TenStep - Il Processo di controllo dell'ambito

5.5.01TS Processo di Controllo dell'Ambito

Il seguente processo può essere utilizzato per gestire il contenuto del progetto. Il processo è flessibile in base alle dimensioni del progetto.

Tratto dal Processo di Project Management TenStep.

5.1.P1 Processi di Change Management

In questa sezione vengono descritti i processi utilizzati per gestire le modifiche. Questi processi possono essere modificati come necessario per un progetto, e poi inseriti nel documento delle Procedure di Project Management che viene creato nel passo 1.0 Definizione del Lavoro.

5.1.1.P1 Progetti Piccoli

Poiché i piccoli progetti sono molto più facili e vengono conclusi molto velocemente, essi tipicamente non hanno molte richieste di modifiche , e quelle che si verificano sono generalmente modifiche al contenuto. Il semplice seguente processo dovrebbe essere applicabile velocemente.

	Ruolo	Gestione delle Modifiche al Contenuto (Piccoli Progetti)
1	Project Manager, Membro del team	Identificare le richieste di modifiche al contenuto Le modifiche possono venir fuori ad opera di chiunque faccia parte del team di progetto. Devono essere inviate in forma scritta al project manager su carta o via email, etc. Non è necessario alcun modulo formale.
2	Project Manager	Verificare che si tratta di una modifica al contenuto Il project manager verifica e conferma che si tratta di una richiesta di modifica al contenuto.
3	Project Manager	Determinare l’impatto della richiesta Il project manager determina l'impatto della modifica in termini di costo, impegno e durata. Se ci sono più alternative praticabili determina l’impatto anche delle altre.
4	Project Manager, Manager del Cliente	(facoltativo) Risolvere le piccole richieste senza impatto su schedulazione e budget Se la richiesta di modifica può essere realizzata entro costo, impegno e durata originali del progetto, il project manager ha la flessibilità di decidere se approvare la modifica. Però, lo sponsor deve aver concordato di delegargli questa responsabilità – di solito fino ad una certa soglia di costo o impegno.
5	Sponsor	Sottoponi le informazioni allo Sponsor L'analisi appropriata, l'impatto e le alternative vengono portate allo Sponsor di progetto per una soluzione (se il project manager non autorizza, come sopra). Se lo Sponsor non approva la richiesta ed il relativo impatto, la modifica al contenuto non viene portata avanti.
6	Project Manager	Aggiungere il lavoro aggiuntivo alla schedulazione Una volta che una risoluzione è concordata, le appropriate attività vengono aggiunte alla schedulazione per garantire che la modifica venga implementata.
7	Project Manager	Comunicare attraverso lo stato di avanzamento (Status Report) La richiesta, lo stato attuale e la soluzione dovranno essere documentate nel report di Stato di Avanzamento del progetto.

5.1.2.P1 Progetti Medi

I progetti medi di solito ricevono richieste di modifiche al contenuto e richieste di modifiche in generale. Ogni processo è descritto qui di seguito.

