Project Management TenStep®

0.8.4 Confronto TenStep e Sei Sigma

 0. 8.4.P1 Sintesi Sei Sigma 

Sei Sigma fa riferimento ad una filosofia, un goal, o una metodologia utilizzati per ridurre gli sprechi, migliorare la qualità, ridurre il costo e la durata della prestazione di qualsiasi business.

Sigma è una lettera greca utilizzata per indicare l’ampiezza della varianza o il livello di difettosità in un prodotto (un difetto è definito come qualcosa che causa insoddisfazione del cliente o  che è fuori dalle tolleranze accettate).

Una normale azienda, oggi, opera a livello Tre Sigma, cioè produce un difetto ogni 16 opportunità. Ciò significa circa 67.000 difetti per milione di opportunità.

Un’azienda migliore può operare a livello Quattro Sigma, ossia un difetto ogni 160 opportunità. Non male, ma ancora oltre  6.000 errori per milione.

Un livello di prestazione Sei Sigma corrisponde a 3,4 difetti per milioni di opportunità – non perfetto, ma molto vicino alla perfezione.

In generale, se un’azienda produce merci durevoli o servizi, Sei Sigma è la filosofia che le fornisce processi e strumenti statistici per migliorare la profittabilità e la qualità. Sei Sigma è un processo a lungo termine, destinato a produrre  miglioramenti continui. Detti miglioramenti non possono essere realizzati con ristrutturazioni dell’azienda o spendendo un sacco di denaro. L'approccio Sei Sigma richiede perseveranza, attenzione e dedizione.

Il livello Sei Sigma può essere raggiunto con una quotidiana combinazione di progetti strutturati e sistematici.

I progetti vengono classificati come:

• Progetti di processi transazionali di business che riguardano tutta l’organizzazione. 

• Progetti tradizionali di miglioramento della qualità che risolvono problemi cronici riguardanti più funzioni di un reparto.

Un’azienda, reparto o progetto che tenta di raggiungere il livello di qualità  Sei Sigma si concentra sul disegno di prodotti, servizi o processi.  I principi Sei Sigma possono essere applicati a molte aree di industria, compreso manifatturiera, amministrativa, lavoro per progetti e servizio al cliente.

Le tecniche Sei Sigma aiutano ad abbassare la variabilità, riducendo il numero di difetti ed i costi operativi, aumentando l'effettiva capacità di produzione. Le tecniche Sei Sigma possono essere utilizzate anche per migliorare altre aree, come, ad esempio, la fedeltà del cliente, che aiuta l’azienda dal basso verso l’alto.

  0. 8.4.P2 Sintesi del Processo di Project Management TenStep®

Il Project Management fa prima riferimento a definizione e pianificazione, poi alla successiva gestione, al controllo ed alla conclusione del progetto. E’ importante riconoscere che tutti i progetti hanno bisogno di un certo livello di gestione. Più grande e più complesso  è il progetto, maggiore è il bisogno di processi standard, formali e strutturati.

Anche i progetti più piccoli hanno bisogno di un processo strutturato, ma non occorre che sia così elaborato o così complesso. Ovviamente, la gestione del progetto ha un costo, ma in cambio si ottengono anche molti benefici. Tali benefici superano di gran lunga i costi. Non a caso, il Processo di Project Management TenStep®  è diviso in dieci passi – i primi due per la definizione e la pianificazione, e gli altri otto per la gestione ed il controllo del lavoro.

Questi sono i dieci passi: 

1. Definizione del Lavoro. Il project manager impiega del tempo a definire in dettaglio il lavoro, per accertarsi che il team di progetto ed il cliente abbiano la stessa percezione delle deliverable di progetto, compreso ciò che verrà rilasciato e ciò che non verrà rilasciato, quanto costerà, chi eseguirà il lavoro, come il lavoro sarà eseguito e quali saranno i benefici.

2. Sviluppo di Schedulazione e Budget. La schedulazione è uno strumento vitale per assicurarsi che il team di progetto ed il cliente sappiano cosa devono fare e in quali tempi.

3. Gestione  Schedulazione e  Budget. La schedulazione  deve essere tenuta aggiornata in modo da evidenziare sempre il lavoro eseguito e quello rimanente.

4. Gestione dei Problemi.  Molti problemi  vengono risolti velocemente. Esistono problemi che impediscono la prosecuzione del progetto e  che il team di progetto non può risolvere senza l’aiuto di un’entità esterna.

5. Gestione delle Modifiche. Il contenuto rappresenta l’ambito del progetto. Lo scopo della gestione delle modifiche al contenuto è assicurarsi che lo sponsor (o il suo delegato) approvi ogni modifica al contenuto iniziale.

6. Gestione della Comunicazione. La comunicazione in un progetto è un fattore critico di successo per gestire le aspettative del cliente e degli stakeholder.

7. Gestione dei Rischi. I rischi sono condizioni future, fuori dal controllo del team di progetto, che possono avere un impatto negativo o positivo sul progetto. I bravi project manager cercano di  risolvere i potenziali problemi prima che accadano.

8. Gestione delle Risorse Umane. Generalmente, più grande è il progetto, più risorse umane sono necessarie, e più rigore deve avere il project manager nell’assumere, sviluppare e gestire il team di progetto.

9.  Gestione della Qualità. Lo scopo della gestione della qualità è comprendere prima possibile  le aspettative del cliente in termini di qualità e, poi, mettere in piedi un piano proattivo per soddisfare quelle aspettative.

10. Gestione delle Metriche. Le metriche servono a raccogliere dati quantitativi a supporto delle decisioni e possono indicare il grado di soddisfacimento  delle aspettative del progetto.

 0. 8.4.P3 Confronto Sei Sigma e Processo TenStep

Il processo TenStep viene utilizzato per gestire progetti di ogni genere e di ogni dimensioni. Uno dei passi fondamentali è il processo di Gestione della Qualità. Le iniziative di qualità possono essere stabilite per progetti singoli e per intere organizzazioni. Sei  Sigma è una filosofia organizzativa specificatamente focalizzata sulla qualità, pertanto, a questo riguardo si sovrappone con una parte del processo TenStep.

In genere, il processo Sei Sigma ed il Processo di Project Management TenStep® sono complementari. Gestire progetti con un livello di qualità Sei Sigma richiede un processo di  project management standard. TenStep soddisfa questi bisogni. Similmente, uno dei dieci aspetti del processo di Project Management TenStep è gestire il progetto ad un livello  di qualità accettabile. Sei Sigma potrebbe fornire l’intero fondamento per questo passo di gestione della qualità. Comunque, una azienda può implementare il processo TenStep come il suo processo generale di project management e poi implementare Sei Sigma come filosofia di gestione della qualità.

In sintesi, le aziende non hanno bisogno di scegliere tra l’implementazione TenStep e Sei Sigma. Queste due metodologie non competono nella stessa area e non coprono gli stessi bisogni. Invece, si possono utilizzare entrambe le metodologie in modo complementare – Il Processo TenStep per la gestione dei progetti e Sei Sigma  come approccio alla qualità.