5.2 Definizione dell'ambito

La preparazione di una descrizione dettagliata dell'ambito del progetto è critica per la riuscita del progetto stesso e si fonda sui deliverable principali, gli assunti e i vincoli documentati durante l'avvio del progetto nel corso della descrizione preliminare dell'ambito del progetto. Durante la pianificazione, si apprendono ulteriori informazioni sul progetto ed è quindi possibile definire e descrivere l'ambito del progetto con maggiore specificità. Le esigenze, le necessità e le aspettative degli stakeholder vengono analizzate e convertite in requisiti. Viene esaminata la completezza di assunti e vincoli che, se necessario, vengono integrati. Il gruppo di progetto ed altri stakeholder, che dispongono di informazioni approfondite sulla descrizione preliminare dell'ambito del progetto, sono in grado di eseguire e preparare le analisi.

Figura 5-4. Definizione dell'ambito: Input, Strumenti e tecniche e Output

5.2.01TS Processo di Definizione dell'Ambito (Metodologia TenStep)

5.2.02TS Tecniche di Definizione dell'Ambito (Metodologia TenStep)

5.2.1 Definizione dell'ambito Input

.1 Asset dei processi organizzativi
Per la descrizione, consultare il paragrafo 4.1.1.4.

.2 Project Charter
Se in una Performing Organization non viene utilizzato alcun Project Charter, è comunque necessario acquisire o elaborare informazioni analoghe e utilizzarle per sviluppare la descrizione dettagliata dell'ambito del progetto.

.3 Descrizione preliminare dell'ambito del progetto
Se in una Performing Organization non viene utilizzata alcuna descrizione preliminare dell'ambito del progetto, è comunque necessario acquisire o elaborare informazioni analoghe, comprese le specifiche del prodotto, e utilizzarle per sviluppare la descrizione dettagliata dell'ambito del progetto.

.4 Piano di gestione dell'ambito del progetto
Per la descrizione, consultare il paragrafo 5.1.3.1.

.5 Richieste di modifica approvate
Le richieste di modifica approvate (paragrafo 4.4) possono comportare modifiche all’ambito del progetto, alla qualità del progetto, ai costi stimati o alla schedulazione di progetto. Le modifiche vengono generalmente identificate e approvate mentre il lavoro del progetto è in corso.

5.2.2 Definizione dell'ambito Strumenti e tecniche

.1 Analisi dei prodotti
Ciascuna area applicativa dispone di uno o più metodi largamente accettati per tradurre gli obiettivi di progetto in deliverable e requisiti concreti. L'analisi dei prodotti prevede l'uso di tecniche quali scomposizione dei prodotti, analisi di sistema, ingegneria di sistema, ingegneria del valore, analisi del valore e analisi funzionale.

.2 Identificazione delle alternative
La tecnica di identificazione delle alternative si utilizza per generare approcci diversi all'esecuzione del lavoro di progetto. A tale scopo possono essere utilizzate varie tecniche di general management, tra cui le più comuni sono il brainstorming e il pensiero laterale.

.3 Parere di esperti
A ciascuna area applicativa possiede esperti che possono essere impiegati per sviluppare parti della descrizione dettagliata dell'ambito del progetto.

.4 Analisi degli stakeholder
L'analisi degli stakeholder consente di identificare l'influenza e gli interessi dei vari stakeholder e ne documenta esigenze, necessità e aspettative. L'analisi prosegue quindi selezionando, assegnando una priorità e quantificando tali esigenze, necessità e aspettative al fine della creazione dei requisiti. Le aspettative non quantificabili, quali la soddisfazione del cliente, hanno carattere soggettivo e la probabilità di un loro soddisfacimento è ad alto rischio. È possibile che gli interessi degli stakeholder subiscano l'influsso positivo o negativo dell'esecuzione o del completamento del progetto e che siano a loro volta in grado di esercitare la propria influenza sul progetto e i relativi deliverable.

5.2.3 Definizione dell'ambito Output

.1 Descrizione dell'ambito del progetto
La descrizione dell'ambito del progetto illustra dettagliatamente i deliverable di progetto e il lavoro necessario per crearli. La descrizione provvede anche a creare una comune comprensione dell'ambito tra i diversi stakeholder e descrive i principali obiettivi del progetto stesso. Consente inoltre al gruppo di progetto di eseguire una pianificazione più dettagliata, guida il lavoro del gruppo di progetto durante l'esecuzione e fornisce la baseline per valutare se le richieste di modifiche o di lavoro ulteriore siano contenute all'interno o all'esterno dei confini del progetto.

Il grado e il livello di dettaglio in base ai quali la descrizione dell'ambito del progetto definisce quale sia il lavoro da eseguire e quale il lavoro da escludere, può determinare l'efficacia del controllo esercitato dal gruppo di Project Management sull'ambito complessivo del progetto. A sua volta, la gestione dell'ambito del progetto può determinare l'efficacia della pianificazione, della gestione, del controllo e dell'esecuzione del progetto da parte del gruppo di Project Management. La descrizione dettagliata dell'ambito del progetto comprende le voci descritte di seguito, sia direttamente che mediante riferimento ad altri documenti:

• Obiettivi del progetto: Gli obiettivi del progetto comprendono i criteri misurabili del successo del progetto. I progetti possono avere una vasta gamma di obiettivi commerciali, di costo, di schedulazione, tecnici e di qualità. Gli obiettivi del progetto possono comprendere anche obiettivi di costo, di schedulazione e di qualità. Ciascun obiettivo di progetto dispone di attributi quali il costo, di unità di misura quali il dollaro USA e di un valore assoluto o relativo come “minore di 1,5 milioni di dollari”.

