1.0 Definizione del Lavoro
1.0.P1 Panoramica del Lavoro
Quante volte hai sentito
parlare o sei stato coinvolto in un progetto che è fallito miseramente? O forse,
semplicemente non è stato di successo quanto doveva esserlo? Ti sei mai guardato
indietro per capire cosa ha fatto andar male quel progetto? Se lo hai
fatto, molto probabilmente avrai anche detto
"Lo so, avremmo dovuto
pianificare di più!".
Molti progetti hanno
scadenze, che sembrano diventare sempre più vicine. Fissando date di scadenze
aggressive si genera pressione sul project manager in modo
che egli avvii il progetto il prima possibile. Tuttavia, prima di iniziare il
progetto, occorre impiegare preventivamente del tempo per pianificare, in
modo da essere sicuri che il lavoro è stato ben compreso, ed accettato.
Questo non è tempo
sprecato, è il tempo che il project manager impiega per assicurarsi
che il team di progetto ed il cliente abbiano la stessa percezione di cosa dovrà
produrre il progetto, quando sarà ultimato, quanto costerà, chi eseguirà il
lavoro e come il lavoro sarà svolto.
Alla fine di un progetto
difficile, i benefici della pianificazione potrebbero essere ovvi; ma essi sono
noti fin dall'inizio. A livello alto i benefici della pianificazione includono:
-
Comprendere ed accettare gli obiettivi di progetto, le consegne previste,
il contenuto, i rischi, i costi, l'approccio, etc. (dal Capitolato di
Progetto).
-
Determinare se il
business case originale è ancora valido.
Quando il progetto è stato approvato inizialmente, il costo e la durata sono
stati stimati ad un livello alto, forse fino a +-50%. Adesso che il progetto
parte, le stime dovrebbero essere riviste per approssimarle a +- 15%. Questo
ulteriore affinamento può comportare che le stime risultino superiori a quelle
precedenti, e questi numeri più alti potrebbero rendere il business case meno
attraente. Per esempio, dal punto di vista del business, un progetto potrebbe
avere senso se richiede 10.000 ore. Se dal processo di
pianificazione di dettaglio più affinato, risultasse che la stima più accurata
è di 20.000 ore, il progetto potrebbe non avere più senso dal punto di
vista del business.
-
Garantire che le risorse necessarie saranno disponibili quando serviranno.
Questo è il risultato della comprensione del progetto da parte
dell’organizzazione e della creazione della schedulazione con risorse
assegnate.
-
Fornire una base di partenza di alto livello con la quale verificare gli
avanzamenti successivi. Questo è il risultato della creazione della
tempificazione delle milestone sulla base della schedulazione più dettagliata.
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Convalidare i processi da utilizzare per gestire il progetto con il cliente
fin dall'inizio. Le procedure utilizzate per gestire il progetto dovrebbero
essere discusse e spiegate al cliente ed al team di progetto.
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I piccoli progetti
necessitino di un ciclo di pianificazione più breve. L'impegno richiesto per
pianificare il progetto dipende dalla quantità di informazioni, e dal livello di
dettaglio che occorre per essere compreso e documentato. La durata richiesta per
definire il lavoro dipende dal tempo necessario per scoprire e documentare le
informazioni ed il tempo necessario per ottenere l'accettazione e l'approvazione
del cliente. A
volte, il
project manager può essere frustrato per le difficoltà che incontra
nell'ottenere l'accettazione del cliente su contenuto, durata e costi. Ma
questo è esattamente il motivo per cui questo lavoro va fatto prima
dell'avvio formale del progetto. Pensa ai problemi che incontreresti
cercando di ottenere l'accettazione del cliente su contenuto, schedulazione
o costo, quando il lavoro è stato avviato e le deliverable devono già essere
prodotte. |
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1.0.P2
Comprendere i Progetti
Prima di
imparare come definire il lavoro, dovresti avere chiaro cosa si intende per
definizione di un progetto stesso. Ciò sarà ancora più chiaro quando si
utilizzeranno le appropriate tecniche di project management.
Per
maggiori dettagli, rivedi:
I processi utilizzati per gestire il tuo progetto
devono essere scalabili in base alle dimensioni del progetto. I grandi progetti
devono essere gestiti con più rigore e strutture rispetto ai piccoli progetti.
1.0.P3
Dimensionamento del Progetto (Piccolo, Medio, Grande)
Il Processo TenStep contiene guide specifiche su
come gestire un progetto in base alla sua dimensione. Ma prima, devi
classificare il tuo progetto come grande, medio o piccolo. In alcune aziende un progetto di sei mesi e 10.000
ore potrebbe essere considerato grande. In altre organizzazioni, questo stesso
progetto potrebbe essere considerato piccolo. Noi abbiamo fornito alcune linee
guida, ma ogni organizzazione dovrebbe determinare le proprie.
1.0.4
Dimensionamento del tuo Progetto (Piccolo, Medio, Grande)
Dopo aver consultato le informazioni precedenti,
procedi con le informazioni per definire il tuo progetto.
1.1.0 Definizione del Lavoro / Processo
1.2.0 Definizione del Lavoro / Tecniche
1.3.0 Definizione del Lavoro / Quick
Reference
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Gestione
Progetti