Project Management TenStep®

 0.2.P1 Panoramica

A questo punto, abbiamo creato una lista di lavori che proporremo per il portfolio del prossimo anno. Adesso bisogna determinare quale richiesta di lavoro è più importante. Fin qui, non abbiamo abbastanza informazioni per prendere questo tipo di decisione.  Puoi avere un’idea del valore di alcuni lavori, ma non hai abbastanza informazioni per confrontare il merito delle varie iniziative, e non  conosci l’importanza relativa di un tipo di lavoro rispetto ad un latro o di un progetto rispetto ad un altro.

Le informazioni necessarie per prendere decisioni sulla priorità proviene da due posti. Primo, viene preparato un documento di Proposizione del Valore ad alto livello per ogni iniziativa. Questo documento fornisce una panoramica ad alto livello del valore complessivo, costo e allineamento  dell’’iniziativa. La seconda parte è un Business Case più dettagliato, specie per progetti che permetteranno di confrontare il valore relativo delle opportunità in competizione.

Alcune persone credono che la Proposizione del Valore sia una perdita di tempo, poiché il lavoro importante deve comprendere in ogni caso un Business Case completo. Comunque, la Proposizione del Valore attualmente è un documento molto buono per il processo di prioritizzazione per due motivi:

• Molte informazioni della Proposizione del Valore possono essere trasferite nel Business Case in modo che l’informazione venga riutilizzata.

• Hai bisogno dell’intero documento di Business Case per prendere la decisione finale sulla fattibilità di ogni progetto. Se non disponi di una breve Proposizione del Valore, potresti dover eseguire un intero Business Case per ogni potenziale progetto. Ciò dovrebbe risultare in tanto lavoro straordinario su progetti che non saranno finanziati.

Gli individui che propongono il lavoro devono completare i documenti della Proposizione del lavoro. Questi sono documenti ad alto livello di una o due pagine che contengono:

• Nome del lavoro. Questo è un nome su una sola riga, ed i nomi possono essere standardizzati per tipi similari di lavoro se lo vuoi.

• Breve descrizione del lavoro. Mantieniti su pochi paragrafi al massimo,  ma assicurati anche che la descrizione dia abbastanza informazioni in modo che gli altri comprendano cosa è stato proposto.

• Categorie bilanciate. Specifica come è stato categorizzato questo lavoro in accordo con le categorie  bilanciate definite precedentemente nel processo di Categorizzazione.

• Stima dei benefici. Descrivi i benefici di business ad un livello alto. Se ci sono numeri  di dettaglio, vanno inclusi qui. Inoltre descrive i benefici di business in termini di continuità operativa, miglioramento dei processi, nuovi prodotti o mercati, aumento del fatturato, riduzione dei costi, aumento della soddisfazione dei clienti, etc.

• Impegni e costi stimati.  La stima viene fatta in due momenti: ad alto livello subito, e ad un maggior livello di dettaglio successivamente. I requisiti a questo punto sono focalizzati  per una stima di alto livello. Però, se disponi di più dettagli, numeri di dettaglio, tirali fuori adesso, in modo da risparmiare tempo più tardi. Quando metti insieme la Proposizione del Valore si prevede che tu dia un ordine di  grandezza di stima che è tra  meno 50% e più 100%. Per esempio, se il lavoro per finire costa $100.000, la tua stima  a questo punto potrebbe essere tra $50.000 e $200.000. Questo ti dà un “Ordine di Grandezza” e indica al management che  l’impegno non potrà essere $10.000 e non potrà neanche essere $500.000.  Potresti aver bisogno di determinare una stima delle ore di lavoro, ma questo verrebbe immediatamente convertito in un costo per la Proposizione di Valore.

• Allineamento. Conferma l’allineamento specificando come questo lavoro contribuisce e si allinea ai propositi, obiettivi e strategia del tuo reparto,

• Il lavoro è necessario? Specifica se tu ritieni che questo lavoro sia necessario.

• Urgenza/conseguenze nel non realizzare il lavoro nell’anno. Descrivi le conseguenze se il lavoro non venisse realizzato nell’anno. In molti casi, questo tanto è importante saperlo quanto i benefici di business e l’allineamento. Del lavoro è di grande valore per il reparto, ma non è urgente. In base alle priorità ed i fondi disponibili, può essere necessario spostare all’anno successivo alcuni lavori utili ed allineati. Potrebbe anche  avere senso commentare le conseguenze per non aver ricevuto i fondi per l’anno corrente.

 0.2.P2 Alcune Proposizione del Valore Saranno   Tagliate Subito

In alcuni casi, la persona che sviluppa la Proposizione del Valore potrebbe decidere di non portare avanti il lavoro. Ciò accade per qualche lavoro quando si esegue  questa analisi aggiuntiva ed il richiedente realizza che le probabilità che il suo lavoro venga finanziato sono molto basse.  Per esempio, potrebbe accadere che appena riflette sui costi /benefici, colui che ha chiesto il lavoro comprende che non ha senso portare avanti quel lavoro. Similmente, se il richiedente ha difficoltà a spiegare l’allineamento, potrebbe decidere di rinunciare al lavoro. In molti casi, questi problemi non vengono visti quando il lavoro è ancora al livello concettuale. Tuttavia, quando vieni obbligato a pensare al lavoro con più attenzione, tu realizzi che il lavoro proposto non è destinato a sopravvivere.

Un altro motivo per cui potresti tagliare del lavoro si basa sul volume complessivo del lavoro richiesto. Per esempio, ci potrebbero essere dieci progetti proposti dal tuo reparto. Dopo la Valutazione della Proposta, potresti ancora pensare che tutti e dieci i progetti sono fattibili. Ma, potresti appurare, quando tutto è detto e fatto, che non tutti e dieci i progetti saranno autorizzati per il prossimo anno. Tuttavia, potresti tagliarne alcuni di priorità più bassa e portare avanti solo i cinque più importanti.