1.0.P1 Panoramica del Lavoro
Quante volte hai sentito parlare o sei
stato coinvolto in un progetto che è fallito miseramente o forse,
semplicemente, che il progetto non è stato abbastanza di successo?
Ti sei mai guardato indietro per
comprendere cosa ha fatto andar male quel progetto?
Se lo hai fatto, molto probabilmente avrai
anche detto: "Lo so, avremmo dovuto pianificare di
più!".
Molti progetti hanno scadenze che
appaiono sempre più vicine. Fissando date di scadenze troppo aggressive si
genera pressione sul project manager affinché egli avvii il progetto il
prima possibile. Tuttavia, prima di avviare il progetto, occorre dedicare
preventivamente del tempo alla pianificazione per assicurarsi di aver ben
compreso ed accettato tutto il lavoro da eseguire.
Pianificare non è tempo sprecato, ma è il
tempo che occorre al project manager per assicurarsi che il team di
progetto ed il cliente abbiano la stessa percezione di cosa dovrà produrre il
progetto, quando sarà ultimato, quanto costerà, chi eseguirà il lavoro e come
sarà svolto.
Alla fine di un progetto difficile, i
benefici della pianificazione sono ovvi; ma essi sono noti fin dall'inizio.
A livello alto i benefici della
pianificazione includono:
-
Comprendere ed accettare gli
obiettivi di progetto, le consegne previste, il contenuto, i rischi, i
costi, l'approccio, etc. (dal Capitolato di Progetto).
-
Determinare se il
business case originale è ancora valido. Quando il progetto è stato
approvato inizialmente, il costo e la durata sono stati stimati ad un
livello alto, forse fino a +-50%. Adesso che il progetto parte, le stime
dovrebbero essere riviste per approssimarle a +- 15%. Questo ulteriore
affinamento può comportare che le stime risultino superiori a quelle
precedenti, e questi numeri più alti potrebbero rendere il business case
meno attraente. Per esempio, dal punto di vista del business, un progetto
potrebbe avere senso se richiede 10.000 ore. Se dal processo di
pianificazione di dettaglio più affinato, risultasse che la stima più
accurata è di 20.000 ore, il progetto potrebbe non avere più senso dal
punto di vista del business.
-
Garantire che le risorse
necessarie saranno disponibili quando serviranno. Questo è il risultato
della comprensione del progetto da parte dell’organizzazione e della
creazione della schedulazione con risorse assegnate.
-
Fornire una base di partenza
di alto livello con la quale verificare gli avanzamenti successivi. Questo
è il risultato della creazione della tempificazione delle milestone sulla
base della schedulazione più dettagliata.
-
Convalidare i processi da
utilizzare per gestire il progetto con il cliente fin dall'inizio. Le
procedure utilizzate per gestire il progetto dovrebbero essere discusse e
spiegate al cliente ed al team di progetto.
I piccoli progetti necessitino di un
ciclo di pianificazione più breve. L'impegno richiesto per pianificare il
progetto dipende dalla quantità di informazioni e dal livello di dettaglio
che occorre per essere compreso e documentato.
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La durata della definizione del
lavoro dipende dal tempo necessario per scoprire e documentare le
informazioni e per ottenere l'accettazione e
l'approvazione del cliente.
A volte, il project manager è frustrato per le difficoltà che incontra nell'ottenere l'accettazione
del cliente su contenuto, durata e costi.
Ma questo è esattamente il motivo
per cui questo lavoro va fatto prima della formalizzazione dell'avvio del
progetto.
Pensa ai
problemi che incontreresti cercando di ottenere l'accettazione del cliente
su contenuto, schedulazione o costo, quando il lavoro è stato avviato e le
deliverable devono già essere prodotte. |
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1.0.P2
Comprendere i Progetti
Prima di
imparare a definire il lavoro, bisogna chiarire cosa si intende per
definizione di progetto stesso, ancora più chiaro quando se si
utilizzano le tecniche di project management appropriate.
Per
maggiori dettagli, rivedi:
1.0.P3
Dimensionare il Progetto (Piccolo, Medio, Grande)
I processi utilizzati per gestire il
progetto devono essere scalabili in base alle dimensioni del progetto. I
grandi progetti devono essere gestiti con più rigore e strutture rispetto ai
piccoli progetti.
Il Processo TenStep contiene guide
specifiche su come gestire un progetto in base alla sua dimensione. Ma prima,
devi classificare il tuo progetto come grande, medio o piccolo.
In alcune aziende un progetto di sei mesi
e 10.000 ore potrebbe essere considerato grande. In altre organizzazioni,
questo stesso progetto potrebbe essere considerato piccolo. Noi abbiamo
fornito alcune linee guida, ma ogni organizzazione dovrebbe determinare le
proprie.
Vedi 1.0.3 Dimensionare il progetto (grande, medio o
piccolo) per ulteriori informazioni.
Dopo aver consultato queste informazioni,
procedi con le informazioni per definire il tuo progetto.
1.1 Definire
il Lavoro / Processo
1.2 Definire
il Lavoro / Tecniche
1.3 Definire
il Lavoro / Quick
Reference
