5.1 Pianificazione dell'ambito

La definizione e la gestione dell'ambito del progetto influiscono sulla sua riuscita complessiva. Ciascun progetto richiede un attento equilibrio tra strumenti, origini dei dati, metodologie, processi e procedure, nonché tra altri fattori che garantiscono che l'impegno dedicato alle attività di ambito sia adeguato alle dimensioni, alla complessità e all'importanza del progetto. Ad esempio, un progetto critico potrebbe richiedere attività di ambito formali, accurate e intensive, mentre un progetto di routine potrebbe avere requisiti assai inferiori in termini di documentazione e verifica. Il gruppo di Project Management si occupa di documentare le decisioni sulla gestione dell'ambito nel contesto del piano di gestione dell'ambito del progetto; quest'ultimo è uno strumento di pianificazione che descrive in che modo il gruppo dovrà definire l'ambito del progetto, elaborarne una dettagliata descrizione, definire ed elaborare la struttura di scomposizione del lavoro, verificare e controllare l'ambito del progetto. L'elaborazione del piano di gestione dell'ambito del progetto e il relativo esame dettagliato cominciano con l'analisi delle informazioni contenute nel Project Charter, la descrizione preliminare dell'ambito del progetto, la più recente versione approvata del piano di Project Management, i dati storici contenuti negli asset dei processi organizzativi   ed eventuali altri fattori ambientali aziendali pertinenti.

Figura 5-3. Pianificazione dell'ambito: Input, Strumenti e tecniche e Output

5.1.1 Pianificazione dell'ambito: Input

.1 Fattori ambientali aziendali
I fattori ambientali aziendali comprendono elementi quali la cultura dell’organizzazione, l'infrastruttura, gli strumenti, le risorse umane, le politiche relative al personale e le condizioni di mercato che potrebbero incidere sulle modalità di gestione dell'ambito del progetto.

.2 Asset dei processi organizzativi
Gli asset dei processi organizzativi sono regole, procedure e direttive formali e informali che potrebbero incidere sulle modalità di gestione dell'ambito del progetto. Gli asset riportati di seguito rivestono un particolare interesse per la pianificazione dell'ambito del progetto.

• Regole organizzative che fanno capo alla pianificazione e alla gestione dell'ambito del progetto.

• Procedure organizzative relative alla pianificazione e alla gestione dell'ambito del progetto.

• Dati storici legati a progetti precedenti verosimilmente situati nella Knowledge base delle lesson learned.

.3 Project Charter
Per la descrizione, consultare il paragrafo 4.1.

.4 Descrizione preliminare dell'ambito del progetto
Per la descrizione, consultare il paragrafo 4.2.

.5 Piano di Project Management
Per la descrizione, consultare il paragrafo 4.3.

5.1.2 Pianificazione dell'ambito: Strumenti e tecniche

.1 Parere di esperti
Nell'elaborazione del piano di gestione dell'ambito del progetto si fa ricorso al parere di esperti relativo al modo in cui è stato gestito l'ambito in progetti equivalenti.

.2 Schemi di documento, Moduli, Standard
Tra gli schemi di documento si contano quelli relativi alla struttura di scomposizione del lavoro (modelli di WBS), al piano di gestione dell'ambito e i moduli di controllo delle modifiche dell'ambito del progetto.

5.1.3 Pianificazione dell'ambito: Output

.1 Piano di gestione dell'ambito del progetto
Il piano di gestione dell'ambito del progetto fornisce indicazioni sul modo in cui l'ambito del progetto verrà definito, documentato, verificato, gestito e controllato dal gruppo di Project Management. I componenti del piano di gestione dell'ambito del progetto includono:

• Un processo che consenta di preparare una descrizione dettagliata dell'ambito del progetto sulla base della descrizione preliminare.

• Un processo che consenta la creazione della WBS a partire dalla descrizione dettagliata dell'ambito del progetto e che stabilisca in che modo la WBS verrà aggiornata e approvata.

• Un processo che specifichi la modalità per ottenere la verifica e l'accettazione formale dei deliverable di progetto completati.

• Un processo che consenta di controllare in che modo verranno elaborate le richieste di modifica alla descrizione dettagliata dell'ambito del progetto. Tale processo è direttamente collegato al processo di controllo integrato delle modifiche.

Il piano di gestione dell'ambito del progetto è contenuto nel piano di Project Management, o ne è un componente secondario. Il piano di gestione dell'ambito del progetto può essere informale e sintetico oppure formale e molto dettagliato, in base alle necessità del progetto.