	Ruolo	Gestione delle Modifiche al Contenuto (Progetti Medi)
1	Project Manager	Identificare la richiesta di modifica al contenuto Sollecita le potenziali richieste di modifiche al contenuto presso tutti gli stakeholder del progetto, il team di progetto, i clienti, gli sponsor, etc. Le modifiche potenziali devono essere documentate per iscritto e inviate al project manager tramite il Modulo di Richiesta di Modifica al Contenuto o via email.
2	Project Manager	Verificare che si tratta di una richiesta di modifica Il project manager verifica e conferma che, in effetti, è una richiesta di modifica.
3	Project Manager	Immettere la richiesta nel Log delle Richieste di Modifica al Contenuto Immetti la richiesta nel Log delle Modifiche al Contenuto per tenerne traccia.
4	Colui che fa la richiesta	Richiedere il valore di business della modifica La persona che richiede una modifica al contenuto dovrebbe definire il valore di business per il progetto. Lo sponsor avrà bisogno di queste informazioni per prendere la decisione finale.
5	Project Manager. Membro del team	Assegnare la modifica al contenuto all’appropriato membro del team per l’indagine preliminare Il project manager potrebbe assegnarlo a se stesso.
6	Project Manager e Manager del Cliente	(facoltativo) Risolvere le piccole richieste senza impatto su schedulazione e budget Se l’impatto su costo, impegno e durata del progetto è inferiore ad una soglia (diciamo meno di 20 ore) ed il progetto sarà ancora ultimato entro costo, impegno e durata concordati, il project manager ed il referente del cliente possono approvare la richiesta di modifica al contenuto. Questa soglia deve essere identificata ed approvata a priori dallo sponsor. Lo scopo di questo passo è evitare di inviare tante piccole modifiche all’approvazione dello sponsor. Però, lo sponsor deve aver concordato di delegargli questa responsabilità – di solito fino ad una certa soglia di costo o impegno.
7	Sponsor	Sottoponi le informazioni allo Sponsor Sottoponi la richiesta di modifica, le alternative ed il valore di business per il progetto allo sponsor per una soluzione (se il project manager ed il manager del cliente non autorizzano, come sopra).
8	Project Manager	Documenta la soluzione sul Log delle Modifiche al Contenuto Se lo Sponsor non condivide la richiesta di modifica, allora la richiesta dovrà essere chiusa come "non approvata" sul Log delle modifiche al Contenuto.
9	Project Manager	Aggiungere il lavoro incrementale alla schedulazione Se la modifica al contenuto viene approvata, le appropriate attività verranno aggiunte alla schedulazione per garantire che la modifica venga implementata. Devono essere aggiornati anche budget e scadenza, se necessario.
10	Project Manager	Aggiornare il Capitolato Abbreviato di Progetto, se necessario L’attuale Capitolato Abbreviato di Progetto dovrà essere aggiornato se la modifica al contenuto approvata comporta una sostanziale modifica al contenuto del progetto.
11	Project Manager	Comunicare attraverso lo Stato di Avanzamento (Status Report) Comunica lo stato delle modifiche al contenuto e la soluzione ai membri del team di progetto ed agli altri appropriati stakeholder con i metodi stabiliti nel Piano di Comunicazione, compreso lo Stato di Avanzamento Lavori.

5.1.2.P2 Controllo Integrato delle Modifiche

	Ruolo	Gestione delle Modifiche Generali (Progetti Medi)
1	Project Manager	Documentare la modifica nel Log delle Modifiche A volte la modifica è il risultato di una richiesta predefinita. Altre volte la modifica appare all’improvviso e bisogna gestirla in modo reattivo. Queste modifiche dovranno essere tutte documentate nel Log delle Modifiche.
2	Project Manager, Membro del Team	Assegnare la modifica ad un membro del team per l’indagine Il project manager potrebbe assegnarla a se stesso.
3	Project Manager, Manager del Cliente	Risolvere le piccole richieste senza impatto su schedulazione e budget Se l’impatto su costo, impegno e durata del progetto è inferiore ad una soglia (diciamo meno di 20 ore) ed il progetto sarà ancora ultimato entro costo, impegno e durata concordati, il project manager ed il referente del cliente possono approvare la richiesta di modifica al contenuto.
4	Sponsor	Sottoponi le informazioni allo Sponsor Sottoponi la richiesta di modifica, le alternative ed il valore di business per il progetto allo sponsor per una soluzione (se il project manager ed il manager del cliente non autorizzano, come sopra).
5	Project Manager	Documentare la soluzione sul Log delle Modifiche Chiudi la richiesta di modifica sul Log delle Modifiche con la soluzione finale.
6	Project Manager	Aggiornare schedulazione e budget Se la richiesta di modifica viene approvata, le relative attività vanno aggiunte alla schedulazione per garantire che la modifica venga implementata. Se non si tratta di una richiesta di modifica al contenuto non vi è garanzia che ci sarà spazio nella schedulazione e budget per questa modifica.
7	Project Manager	Comunicare tramite gli Stati di Avanzamento (Status report) Comunica lo stato delle modifiche e la soluzione ai membri del team di progetto ad agli altri stakeholder appropriate con il metodo stabilito nel Piano di Comunicazione, compreso lo Stato di Avanzamento Lavori.

5.1.3.P1 Progetti Grandi

In un grande progetto ci sono tre potenziali tipi di modifiche – modifiche al contenuto, modifiche generali e modifiche alla configurazione. Ognuna di queste dovrebbe essere definita come processi separati di project management, o dovresti cercare di combinarli in un ampio processo di modifica.

