5.3 Creare la WBS

La WBS è una scomposizione gerarchica, orientata ai deliverable, del lavoro che deve essere eseguito dal gruppo di progetto per realizzare gli obiettivi del progetto stesso e creare i deliverable richiesti. La WBS organizza e definisce l'ambito complessivo del progetto. Essa ne suddivide il lavoro in porzioni più piccole e più facili da gestire, dove ogni livello successivo della WBS comporta una definizione più dettagliata del lavoro di progetto. È possibile effettuare la schedulazione, la stima dei costi, il monitoraggio e il controllo del lavoro pianificato, contenuto nei componenti della WBS che si trovano ai livelli più bassi della gerarchia, chiamati anche Work Package.

La WBS rappresenta il lavoro specificato nella descrizione dell'ambito del progetto, approvata. I componenti costitutivi della WBS sono d’aiuto agli stakeholder nel visualizzare i deliverable (paragrafo 4.4.3.1) del progetto.

Figura 5-5. Creare la WBS: Input, Strumenti e tecniche e Output

5.3.01 Processo di Creazione della WBS (Metodologia TenStep)

5.3.02 Tecniche per Creare la WBS (Metodologia TenStep)

5.3.1 Creare la WBS: Input

.1 Asset dei processi organizzativi
Per la descrizione, consultare il paragrafo 4.1.1.4.

.2 Descrizione dell'ambito del progetto
Per la descrizione, consultare il paragrafo 5.2.3.1.

.3 Piano di gestione dell'ambito del progetto
Per la descrizione, consultare il paragrafo 5.2.1.4.

.4 Richieste di modifica approvate
Per la descrizione, consultare il paragrafo 4.4.1.4.

5.3.2 Creare la WBS: Strumenti e tecniche

.1 Modelli della struttura di scomposizione del lavoro
Sebbene ciascun progetto sia unico, è possibile utilizzare la WBS di un progetto precedente come modello per progetto un nuovo, in quanto alcuni progetti possono essere affini a progetti precedenti. Ad esempio, molti progetti all’interno di un’organizzazione sono caratterizzati da cicli di vita identici o simili e di conseguenza i deliverable richiesti per ciascuna fase risultano identici o simili. Molte aree applicative o Performing Organization hanno adottato dei modelli di WBS standard.

Il Project Management Institute Practice Standard for Work Breakdown Structures fornisce una guida alla generazione, allo sviluppo e all'applicazione delle strutture di scomposizione del lavoro. Nel manuale sono contenuti numerosi esempi, specifici per settore, dei modelli delle WBS che possono essere personalizzati per progetti specifici creati in una determinata area applicativa. Nella figura 5-6 viene illustrata una parte di un esempio di WBS, con alcune diramazioni della WBS scomposta fino al livello dei Work Package.

Figura 5-6. Esempio di struttura di scomposizione del lavoro con alcune diramazioni scomposte fino ai Work Package

.2 Scomposizione
La scomposizione è una suddivisione dei deliverable del progetto in componenti più piccoli e più facili da gestire fino a che lavoro e deliverable vengono definiti a livello di Work Package. Il livello dei Work Package rappresenta il gradino più basso della gerarchia creata dalla WBS ed è il punto che consente una stima più affidabile dei costi e della schedulazione previsti dal lavoro. Il livello di dettaglio dei Work Package varia in base alle dimensioni e alla complessità del progetto.

Non sempre è possibile effettuare la scomposizione di un deliverable o un sottoprogetto che dovrebbero essere eseguiti in un periodo troppo lontano nel tempo. Il gruppo di Project Management aspetta in genere fino a che i deliverable o il sottoprogetto siano più chiari per sviluppare i dettagli della WBS. Tale tecnica viene a volte denominata “pianificazione a finestra mobile”.

Deliverable diversi possono essere caratterizzati da livelli di scomposizione diversi. Per ottenere un impegno di lavoro che sia gestibile (come un Work Package), il lavoro relativo ad alcuni deliverable deve essere scomposto soltanto al livello successivo, mentre in altri casi sono necessari ulteriori livelli di scomposizione. Con l'incremento della scomposizione del lavoro in livelli di dettaglio inferiori, si incrementa la capacità di pianificare, gestire e controllare il lavoro. Tuttavia, una scomposizione eccessiva può portare a un impegno di gestione improduttivo, a un uso inefficiente delle risorse e a un calo dell'efficienza nell'esecuzione del lavoro. Il gruppo di progetto deve trovare un punto di equilibrio tra un livello scarso e un livello eccessivo di dettaglio nella pianificazione della WBS.

La scomposizione del lavoro complessivo di progetto comporta in genere le attività riportate di seguito:

• Identificazione dei deliverable e del relativo lavoro.

• Strutturazione e organizzazione della WBS.

• Scomposizione dei livelli superiori della WBS in componenti dettagliati a livelli inferiori.

• Sviluppo e assegnazione di codici di identificazione ai componenti della WBS.

• Verifica che i livelli di scomposizione del lavoro siano necessari e sufficienti.

L'identificazione dei principali deliverable del progetto e del lavoro necessario per produrre tali deliverable richiede l'analisi della descrizione dettagliata dell'ambito del progetto. Tale analisi necessita inoltre l’utilizzo del parere di esperti che consenta di identificare tutto il lavoro incluso nei deliverable di Project Management e nei deliverable richiesti da contratto.

La strutturazione e l'organizzazione dei deliverable e del lavoro di progetto ad essi associato in una WBS, che sia conforme ai requisiti di controllo e di gestione imposti dal gruppo di Project Management, è una tecnica analitica che può essere eseguita utilizzando un modello di WBS. La struttura che ne risulta può assumere diverse forme come:

• Utilizzo dei deliverable e dei sottoprogetti principali come primo livello di scomposizione, come illustrato nella figura 5-6.

