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Il Project Management Institute definisce la
categorizzazione con “Il processo di raggruppare potenziali componenti in
categorie per facilitare ulteriori prese di decisioni”, e definisce una
categoria con “Una predeterminata descrizione chiave utilizzata per raggruppare
potenziali componenti autorizzati per facilitare ulteriori prese di decisioni.
Le categorie di solito connettono i loro componenti con un insieme comune di
goal strategici.”
Il passo di categorizzazione è il primo. In questo
passo si definiscono termini, contenuto e definizione dei componenti del tuo
portfolio, e si ottiene il consenso sul modello base di portfolio d adottare.
Per esempio, bisogna definire informazioni del tipo:
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L’organizzazione. L’intera
azienda o soltanto alcuni reparti?
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Il tipo di lavoro. Comprende
progetti, supporto o anche le operazioni?
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Lo schema di categorizzazione.
Per bilanciare il tuo portfolio in aree importanti, in modo da ottimizzare
l’allocazione delle risorse. Per esempio, le categorie potrebbero comprendere
lavoro a supporto del business, crescita del business e guida del business.
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Punti di bilanciamento. Per
ogni categoria definita, occorre una linea guida su come si pensa di
bilanciare il lavoro.
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Il modello finanziario. E’
impossibile confrontare mele con mele, se ogni progetto ha una differente
giustificazione finanziaria, basata su modelli differenti. Bisogna comprendere
i modelli finanziari che vuole utilizzare la tua organizzazione e assicurarsi
che tutti i progetti vengano giustificati con gli stessi modelli e criteri.
0.1.P2 Identificazione
Molte implementazioni di gestione del portfolio
partono direttamente cercando di identificare e prioritizzare il lavoro di
portfolio, molto probabilmente perché è dove si ritiene di ottenere più valore.
Però, se parti direttamente da questo passo, presto scoprirai che i tuoi gruppi
di lavoro sono in disaccordo su quale lavoro fornisce maggiore valore.
Il valore che il lavoro porta alla tua
organizzazione tipicamente si basa su implicazioni finanziarie di
costi/benefici e su quanto è allineato alla strategia aziendale, ai goal ed agli
obiettivi. I costi/benefici possono essere calcolati e confrontati una volta che
disponi di un modello finanziario. Goal e strategie sono necessari per allineare
il lavoro a ciò che l’organizzazione ha identificato essere più importante.
Non puoi prendere decisioni sulle priorità del
lavoro senza conoscere ciò che l’aziende o il reparto ritiene importante. Il
passo di identificazione stabilisce il contesto nel quale vengono definite ed
approvate le priorità del lavoro. L’identificazione inizia con la valutazione
dell’ambiente allo Stato Corrente per poi contrapporlo alla visione
dello Stato Futuro che descrive dove vuoi portare la tua organizzazione
nel prossimo futuro. Il processo consiste nella conferma (o creazione) di
missione, visione, strategia, goal ed obiettivi. In particolare, la strategia ed
i propositi (goal) forniranno direzione di alto livello che consentirà di
allineare e prioritizzare tutto il lavoro per il prossimo ciclo di business.
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Gestione
Progetti