0.0.P1 Panoramica
Il Processo
di Project Management TenStep ® (“Processo TenStep” o “TenStep”)
descrive come pianificare e gestire proattivamente i progetti. Pertanto, si
assume che c’è un progetto da avviare.
Tutte le organizzazioni
posseggono processi per identificare ed autorizzare un progetto. Questo
processo generalmente ha le seguenti caratteristiche:
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Un modo per identificare
tutti i possibili progetti che dovrebbero partire.
-
Un processo di finanziamento
per contenere i processi al minimo possibile con il massimo valore ed il
maggior allineamento ai propositi di business ed alle strategie.
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Un modo di documentare i
costi ed i benefici in modo che il progetto possa essere confrontato con
altri progetti. Questo documento viene chiamato generalmente Business Case.
-
Identificazione di un minimo
di informazioni di alto livello richieste per ottenere l’approvazione finale
del progetto.
Il processo descritto sopra viene
utilizzato per ottenere l’approvazione preliminare di un progetto. Tuttavia,
ci può essere un lasso di tempo tra quando un progetto viene inizialmente
approvato e quando effettivamente il progetto parte. Comunque, quando un
progetto è pronto per partire, ci sono molte cose da verificare per garantire
che il progetto è veramente in grado di partire.
0.0.P2 Avvio dei Progetti Piccoli
Questo processo non è
necessario per i progetti piccoli.
0.0.3 Avvio dei Progetti Medi
Questo processo di avvio è
facoltativo per i progetti medi. Se il progetto tende verso i progetti grandi,
puoi eseguire il processo di avvio dei grandi progetti. Altrimenti il processo
può essere saltato.
0.0.4 Avvio Progetti Grandi
I progetti medi e grandi
sono grandi abbastanza da richiedere un processo formale di avvio prima che
parta il progetto. Questo processo può essere molto veloce o può
richiedere del tempo in funzione di quanto sponsor e organizzazione sono
pronti a procedere.
Il lavoro necessario a
questo punto comprende:
E’ possibile che le
condizioni di business siano cambiate da quando il progetto preliminare è
stato approvato. Il valore del progetto ed il Business Case dovrebbe
dovrebbero essere confermati per garantire che nulla è cambiato. Proprio
perché il progetto aveva ottenuto l’approvazione preliminare non significa che
il progetto è automaticamente destinato ad essere eseguito.
Lo sponsor iniziale
probabilmente è la persona che ha aiutato a sviluppare il Business Case e la
persona che ha chiesto il finanziamento del progetto. Adesso che il progetto
è pronto a procedere, lo Sponsor deve essere confermato. E’ possibile che il
gruppo di direzione sia cambiato e che bisogna identificare un nuovo sponsor.
E’ anche possibile che lo sponsor originale sia ad un livello troppo alto per
mantenere il ruolo di sponsor “attivo” richiesto dal progetto. In questo caso,
lo sponsor originale assumerà il ruolo di “Executive Sponsor” e delegherà i
dettagli ad uno “Sponsor di Progetto” più tattico.
Il project manager è la
persona che guiderà il progetto nel processo di pianificazione più in
dettaglio e, poi, gestirà il resto dell’esecuzione del progetto. Il project
manager deve essere assegnato a questo punto.
Quando il progetto parte, è importante iniziare a comprendere e gestire i vari stakeholder. Puoi
leggere più informazioni nel paragrafo 0.01 Identificare gli Stakeholder.
L’approccio per completare
il processo di avvio può variare in funzione dell’azienda e le dimensioni del
progetto. E’ verosimile anche che l’avvio può essere informale semplicemente
con la conferma dello Sponsor che il lavoro è pronto e assegnando un project
manager per il lavoro di dettaglio. Se il progetto è grande e se c’è qualche
controversia, è possibile che il Business Case stesso debba essere formalmente
confermato e forse occorreranno una serie di riunioni e documenti per avviare
ufficialmente il progetto.
Il processo di avvio non
garantisce che il progetto sarà eseguito. L’approvazione a questo punto
consiste semplicemente nel sottoporre il progetto al processo di Definire il
lavoro e Sviluppare Schedulazione e Budget in più dettaglio. Dovrà essere
approvatolo stesso il Project Charter per avviare l’esecuzione del
progetto.
