetto, argomenti ufficiali |
|
Formale
verbale |
Presentazioni,
discorsi |
|
Informale
scritto |
Memo, e-mail,
note |
|
Informale
verbale |
Riunioni,
conversazioni |
11 - Gestione Rischio - Risk Management
Termini/Definizioni
-
Analisi Qualitativa del Rischio:
mettere i rischi in priorità
per ulteriori azioni, assegnare impatto e probabilità ai rischi
identificati.
-
Analisi Quantitativa del Rischio:
Analizzare numericamente
l’effetto dei rischi identificati sull’intero progetto.
-
Rischio –
Un
evento o una condizione futura
-
Tecniche di risposta al Rischio
-
Rischio Negativo
-
Evitare:
Eliminare il rischio eliminando la causa
-
Mitigare:
Minimizzare la probabilità e l’impatto del rischio
-
Trasferire:
-
Trasferire il rischio ad un’altra entità
-
Rendere altri responsabili del rischio, acquistando una polizza,
garanzie, lavoro in outsourcing
-
Il trasferimento del rischio viene regolato da un contratto
-
Rischio Positivo
-
Beneficiarne:
Eliminare l’incertezza associata ad un rischio particolare
-
Condividere:
Beneficiarne attraverso una terza parte più capace di cogliere
l’opportunità
-
Aumentare:
Modificare l’ampiezza di una opportunità per aumentare la probabilità
e/o l’impatto
-
Positivo e Negativo
-
Accettazione:
Accettare il rischio senza sviluppare nessuna risposta specifica;
-
Accettazione Passiva:
affidarsi alle azioni come necessarie
-
Accettazione Attiva:
creare piani contingenti
-
Strategia della risposta contingente:
Deflazione o allocazione
-
Soglia:
limite che indica che l’evento rischio si è verificato o che sta per
verificarsi.
12 - Gestione Acquisti - Procurement Management
Formule/Calcoli
•
CPIF(Cost Plus Incentive Fee):
o
Target Cost; Actual Cost; Target Fee; Share Ratio:
o
Target Cost + Target Fee + ((Target Cost - Actual Cost) *
Share Ratio)
•
FPIF – Fixed Price Incentive Fee:
o
Target Cost; Actual Cost; Target Fee; Share Ratio
o
Actual Cost + Target Fee + ((Target Cost - Actual Cost) *
Share Ratio)
•
Point of Total Assumption:
o
Target Cost; Ceiling Price; Target Price; Buyer’s Share Ratio
o
Target Cost + ((Ceiling Price – Target Price)/Buyer’s Share
Ratio)
Termini/Definizioni
•
Visti dalla prospettiva di chi acquisita
•
Tipi di Contratti:
•
Costo Rimborsabile
o
CPFF(Cost Plus Fixed Fee):
la forma più
comune di CRT; la parte fissa rappresenta il margine di profitto del
venditore
o
CPPC(Cost Plus Percentage of Cost):
Illegale in USA
e generalmente negative per il compratore; il venditore non è incentivato a
controllare il costo
o
CPIF(Cost Plus Incentive Fee):
Simile al CPFF
più un incentivo
o
CPAF(Cost Plus Award Fee):
Simile al CPIF
con un bonus dipendente dalla prestazione
•
Fixed Price
o
FPIF – Fixed Price Incentive Fee
o
FPEPA – Fixed Price Economic Price Adjustment
•
Time and
Material:
A volte chiamato “prezzo unitario”; Il prezzo è per ora o per
pezzo; di solito per piccole somme; è una combinazione di Prezzo fisso e
Costo Rimborsabile
•
Point of
Total Assumption:
Prezzo determinato da un contratto Fixed Price Incentive Fee
(FPIF) dove il venditore supporta eventuali costi extra; Il contratto
stabilisce che il venditore assuma la responsabilità dei costi aggiuntivi;
quando il costo raggiunge il tetto ( PTA), il tetto concordato è il massimo
che pagherà il compratore.
Rischio
tipico dei contratti
|
Compratore
Alto ====================================== Basso
|
CPPC |
T&M |
CPFF |
CPAF |
CPIF |
FPEFA |
FPIF |
FP |
Basso ====================================== Alto
|
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