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0.2.P1 Valutazione
Durante
la fase di Identificazione si raccolgono quante più informazioni
possibili sul lavoro che potrebbe entrare in portfolio. Già è noto che parte del
lavoro proposto non sarà autorizzato. La Valutazione è l’inizio del
processo di ripensamento sul lavoro in modo da portare avanti soltanto i
componenti più importanti e di valore per il reparto, specialmente in
considerazione dell’anno a venire.
A questo
punto, ogni richiesta deve soltanto completare un semplice documento di
Proposizione che descriva il lavoro ed il valore che fornirà
all’organizzazione. La Proposizione del Valore mostrerà anche
l’allineamento con la strategia ed i propositi complessivi dell’organizzazione.
Includendo tutto il lavoro, la Proposizione del Valore comprenderà progetti,
supporto, lavoro discrezionale e di leadership. Per maggiori dettagli, vedi
0.2.1 Scrivere la Proposizione del Valore.
0.2.P2 Selezione
Il processo di Selezione normalmente viene
effettuato all’inizio del Business Planning Annuale ed è il momento in cui si
porta avanti tutto il lavoro per la revisione e per l’esame. Il lavoro che non
entra in questo processo di scelta non ha possibilità di apparire nella lista
finale del lavoro autorizzato. L’assunto qui è che tutti gli esborsi del reparto
saranno gestiti come parte del portfolio.
A questo punto, bisogna essere sicuri che il
lavoro da portare avanti sia abbastanza preciso in termini di costi e benefici.
Ci sono due modi per controllare i dettagli. Uno è essere più diligenti sulle
Proposizioni del Valore. Il secondo è sviluppare un Business Case più
dettagliato. In fine, le Proposizioni del Valore ed il Business Case vengono
rivisti per confermare il loro contenuto. Questa è l’ultima opportunità per
documentare il lavoro proposto prima delle revisioni e la decisione finale. Il
processo di revisione confermerà la comprensione ed è necessario per ogni
Business Case. Per maggiori dettagli vedi
0.2.2. Creazione del Business Case.
0.2.P3
Prioritizzazione
Una delle assunzioni chiave della gestione del
portfolio è che ci sia molto più lavoro richiesto di quanto l’organizzazione ne
possa eseguire in un anno. Dopo che tutto il lavoro è stato scelto, inizia un
processo di prioritizzazione. Primo, il lavoro viene messo in priorità in ogni
unità di business sulla base di categorie e graduatorie delle varie categorie.
Successivamente vengono messi in priorità i Business Case di tutti i rimanenti
progetti e messi in graduatoria tra tutte le unità di business per produrre la
lista finale del lavoro prioritizzato. Questo processo è facile da descrivere,
ma difficile da realizzare perché occorre collaborazione e consenso tra tutti i
senior manager.
0.2.P4 Bilanciamento
A questo punto, abbiamo la lista delle priorità del
lavoro per il portfolio, come pure una guida sui fondi disponibili. Se i fondi
disponibili coprono tutti i lavoro proposti, siamo nella invidiabile posizione
di procedere senza ulteriori aggiustamenti del portfolio. Purtroppo questo è un
caso raro.
Il bilanciamento del portfolio
è il processo di organizzare i componenti messi in priorità in un misto di
componenti che, una volta implementato, risulta meglio allineato e supportato
dal piano strategico dell’organizzazione. Abbiamo già determinato le
categorie di lavoro da bilanciare. Adesso si può categorizzare il lavoro
prioritario per vedere quanto si è vicini al mix desiderato. Per esempio,
potresti decidere di finanziare il 20% di progetti ad alto rischio, 40% di
progetti a medio rischio e 40% di progetti a basso rischio. Dopo che il tuo
lavoro è stato prioritizzato tu potresti accorgerti di avere solo un 10%
di lavoro nella categoria ad alto rischio.
Per mantenere il giusto
bilanciamento del rischio, potresti elevare la priorità di un altro
progetto ad
alto
rischio.
In fine, si ottimizza il
portfolio: il processo di effettuare alcuni tagli finali e/o
aggiustamenti come la combinazione di progetti con altro lavoro che insieme
portano maggiori benefici all’organizzazione con le stesse risorse e gli
stessi fondi
disponibili.
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Gestione
Progetti