• Descrizione delle specifiche di prodotto: Descrive le caratteristiche del prodotto, del servizio o del risultato per la cui realizzazione è stato creato il progetto. Poiché le caratteristiche del prodotto vengono elaborate progressivamente, esse presenteranno generalmente meno dettagli nella fase iniziale rispetto alle fasi successive. Anche se le caratteristiche subiscono una variazione sia formale che sostanziale, la descrizione dell'ambito deve sempre contenere informazioni sufficientemente dettagliate da consentire in seguito la pianificazione dell'ambito del progetto.

• Requisiti del progetto: Descrive le condizioni o le qualità che i deliverable del progetto devono soddisfare o possedere per garantire la conformità a un contratto, a uno standard, a specifiche di prodotto o ad altra documentazione il cui rispetto è formalmente imposto. Le analisi di tutte le esigenze degli stakeholder, le loro necessità e le loro aspettative vengono tradotte in requisiti cui viene assegnata una priorità.

• Limiti di progetto: Identificano in genere ciò che è incluso nel progetto. Dichiara esplicitamente ciò che è escluso dal progetto, nel caso in cui uno stakeholder possa basarsi sull'assunto che un determinato prodotto, servizio o risultato possa essere un componente del progetto.

• Deliverable di progetto: I deliverable (paragrafo 4.4.3.1) comprendono tanto gli output che contengono il prodotto o servizio del progetto, quanto i risultati collaterali, quali le relazioni e la documentazione del Project Management. A seconda della descrizione dell'ambito del progetto, i deliverable possono essere descritti a livello sommario o in modo particolarmente dettagliato.

• Criteri di accettazione del prodotto: Definisce il processo e i criteri di accettazione dei prodotti completati.

• Vincoli del progetto: Elenca e descrive i vincoli di progetto specifici associati all'ambito del progetto che limitano le opzioni a disposizione del gruppo di lavoro. Sono compresi, ad esempio, un budget predefinito o una data imposta (milestone di schedulazione) richiesti formalmente dal cliente o dalla Performing Organization. Nel caso in cui il progetto sia eseguito in dipendenza di un contratto, i termini del contratto si tradurranno, in genere, in vincoli. I vincoli elencati nella descrizione dettagliata dell'ambito del progetto sono solitamente più numerosi e dettagliati di quelli elencati nel Project Charter.

• Assunti del progetto: Elenca e descrive gli specifici assunti del progetto relativi all'ambito e l'impatto potenziale di tali assunti se dovessero dimostrarsi falsi. I gruppi di progetto spesso li identificano, li documentano e li convalidano nel corso del processo di pianificazione. Gli assunti elencati nella descrizione dettagliata dell'ambito del progetto sono in genere più numerosi e dettagliati di quelli elencati nel Project Charter.

• Organizzazione iniziale del progetto: Identifica i membri del gruppo di progetto e gli stakeholder. È inoltre documentata l'organizzazione del progetto.

• Rischi iniziali definiti: Identifica i rischi noti.

• Milestone di schedulazione: Il cliente o la Performing Organization possono di identificare milestone e mettere delle date imposte in tali milestone di schedulazione. Ci si può riferire a queste date come vincoli di schedulazione.

• Limite di finanziamento: Descrive qualsiasi limitazione a cui è soggetto il finanziamento del progetto, sia nel valore complessivo che riguardo ad un lasso di tempo specificato.

• Stima dei costi: La stima dei costi del progetto confluisce nel costo totale previsto del progetto e viene generalmente preceduta da una specifica che fornisce indicazioni di accuratezza, ad esempio concettuale o definitivo.

• Requisiti di gestione della configurazione del progetto: Descrive il livello della gestione della configurazione e del controllo delle modifiche da implementare sul progetto.

• Specifiche del progetto: Identifica i documenti delle specifiche a cui il progetto si deve attenere.

• Requisiti di approvazione: Identifica i requisiti di approvazione che è possibile applicare ad elementi quali obiettivi del progetto, deliverable, documenti e lavoro.

.2 Richieste di modifica
Durante il processo di definizione dell'ambito possono venire elaborate richieste di modifica al piano di Project Management e ai relativi piani ausiliari. Le modifiche vengono elaborate per l'analisi e la disposizione dal processo di controllo integrato delle modifiche.

.3 Piano di gestione dell'ambito del progetto (aggiornamenti)
Potrebbe essere necessario aggiornare il componente del piano di Project Management relativo al piano di gestione dell'ambito del progetto affinché comprenda le richieste di modifica approvate, come risultano dal processo di definizione dell'ambito.