5.4.02TS Tecniche di Verifica dell’Ambito

Una volta che il progetto è stato definito, il project manager dovrebbe chiedere l'approvazione formale allo Sponsor giusto ed al gruppo di stakeholder interessati.  Ci sono molti modi per ottenere l'approvazione formale del progetto. Come molte altre attività nel  Processo di  Project Management TenStep® , la chiave è un po' di pianificazione. Per piccoli progetti, una firma del cliente o dello Sponsor di progetto probabilmente è sufficiente per mostrare l'approvazione del lavoro da avviare. Questa approvazione potrebbe anche essere  una conferma  via e-mail. Comunque, non dovrebbe essere verbale.

Per grandi progetti, chiedi al tuo manager ed allo Sponsor di progetto chi dovrebbe dare l'approvazione esplicita del Capitolato di Progetto, chi deve dare l'approvazione implicita e chi deve ricevere una copia del documento solo per informazione.  In generale, bisogna utilizzare il seguente approccio come punto di partenza.

• Sponsor di Progetto  e stakeholder chiave. Esigi un'approvazione esplicita. Questa approvazione può essere una firma formale su una copia del Capitolato di Progetto. Può anche essere una e-mail  che specificatamente dichiara tale approvazione. Ci potrebbe essere  anche  qualche tipo di schema  di riferimento formale dell'approvazione. La chiave è che l'approvazione sia esplicita e che il project manager conservi tale approvazione. Lo sponsor e gli altri stakeholder interessati dovrebbero aver visto in anticipo copie del documento in bozza, prima della circolazione della versione finale. Questa approvazione finale dovrebbe essere soltanto una formalità. Non dovresti cacciarti in una situazione dove mentre cerchi di ottenere l’approvazione finale, lo sponsor ha ancora dubbi o pone ancora domande.

• Altri stakeholder interessati. Ottieni un'approvazione implicita. Implicita significa che si assume che loro approvano il Capitolato di Progetto a meno che non dichiarino diversamente.  Devi  prima  mandare loro una copia del Capitolato di Progetto. Far sapere loro che devono fornire la  loro valutazione  del materiale e le loro osservazioni, specialmente se hanno domande o dubbi. Poi, indica loro una data di scadenza per la risposta, precisando  che se non ricevi risposte per quella data, assumerai che c’è la loro approvazione. Se rispondono con delle osservazioni, vanno discusse ed esaminate con lo Sponsor di progetto per trovare una soluzione. E’ importante che queste persone abbiano visto una anticipatamente una bozza ed abbiano avuto l’opportunità di fornire input. Quando invii il Capitolato di Progetto per l’approvazione finale, è bene che tutti i dubbi siano stati già espressi. Non vorrai discutere problemi, dubbi o incertezze mentre cerchi di ottenere l’approvazione finale da parte dello sponsor.

• Altre parti interessate. Manda  loro una copia del Capitolato di Progetto. Fai sapere loro che è soltanto  per loro informazione. Devi  essere disponibile a discutere qualsiasi contenuto in modo che essi possano meglio comprendere il materiale, ma deve essere chiaro che tu non lo fai per ottenere la loro approvazione. Potrebbe essere la prima volta che queste persone vedono il Capitolato di Progetto. Perciò, tu non sei nella posizione di accettare richieste di modifiche al documento, poiché non hai ancora ottenuto l’approvazione dello sponsor. Se qualcuno ha dei dubbi, dovrebbe rivolgersi direttamente allo sponsor.

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