• Utilizzo dei sottoprogetti illustrati nella figura 5-6, dove i sottoprogetti possono essere sviluppati da organizzazioni esterne al gruppo di progetto. Ad esempio, in alcune aree applicative è possibile definire e suddividere la WBS di progetto in più parti, come una WBS di progetto riepilogativa con più sottoprogetti al suo interno, che possono essere dati in subappalto. Il fornitore sviluppa quindi una WBS di supporto al contratto come elemento costitutivo del lavoro pattuito.

• Utilizzo delle fasi del ciclo di vita del progetto come primo livello di scomposizione, con i deliverable del progetto inseriti al secondo livello, come mostrato nella figura 5-7.

• Utilizzo di approcci diversi all'interno di ciascuna diramazione della WBS, come mostrato nella figura 5-8, dove il collaudo e la valutazione sono una fase, l'aeromobile è un prodotto e la formazioni un servizio di supporto.

La scomposizione dei componenti della WBS di livello superiore richiede la suddivisione del lavoro per ciascun deliverable o sottoprogetto nei suoi componenti fondamentali, dove i componenti della WBS rappresentano dei prodotti, servizi o risultati verificabili. Ogni componente deve essere definito chiaramente ed esaustivamente e quindi assegnato a un'unità specifica interna alla Performing Organization che accetti la responsabilità legata al completamento dei componenti della WBS. I componenti vengono definiti in base alla modalità effettiva di esecuzione e controllo del lavoro previsto dal progetto. Ad esempio, il componente report di stato del Project Management può prevedere dei report di stato settimanali, mentre il prodotto da generare può comprendere numerosi componenti fisici unici più l'assemblaggio finale.

Nell'ambito della verifica della correttezza della scomposizione è necessario determinare se i componenti della WBS appartenenti ai livelli inferiori siano effettivamente quelli necessari e sufficienti al completamento dei corrispondenti deliverable appartenenti a livelli superiori.

Figura 5-7. Esempio di struttura di scomposizione del lavoro organizzata per fasi

Figura 5-8. Esempio di scomposizione del lavoro per articoli di materiale per la Difesa

5.3.3 Creare la WBS: Output

.1 Descrizione dell'ambito del progetto (aggiornamenti)
Se dal processo Creare la WBS vengono originate richieste di modifica approvate, allora la descrizione dell'ambito del progetto viene aggiornata in modo da includerle.

.2 Struttura di scomposizione del lavoro
La WBS corrente è il documento principale generato dal processo Creare la WBS. A ciascun componente della WBS, compresi i Work Package e i punti di controllo appartenenti a una WBS, viene in genere assegnato un identificativo univoco da un codice di classificazione. Questi identificativi forniscono una struttura per la somma gerarchica delle informazioni su costi, schedulazione e risorse.

La WBS non va confusa con altre forme di strutture di scomposizione utilizzate per presentare informazioni del progetto. Di seguito vengono illustrate le altre strutture utilizzate in alcune aree applicative o in altre aree di conoscenza:

• Struttura di scomposizione dell'organizzazione (OBS): fornisce una rappresentazione gerarchica dell'organizzazione del progetto disposta in modo da correlare i Work Package alle unità della Performing Organization.

• Distinta base (BOM): rappresenta un elenco organizzato in ordine gerarchico dei componenti finiti, dei componenti semilavorati e dei componenti fisici necessari alla creazione del prodotto.

• Struttura di scomposizione dei rischi (RBS): fornisce una rappresentazione gerarchica dei rischi del progetto ordinata per categoria di rischio.

• Struttura di scomposizione delle risorse (RBS): fornisce una rappresentazione gerarchica delle risorse ordinate per tipo da utilizzare nel corso del progetto.

.3 Dizionario della WBS
Il documento generato dal processo Creare la WBS che supporta la WBS viene chiamato “dizionario della WBS” ed è il documento di accompagnamento della WBS stessa. Nel dizionario della WBS è possibile descrivere in modo dettagliato il contenuto dei componenti inclusi in una WBS, compresi i Work Package e i punti di controllo. Per ciascun componente della WBS, il dizionario della WBS riporta un identificativo dei codici di classificazione, un capitolato, dati sull'organizzazione responsabile e un elenco delle milestone di schedulazione. Altre informazioni relative a un componente della WBS comprendono i dati di contatto, i requisiti della qualità e i riferimenti tecnici che servono per facilitare le prestazioni del lavoro. Altre informazioni relative al controllo possono invece essere costituite dalla voce di spesa. Per il Work Package possono invece essere aggiunte informazioni come un elenco delle attività schedulate ad esso associate, le risorse necessarie e una stima dei costi. Ogni componente della WBS dispone di un rimando, ove opportuno, ad altri componenti della WBS inclusi nel dizionario della WBS stessa.

.4 Baseline dell'ambito
La descrizione dettagliata e approvata dell'ambito del progetto (paragrafo 5.2.3.1), la WBS e il dizionario della WBS ad essa relativi costituiscono la baseline dell'ambito del progetto.

.5 Piano di gestione dell'ambito del progetto (aggiornamenti)
Se dal processo Creare la WBS vengono originate richieste di modifica approvate, il piano di gestione dell'ambito del progetto potrebbe necessitare di un aggiornamento in modo da includere le modifiche approvate.

.6 Richieste di modifica
Le richieste di modifica alla descrizione dell'ambito del progetto e ai suoi componenti possono essere generate dal processo Creare la WBS e quindi elaborate per l'analisi e l'approvazione mediante il processo di controllo integrato delle modifiche.