In questa sezione i processi vengono descritti singolarmente.

	Ruolo	Gestione delle Modifiche al Contenuto (Grandi Progetti)
1	Project Manager	Identificare le richieste di modifiche al contenuto Sollecita le potenziali richieste di modifiche al contenuto presso tutti gli stakeholder, il team di progetto, i clienti, gli Sponsor, etc. Le potenziali modifiche al contenuto devono essere presentate in forma scritta al project manager, tramite un Modulo di Richiesta di Modifica al Contenuto o via email.
2	Project Manager	Verificare che si tratta di una richiesta di modifica Il project manager verifica e conferma che, in effetti, è una richiesta di modifica.
3	Project Manager	Immettere la richiesta nel Log delle Richieste di Modifica al Contenuto Immetti la richiesta nel Log delle Modifiche al Contenuto per tenerne traccia.
4	Colui che fa la richiesta	Richiedere il valore di business della modifica La persona che richiede una modifica al contenuto dovrebbe definire il valore di business per il progetto. Lo sponsor avrà bisogno di queste informazioni per prendere la decisione finale.
5	Project Manager, Sponsor	Determinare l’impatto dell’indagine sul progetto Il project manager deve valutare l’impatto dell’investigazione sul progetto in termini di impegno, costo e durata. Se il tempo per verificare l’impatto della modifica è minimo, il project manager potrà procedere. Se il tempo necessario per l’analisi può causare altri ritardi, la richiesta l'analisi dovrà essere portata all'attenzione dello Sponsor per determinare se deve essere effettuata o meno tale analisi. Se lo Sponsor dà l'approvazione iniziale a procedere, il piano di lavoro ed il budget possono essere modificati per riflettere questo nuovo lavoro di analisi. Se lo Sponsor non approva di analizzare la richiesta di modifica, la richiesta dovrà essere chiusa come "non approvata" sul Log delle Modifiche al Contenuto.
6	Project Manager. Membro del Team	Assegnare la modifica al contenuto all’appropriato membro del team per l’indagine preliminare Il project manager potrebbe assegnarlo a se stesso.
7	Project Manager, Manager del Cliente	(facoltativo) Risolvere le piccole richieste senza impatto su schedulazione e budget Se l’impatto su costo, impegno e durata del progetto è inferiore ad una soglia (diciamo meno di 20 ore) ed il progetto sarà ancora ultimato entro costo, impegno e durata concordati, il project manager ed il referente del cliente possono approvare la richiesta di modifica al contenuto. Questa soglia deve essere identificata ed approvata a priori dallo sponsor. Lo scopo di questo passo è evitare di inviare tante piccole modifiche all’approvazione dello sponsor. Però, lo sponsor deve aver concordato di delegargli questa responsabilità – di solito fino ad una certa soglia di costo o impegno.
8	Sponsor	Sottoponi le informazioni allo Sponsor Sottoponi la richiesta di modifica, le alternative ed il valore di business per il progetto allo sponsor per una soluzione (se il project manager ed il manager del cliente non autorizzano, come sopra).
9	Project Manager	Documentare la soluzione sul Log delle Modifiche Chiudi la richiesta di modifica sul Log delle Modifiche con la soluzione finale.
10	Project Manager	Chiudere il Modulo di Richiesta di Modifica al Contenuto Il project manager dovrà aggiornare il modulo di Richiesta di Modifica del Contenuto e chiudere questo documento archiviandolo.
11	Project Manager	Aggiornare Schedulazione e Budget Se la richiesta di modifica viene approvata, le relative attività vanno aggiunte alla schedulazione per garantire che la modifica venga implementata. Se necessario vanno aggiornati anche scadenza e budget.
12		Aggiornare il Capitolato di Progetto, se necessario L’attuale Capitolato di Progetto dovrà essere aggiornato se una modifica al contenuto approvata comporta una sostanziale modifica al contenuto del progetto.
13		Comunicare attraverso lo Stato di Avanzamento (Status Report) Comunica lo stato delle modifiche al contenuto e la soluzione ai membri del team di progetto ed agli altri stakeholder appropriati con il metodo stabilito nel Piano di Comunicazione, compresolo Stato di Avanzamento Lavori.

