2.2 Stakeholder di progetto

Gli stakeholder di progetto sono persone o strutture organizzative attivamente coinvolte nel progetto o i cui interessi possono subire conseguenze dell’esecuzione o dal completamento del progetto. Gli stakeholder possono anche influire sugli obiettivi e sui risultati del progetto. Il gruppo di Project Management deve identificare gli stakeholder, determinarne i requisiti e le aspettative e, per quanto possibile, gestire l’influenza che possono esercitare in merito ai requisiti per garantire la buona riuscita del progetto. La figure 2-5 illustra la relazione tra stakeholder e gruppo di progetto.

Figura 2-5. Relazione tra gli stakeholder e il progetto

Gli stakeholder, quando partecipano a un progetto, hanno vari livelli di responsabilità e autorità che possono tuttavia cambiare nel corso del ciclo di vita del progetto. La loro responsabilità e autorità spazia da contributi occasionali ad indagini o focus group alla completa sponsorizzazione del progetto, che include un supporto finanziario e politico. Gli stakeholder che ignorano tale responsabilità possono anche causare danni agli obiettivi del progetto. Analogamente, i project manager che ignorano gli stakeholder si possono aspettare conseguenze negative sui risultati del progetto.

A volte l’identificazione degli stakeholder può risultare difficoltosa. Si potrebbe sostenere, ad esempio, che anche un operaio alla catena di montaggio, il cui posto di lavoro dipenda dalla riuscita di un progetto per un nuovo prodotto, sia uno stakeholder. L’insuccesso nell’identificare uno stakeholder chiave può causare problemi seri al progetto. Ad esempio, in un progetto di aggiornamento del software per l’anno 2000 (Y2K), il ritardato riconoscimento del fatto che l’ufficio legale fosse uno stakeholder importante ha causato l’aggiunta ai requisiti del progetto di molti task di documentazione.

Gli stakeholder possono avere sia un impatto negativo che positivo sul progetto. Gli stakeholder positivi sono quelli che traggono in genere vantaggi dalla buona riuscita del progetto, mentre gli stakeholder negativi sono quelli che vedono risultati negativi dalla buona riuscita del progetto. Ad esempio, i dirigenti aziendali appartenenti a una comunità, che trarrebbe vantaggio da un progetto di espansione industriale, sono stakeholder positivi perché vedono nel successo del progetto un ritorno economico per la propria comunità. Al contrario i gruppi di ambientalisti possono essere considerati degli stakeholder negativi, se ritengono che il progetto sia nocivo per l’ambiente. In presenza di stakeholder positivi, è possibile supportarne gli interessi contribuendo al successo del progetto, ad esempio facendo in modo che il progetto ottenga tutte le autorizzazioni necessarie per proseguire. L’interesse degli stakeholder negativi verrebbe invece supportato con un aumento dei vincoli sull’avanzamento del progetto, come la richiesta di ulteriori indagini ambientali. Spesso il gruppo di progetto non tiene conto a sufficienza degli stakeholder negativi, tanto da mettere a repentaglio la buona riuscita del proprio progetto.

Gli stakeholder principali di un progetto includono:

• Project manager: persona responsabile della gestione del progetto.

• Cliente/utente: persona o struttura organizzativa che utilizzerà il prodotto del progetto. Possono esistere diversi livelli di clienti. Ad esempio, i clienti di un nuovo prodotto farmaceutico comprendono i medici che lo prescrivono, i pazienti che lo assumono e le assicurazioni mediche che ne pagano l’acquisto. In alcune aree applicative, i termini cliente e utente sono sinonimi, mentre in altre per cliente si intende l’entità che effettua l’acquisto del prodotto del progetto e per utente colui che utilizza direttamente tale prodotto.

• Performing Organization: azienda i cui dipendenti sono coinvolti più direttamente nello svolgimento del lavoro del progetto.

• Membri del gruppo di progetto: gruppo incaricato dell’esecuzione del lavoro previsto dal progetto.

• Gruppo di Project Management: membri del gruppo di progetto che sono direttamente coinvolti nelle attività di Project Management.

• Sponsor: persona o gruppo che fornisce le risorse finanziarie, in denaro o in natura, necessarie al progetto.

• Soggetti influenti: persone o gruppi che sono non direttamente collegati con l’acquisto o l’uso del prodotto del progetto ma che, a causa della posizione ricoperta nella struttura organizzativa del cliente o nella Performing Organization, possono influire positivamente o negativamente sul corso del progetto.

• PMO: se presente nella Performing Organization, il PMO può essere considerato uno stakeholder se ha una responsabilità diretta o indiretta sull’esito del progetto.

Oltre a questi stakeholder principali, ci sono vari nomi e categorie di stakeholder di progetto, sia interni che esterni, come proprietari e investitori, fornitori e appaltatori, membri del gruppo di lavoro e relative famiglie, agenzie governative e rappresentanti dei media, singoli cittadini, lobby temporanee o permanenti, strutture organizzative e società nel loro insieme. L’individuazione e il raggruppamento degli stakeholder serve principalmente a identificare le persone e le strutture organizzative che si considerano tali. I ruoli e le responsabilità degli stakeholder possono condividere aree comuni, come nel caso in cui un’impresa edile fornisca i fondi per il finanziamento di uno stabilimento di cui cura la progettazione.

I project manager hanno il compito di gestire le aspettative degli stakeholder, compito spesso reso difficoltoso a causa dei differenti, e a volte contrastanti, obiettivi degli stakeholder stessi. Per esempio.

• Il responsabile di un reparto che abbia richiesto un nuovo sistema informatico può essere interessato a contenerne il costo, mentre l’architetto di sistema potrebbe desiderare piuttosto un sistema tecnicamente avanzato e la ditta che ha in appalto la programmazione potrebbe a propria volta avere come obiettivo prioritario la massimizzazione del profitto.

• Per il vicepresidente del reparto di ricerca in un’azienda elettronica il successo di un nuovo prodotto si misura in base al grado di novità della tecnologia raggiunta, per il vicepresidente del reparto produzione in base al grado di efficienza del processo produttivo, mentre per il vicepresidente del marketing il successo dipende dal numero di nuove funzionalità disponibili.

• Il titolare di un progetto di sviluppo immobiliare avrà come interesse principale il rispetto dei tempi di consegna, mentre l’ente pubblico locale competente avrà come obiettivo primario la massimizzazione degli introiti fiscali, un gruppo ambientalista la riduzione al minimo dell’impatto ambientale e i residenti della zona, a loro volta, il trasferimento del progetto in un altro luogo.