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0.2.2.P1
Panoramica
Una delle ragioni per
cui è difficile mettere il lavoro in priorità nel tuo portfolio è dovuto alla
difficoltà di confrontare differenti tipi di progetti. Come puoi confrontare
facilmente i progetti dell’area Finance con quelli delle aree Vendite,
Produzione, HR e IT? Tutti danno dei benefici ma non è facile sapere quali sono
di maggiore valore e quali sono i più allineati alla strategia aziendale.
Uno dei modi in cui
puoi fare questo confronto è chiedere che ogni progetto venga descritto e
giustificato utilizzando un modello di documentazione comune. Il documento
chiave è il comune Business Case. Esso descrive le ragioni e la giustificazione
del progetto sulla base dei suoi costi stimati, i rischi coinvolti, i futuri
benefici di business attesi ed il valore. La persona che alla fine sosterrà
l’iniziativa dovrebbe essere anche responsabile del Business Case.
Il Business Case
dovrebbe contenere le seguenti informazioni:
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Nome del progetto. Questo è un nome
su una sola riga, ed i nomi possono essere standardizzati per tipi di lavori
simili se vuoi.
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Descrizione del progetto. Questa è
una breve descrizione di ciò che viene proposto. Contienila in pochi
paragrafi, ma assicurati che fornisca abbastanza informazioni in modo che gli
altri possano comprendere il lavoro che viene proposto.
-
Assunzioni. Elenca le circostanze o
gli eventi che devono verificarsi affinché il progetto abbia successo. Le
assunzioni sono cose che vengono considerate vere anche se non sono fatti al
100%. C’è della incertezza, ma il Business Case “assume” che certe cose siano
vere ai fini della pianificazione e definizione del progetto.
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Rischi. Elenca le circostanze o gli
eventi che sarebbero di maggiore impedimento al successo del progetto. I
rischi hanno una probabilità di accadimento, ma non è garantito che si
verifichino. I rischi generalmente vengono visti come fatti negativi che hanno
un impatto deleterio sul progetto. E’ importante conoscere i rischi del
progetto in modo che posano essere eliminati, minimizzati, monitorati,
trasferiti o evitati.
-
Modello finanziario. La tua
organizzazione deve creare il modello finanziario comune a tutti i progetti
(ROI, EVA, etc.). Ciò è estremamente importante se stai confrontando progetti
su base mele con mele. Potresti avere più di un modello finanziario, ma
qualsiasi cosa scegli, deve essere applicata a tutti i progetti nel portfolio.
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Stima dei Benefici di Business. Devi cercare di
determinare i benefici tangibili ed intangibili nei termini del tuo modello
finanziario comune. Alcuni benefici di business potrebbero essere indiretti,
ma i benefici dovrebbero essere il più possibile tangibili per poterli
confrontare con quelli di altri progetti.
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Costi stimati. Fornisci le stime
quanto più accurate possibile. Il tuo reparto potrebbe stabilire uno standard
per il livello di accuratezza richiesto. Per il Business Case, potresti
guardare per costi stimati entro il 35% - 50%.
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Allineamento. Confermare
l’allineamento specificando come questo lavoro contribuisce ed è allineato a
propositi, obiettivi e strategia del reparto. La tua organizzazione dovrebbe
avere un modello predefinito ed uno schema comune di pesi per l’allineamento
in modo che tu possa confrontare efficacemente i progetti.
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Il lavoro è necessario? Specifica se
ritieni che questo lavoro è essenziale. Alcuni lavori possono essere richiesti
per motivi legali o obbligatori, anche se non sono allineati e ovviamente non
danno alcun beneficio di business.
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Urgenza. Descrivi la tempificazione
richiesta per il progetto. Alcuni progetti devono partire ad un certo momento.
Altri progetti devono terminare per una certa data. Altri progetti possono
essere eseguiti in qualsiasi momento nel corso del prossimo anno.
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Conseguenze nel non realizzare il progetto nell’anno.
Descrivi quali possono essere le conseguenze se non viene eseguito il lavoro.
In molti casi, ciò è tanto importante saperlo quanto i benefici di business e
l’allineamento. Qualche lavoro è di grande valore per il reparto, ma non è
urgente. Sulla base delle priorità e dei fondi disponibili, alcuni lavori
molto utili ed allineati possono essere rinviti all’anno successivo.
Può sembrare che
questo sia tanto lavoro. Infatti, può esserlo. Però, il Business Case viene
utilizzato per determinare quali progetti finanziare e quali non finanziare.
Così, è importante dedicare il tempo giusto al Business Case. Se non fai un buon
lavoro su questo documento, il tuo progetto potrebbe non confrontarsi
favorevolmente con altri progetti che hanno più dettagli e informazioni
rilevanti.
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Gestione
Progetti