5.1.3.P2 Modifiche alla Configurazione

Vedi 5.1.2 gestione della Configurazione per ulteriori dettagli su questo argomento.

	Ruolo	Gestione delle Modifiche alla Configurazione (Grandi Progetti)
1	Project Manager	Identificare le Richieste di Modifiche alla Configurazione Sollecita le potenziali richieste di modifiche alla configurazione presso tutti gli stakeholder, il team di progetto, i clienti, gli Sponsor, etc. Le potenziali modifiche alla configurazione devono essere presentate in forma scritta al project manager, tramite un Modulo di Richiesta di Modifica al Configurazione o via email.
2	Project Manager	Verificare che si tratta di una richiesta di modifica Il project manager verifica e conferma che, in effetti, è una richiesta di modifica alla configurazione.
3	Project Manager	Immettere la richiesta nel Log delle Richieste di Modifica alla Configurazione Immetti la richiesta nel Log delle Modifiche alla Configurazione per tenerne traccia.
4	Colui che fa la richiesta	Richiedere il valore di business della modifica Alcune modifiche alla configurazione sono discrezionali e vengono richieste per del valore di business sottostante. In questi casi,la persona che richiede una modifica alla configurazione dovrebbe definire il valore di business per il progetto. Lo sponsor avrà bisogno di queste informazioni per prendere la decisione finale.
5	Project Manager, Sponsor	Determinare l’impatto dell’analisi della modifica sul progetto Il project manager deve valutare l’impatto dell’investigazione sul progetto in termini di impegno, costo e durata. Se il tempo per verificare l’impatto della modifica è minimo, il project manager potrà procedere. Alcune modifiche alla configurazione possono avere un drammatico impatto su schedulazione e costo dovendo cambiare molti componenti di progetto e gli asset. Se il tempo necessario per l’analisi può causare altri ritardi, la richiesta dell'analisi dovrà essere portata prima all'attenzione dello Sponsor per determinare se deve essere effettuata o meno tale analisi. Se lo Sponsor dà l'approvazione iniziale a procedere, il processo di modifica della configurazione può continuare. Poiché questa non è una modifica del contenuto, il project manager può non ricevere variazioni incrementali alla schedulazione ed al budget per l’analisi, ma bisogna negoziarlo con lo sponsor. Se lo Sponsor non approva di analizzare la richiesta di modifica, la richiesta dovrà essere chiusa come "non approvata" sul Log delle Modifiche alla Configurazione.
6	Project Manager, Membro del Team	Assegnare la modifica della configurazione ad un membro del team di progetto per l’analisi di fattibilità Il project manager potrebbe assegnarla a se stesso.
7	Project Manager, Manager del Cliente	(facoltativo) Risolvere le piccole richieste senza impatto su schedulazione e budget Se l’impatto su costo, impegno e durata del progetto è inferiore ad una soglia (diciamo meno di 20 ore) ed il progetto sarà ancora ultimato entro costo, impegno e durata concordati, il project manager ed il referente del cliente possono approvare la richiesta di modifica al contenuto.
8	Sponsor	Sottoporre le informazioni allo Sponsor Sottoponi allo sponsor la richiesta di modifica, il valore di business e l’impatto della modifica sul progetto per una soluzione (se il project manager ed il referente del cliente non autorizzano, come sopra).
9	Project Manager	Documentare la soluzione sul Log delle Modifiche alla Configurazione Chiudi la richiesta di modifica sul Log delle Modifiche alla Configurazione.
10	Project Manager	Chiudere il modulo di Richiesta di Modifica alla Configurazione Il project manager (o un suo collaboratore) dovrebbe aggiornare il modulo di richiesta di modifica della configurazione ed archiviare il documento.
11	Project Manager	Aggiornare Schedulazione e Budget Se la richiesta di modifica della configurazione viene approvata, le relative attività vanno aggiunte alla schedulazione per garantire che la modifica venga implementata. Poiché non si tratta di una richiesta di modifica al contenuto, potresti non ricevere tempo e budget aggiuntivo per implementare la modifica alla configurazione. Tutto ciò va negoziato con lo sponsor in base alla natura della modifica.
12	Project Manager	Comunicare attraverso lo Stato di Avanzamento (Status Report) Comunica lo stato delle modifiche e la soluzione ai membri del team di progetto ed agli altri stakeholder appropriati con il metodo stabilito nel Piano di Comunicazione, compresolo Stato di Avanzamento Lavori.

