Project Management TenStep®

Ci sono molti punti chiave nel Modello del Processo TenStep.

 0. 6.P1 I “10 Passi” non Implicano un Ordine Sequenziale

E’ importante comprendere che i dieci passi della metodologia TenStep non implicano necessariamente una esecuzione sequenziale.  E' vero che bisogna definire e pianificare il progetto prima di poterlo gestire. Per questo motivo, i passi 1.0 e 2.0  vanno eseguiti prima dei rimanenti 8. Però, le attività dei passi da 3.0 a 10.0 possono essere eseguite anche in parallelo.

 0. 6.P2 Il Passo 3 è il Passo di Integrazione

Una volta che il progetto è in esecuzione, tutti i processi di project management vengono integrati nel passo 3.0 – Gestione Schedulazione e  Budget. L’integrazione avviene qui per una filosofia di sovrapposizioni del processo TenStep – “Ciò che contiene la Schedulazione deve essere realizzato!” In altre parole, tutto il lavoro del progetto dovrebbe essere nella schedulazione, e se una attività non è stata schedulata, vuol dire che non dovrebbe essere eseguita.

La schedulazione è il punto centrale della gestione del progetto, e tutti i processi di project management sono integrati nella schedulazione. Nella schedulazione bisogna definire  attività e tempo per comunicare, gestire il contenuto, aggiornare la schedulazione, e per tutte le altre attività di project management. L’integrazione avviene quando i processi di project management sono adiacenti, e quando il project management e le attività del ciclo di vita del progetto si ricoprono.

Considera i seguenti esempi:

Una grossa modifica al contenuto viene approvata, con il risultato di un maggiore impegno e costo. Questa è una tipica integrazione di project management e lavoro del ciclo di vita di progetto. L’impatto si riflette nell’aggiornamento della schedulazione e del budget.

Tu identifichi i rischi e crei un Piano di Gestione del Rischio per gestire i rischi. Comunichi il risultante Piano di Gestione del Rischio a tutti gli stakeholder interessati per un loro parere. Questa è una integrazione della gestione del rischio e della gestione della comunicazione. Poiché tutto questo lavoro richiede tempo ed impegno, le attività devono far parte della schedulazione. Ecco perché l’integrazione avviene in questo passo.

Tutto il lavoro del progetto dovrebbero riflettersi nella schedulazione e nel budget. Comunque, questo è il passo dove il progetto viene gestito e controllato, ed è il posto dove tutte le attività del ciclo di vita del progetto e del project management vengono pianificate, eseguite, tracciate ed integrate.

 0. 6.P3 I Passi più Alti Implicano Maggiore Sofisticazione 

I passi più alti del Processo TenStep implicano un livello più alto di sofisticazione del project management. Per esempio, i progetti più piccoli non necessariamente devono gestire il rischio (passo 7.0) giacché un tipico piccolo progetto non ha abbastanza rischi di cui preoccuparsi. Analogamente, non ci potrebbe essere abbastanza lavoro per invocare la gestione della qualità (passo 9.0) o le metriche (passo 10.0), vale a dire che questi processi non vengono rigorosamente applicati a progetti di dimensioni piccole o medie.

 0. 6.P4 Il Processo TenStep non Comprende il Ciclo di Vita di Progetto

La metodologia di project management è un ombrello sotto il quale il resto del lavoro del progetto viene realizzato. Ricorda che il project management  agevola il successo di un progetto - non è il progetto stesso. Il lavoro del progetto viene chiamato “ciclo di vita”. A prescindere dal tipo di lavoro, il ciclo di vita tipicamente segue un processo che comprende, ad esempio per lo sviluppo software,  analisi, disegno, sviluppo, test ed implementazione (oppure uno dei tanti altri cicli di vita di progetto).  Di nuovo,  pur riconoscendo l'importanza della comprensione dei processi necessari per produrre le deliverable, questa area non fa parte del contenuto del Processo TenStep. (Il ciclo di vita viene descritto in dettaglio nel prodotto LifecycleStep ).

 0. 6.P5 Il Processo TenStep non Comprende la Raccolta dei Requisiti 

Alcune metodologie includono la raccolta dei requisiti di business nel processo di  project management. Il Processo TenStep comprende sufficiente analisi di alto livello in modo da poter preparare il Capitolato di Progetto (Project Charter). La fase formale di analisi dei requisiti viene considerata parte del ciclo di vita del progetto, ma è fuori dal contenuto del processo di  project management. (vedi il prodotto LifecycleStep per maggiori dettagli sulla fase di analisi.)

Molti project manager ritengono di dover presentare una stima dettagliata del lavoro contenuto nel progetto quando definiscono il capitolato e la schedulazione. Ma, i requisiti di dettaglio non sono stati ancora raccolti. Così, come puoi stimare il lavoro senza disporre dei requisiti di dettaglio? Sembra una domanda ovvia. Ancora, quando parliamo della raccolta dei requisiti di dettaglio, noi di solito parliamo di Fase di Analisi del ciclo di vita di progetto, non del lavoro preventivo di project management per definire e pianificare il progetto.

Forse, il tuo primo pensiero dovrebbe essere avere i requisiti di dettaglio prima di impegnarti in una stima del lavoro. Ma, è veramente pratico tutto ciò? Consideriamo un tipico progetto di  sviluppo IT. Il progetto potrebbe durare sei mesi ed il processo di raccolta dei requisiti  potrebbe impiegare da sei a otto settimane (o più) dell’intero progetto. Così, in realtà dovremmo aspettare le stime del progetto fino alla raccolta ed all’approvazione dei requisiti? In questo caso, il progetto potrebbe essere realizzato per un terzo prima di approvare l’intero costo e la durata del progetto. Se il progetto non ha senso dal punto di vista dei costi, potresti aver già speso una ingente somma  di denaro. Sarebbe troppo tardi, e questo è il motivo per cui molte metodologie di  project management non comprendono la raccolta dei requisiti di business in dettaglio.