5.1.3. P3 Controllo Integrato delle Modifiche

	Ruolo	Gestione delle Modifiche (Grandi Progetti)
1	Project Manager	Identificare la richiesta di modifica Sollecita le potenziali modifiche presso tutti gli stakeholder del progetto, il team di progetto, i clienti, gli sponsor, etc. Le modifiche potenziali devono essere documentate per iscritto e inviate al project manager tramite il Modulo di Richiesta di Modifica o via email.
2	Project Manager	Verificare che si tratta di una modifica Il project manager verifica che, in effetti, è una richiesta di modifica.
3	Project Manager	Immettere la richiesta nel Log delle Modifiche Immetti la richiesta nel Log delle Modifiche per tenerne traccia.
4	Colui che presenta la richiesta	Richiedere il valore di business della modifica (facoltativo) Alcune modifiche sono discrezionali e vengono richieste per del valore di business sottostante. In questi casi,la persona che richiede una modifica dovrebbe definire il valore di business per il progetto. Lo sponsor avrà bisogno di queste informazioni per prendere la decisione finale.
5	Project Manager, Sponsor	Determinare l’impatto dell’analisi della modifica sul progetto Il project manager deve valutare l’impatto dell’investigazione sul progetto in termini di impegno, costo e durata. Se il tempo per verificare l’impatto della modifica è minimo, il project manager potrà procedere. Se il tempo necessario per l’analisi può causare altri ritardi, la richiesta dell'analisi dovrà essere portata prima all'attenzione dello Sponsor per determinare se deve essere effettuata o meno tale analisi. Se lo Sponsor dà l'approvazione iniziale a procedere, il processo di modifica può continuare. Poiché questa non è una modifica del contenuto, il project manager può non ricevere variazioni incrementali alla schedulazione ed al budget per l’analisi, ma bisogna negoziarlo con lo sponsor. Se lo Sponsor non approva di analizzare la richiesta di modifica, la richiesta dovrà essere chiusa come "non approvata" sul Log delle Modifiche.
6	Project Manager, Membro del Team	Assegnare la modifica ad un membro del team di progetto per l’analisi di fattibilità Il project manager potrebbe assegnarla a se stesso.
7	Project Manager, Manager del Cliente	Risolvere le piccole richieste se sono senza impatto su schedulazione e budget Se l’impatto su costo, impegno e durata del progetto è inferiore ad una soglia (diciamo meno di 20 ore) ed il progetto sarà ancora ultimato entro costo, impegno e durata concordati, il project manager ed il referente del cliente possono approvare la richiesta di modifica al contenuto.
8	Sponsor	Sottoporre le informazioni allo Sponsor Sottoponi allo sponsor la richiesta di modifica, le alternative, il valore di business e l’impatto della modifica sul progetto per una soluzione (se il project manager ed il referente del cliente non autorizzano, come sopra).
9	Project Manager	Documentare la soluzione sul Log delle Modifiche Chiudi la richiesta di modifica sul Log delle Modifiche con la soluzione finale.
10	Project Manager	Chiudere il modulo di Richiesta di Modifica Il project manager (o un suo collaboratore) dovrebbe aggiornare il modulo di richiesta di modifica della configurazione ed archiviare il documento.
11	Project Manager	Aggiornare Schedulazione e Budget Se la richiesta di modifica della configurazione viene approvata, le relative attività vanno aggiunte alla schedulazione per garantire che la modifica venga implementata. Poiché non si tratta di una richiesta di modifica al contenuto, potresti non ricevere tempo e budget aggiuntivo per implementare la modifica. Tutto ciò va negoziato con lo sponsor in base alla natura della modifica.
12	Project Manager	Comunicare attraverso lo Stato di Avanzamento (Status Report) Comunica lo stato delle modifiche e la soluzione ai membri del team di progetto ed agli altri stakeholder appropriati con il metodo stabilito nel Piano di Comunicazione, compresolo Stato di Avanzamento Lavori.