Inoltre, se utilizzi questo stesso argomento, potresti dire che non te la senti di stimare il lavoro senza prima aver visto la fase di disegno, e poi potresti non essere tranquillo senza la fase di sviluppo, e così via. Come vedi questa stessa logica potrebbe essere portata all’estremo.

I seguenti tre approcci consentono di stimare il lavoro prima della raccolta dei requisiti in dettaglio. (si assume che la raccolta dei requisiti sia il primo passo dell’esecuzione del progetto). Questo viene chiamato anche il modello a cascata (waterfall). Se utilizzi tecniche agili o iterative puoi raccogliere i requisiti in modo  iterativo durante l’esecuzione del progetto stesso.

• Stima il lavoro entro il 10% in fase di capitolato e schedulazione del lavoro. Questo è l’approccio tradizionale, ed in molti casi e ancora praticabile. Tuttavia, si assume che il project manager ed il team di progetto hanno fatto questo tipo di lavoro precedentemente e sono comunque capaci di stimare il lavoro con una approssimazione del 10% dovuta all’alto livello dei requisiti raccolti per la creazione del Capitolato di Progetto.  Se successivamente, dopo la raccolta dei requisiti, scopri che la tua stima è errata, potrai alzare la bandierina e chiedere più fondi. Naturalmente, la stessa verifica deve essere fatta alla fine di ogni fase di progetto, a prescindere dalle tecniche utilizzate.

• Suddividi il lavoro in parti più piccole. Se non te la senti di fornire una stima complessiva con una approssimazione del 10%, allora puoi suddividere i grandi progetti in tanti progetti, più piccoli. Quando utilizzi questa tecnica, di  solito, finisci con il definire un progetto per raccogliere i requisiti. Dovresti essere in grado di stimare la raccolta dei requisiti con una approssimazione del 10%. Completato il progetto di raccolta dei requisiti, tu puoi utilizzare le informazioni raccolte per definire il  progetto successivo relativo all’esecuzione del  resto del lavoro. Si spera che, adesso, tu sia in grado di stimare il resto del lavoro con una approssimazione del 10%. In questo modo, le deliverable finali verranno realizzate con due progetti, ognuno stimato e gestito entro il 10% di budget e schedulazione.

• Stabilisci prima durata e budget e poi verificali con i requisiti raccolti. Questa è una variante della prima tecnica qui sopra. Con questo approccio, il project manager fornisce una “Stima di massima” del lavoro al momento della definizione di capitolato e schedulazione. Però, in base alle regole dell’organizzazione, questa non è una stima di cui il project manager risponde (diversamente dalla prima tecnica sopra).  Questa stima è la migliore al momento. Una volta raccolti i requisiti, il project manager fornisce una stima più dettagliata del lavoro con una approssimazione del 10%. Questa è la stima di cui risponde il project manager.

Molti project manager credono che il miglior approccio sia raccogliere i requisiti in modo iterativo. Ma, il ciclo di vita iterativo non fornisce una risposta su come stimare il progetto entro il 10%. Infatti, gli approcci iterativi potrebbero rendere questo livello di accuratezza  anche più difficile da stimare. Le tre soluzioni sopra forniscono un insieme di tecniche più praticabili per stimare il lavoro entro il 10% prima dell’avvio del progetto.

 0. 6.P6 Il Project Manager non è Responsabilità degli Acquisti

Analogamente, alcune metodologie includono il lavoro con i fornitori ed i  contratti nel processo chiave di project management. Il Processo di Project Management TenStep ritiene che fanno parte delle attività di progetto le approvazioni di contratti e dei fornitori, le richieste di offerte, le valutazioni, etc., ma non li considera project management. In molte organizzazioni, questo lavoro viene fatto da un separato reparto Acquisti o Legale. Sebbene il  project manager dovrebbe  avere competenze in quest’area, gli acquisti non sono considerati una competenza essenziale nel Processo TenStep. Naturalmente, i fornitori comportano rischi, problemi, modifiche al contenuto, dubbi sulla qualità, etc., perciò il Processo TenStep può essere utilizzato per gestire questi aspetti relazionali.

 0.6.P7 Il Processo TenStep non Comprende il Finanziamento del Progetto

Ai fini del processo TenStep si assume che il finanziamento e lo staffing necessari per il progetto siano stati già approvati. Ogni organizzazione dispone di qualche processo per fare emergere le idee, metterle in priorità e finanziarle. Il processo TenStep non comprende questo lavoro preliminare e non lo  considera parte del processo di project management  (per questa esigenza proponiamo PortfolioStep). Il Processo TenStep parte il momento in cui un progetto è formalmente definito, ed  è stato assegnato il project manager. Si assume che ci sia già l’approvazione della giustificazione di business, del finanziamento e delle risorse.

 0.6.P8 Il Progetto Parte Quando si Assegna il Project Manager

Tipicamente, il primo lavoro del project manager è definire formalmente il lavoro, utilizzando un documento di  Capitolato di Progetto (Project Charter) e  sviluppare schedulazione e budget.  Questa definizione della data di inizio del progetto si applica anche se il Capitolato di Progetto e la schedulazione non vengono realizzate dal  project manager formale (potrebbero essere state realizzate precedentemente). Ricorda che il project management è un ruolo. Chiunque completa il Capitolato di Progetto e la schedulazione ricopre il ruolo di project manager, anche se più tardi il ruolo viene assegnato formalmente ad un’altra persona.