1.1.1   Definire il Lavoro per Progetti Piccoli

1.1.1.P1 Panoramica sui Piccoli Progetti

La definizione "piccoli progetti " riguarda molti tipi di piccoli impegni di lavoro. In molte aziende, questi piccoli impegni non vengono visti affatto come progetti. La tua azienda li può  chiamare  anche  miglioramenti o richieste di servizio. Ai fini del  Processo TenStep   questi piccoli lavori vengono considerati  progetti  perché  rispecchiano tutti i criteri di un progetto. Il lavoro è unico, ha un inizio ed una fine e deve produrre qualcosa,  ma essendo piccolo il lavoro, sarà piccolo anche  il progetto.

In molte aziende, i piccoli impegni di lavoro vengono eseguiti dal supporto o dal reparto operativo. In più, molti di questi piccoli impegni di lavoro sono a carico del supporto perché  scaturiscono da  problemi o malfunzionamenti di un processo già produttivo. A volte, la richiesta è una modifica per migliorare una funzionalità delle applicazioni (se restiamo nell'ambito dello sviluppo software).

E' difficile decidere se una piccola  quantità  di lavoro dovrà essere gestita come richiesta di supporto o come  piccolo progetto. La distinzione che utilizza il Processo TenStep consiste nel guardare al margine di discrezionalità su quando realizzare il lavoro. Se  sorge un problema  che richiede una soluzione immediata, il lavoro viene considerato supporto. Se emerge un problema che può essere schedulato ed eseguito in un momento successivo, viene considerato  piccolo progetto.

In generale, quindi, i piccoli progetti possono comprendere:

• Impegni per lavori correnti, unici, che sono chiaramente progetti ma che richiedono poche ore.

• Modifiche evolutive a processi e sistemi di produzione esistenti.

• Bachi ed errori dei processi di produzione che possono essere risolti in un momento successivo. L'eliminazione del problema ha meno priorità rispetto ad  altri lavori. 

• Piccoli miglioramenti ai processi.

• Scoperte o eventi  di lavoro che possono portare ad altre richieste di servizio o ad un progetto.

• Modifiche di legge o prescrizioni a seguito di visite ispettive, non considerate miglioramenti, perché non producono nessun valore aggiunto.

Se il lavoro viene classificato a discrezione del project manager come  "piccolo progetto", non diminuisce la sua criticità o il valore della richiesta. Significa solo che c'è discrezionalità su quando eseguire il lavoro.

Per esempio, se una richiesta è abbastanza importante, può essere messa in priorità alta ed essere avviata immediatamente. Però, se successivamente sopraggiunge un'altra richiesta ancora più urgente, può essere necessario congelare la richiesta precedente.  Discrezionalità significa che il lavoro può essere messo o meno in priorità, in contrasto con il lavoro di supporto. Se un processo di produzione è giù o sta dando risultati inconsistenti, allora il problema deve essere risolto subito e non può essere sospeso per soddisfare un’altra richiesta.

In generale, tutti i piccoli lavori discrezionali possono essere documentati, valutati e messi in priorità attraverso il Processo di Richieste di Servizio.  

1.1.1.P2 Il Processo "Richiesta di Servizio"  

Un piccolo progetto, di solito, non richiede un grande impegno nella definizione formale del lavoro. Tuttavia, un minimo di definizione del lavoro va fatta. Il risultato di questa piccola definizione è un documento di  uno - due pagine comunemente chiamato "Richiesta di Servizio".

Oltre al documento di definizione, molto più breve (la Richiesta di Servizio), anche il processo di assegnazione del lavoro è differente. Quando termina la definizione del lavoro di un progetto più grande, di solito, il progetto è pronto per partire. Invece, per impegni minori, ci possono essere molte più richieste di servizio sulle quali  lavorare in un determinato momento.  Perciò, deve essere stabilito   un processo  per raccogliere le richieste di servizio e assegnarle ai membri del gruppo di lavoro sulla base delle priorità degli utenti. Poiché, probabilmente, vi saranno molte richieste di servizio, è importante avere un metodo per tenerne traccia, e un modo per garantire che vengano lavorate  prima le richieste con  priorità più alta.

Può essere utilizzato il seguente Processo di Richieste di Servizio. E’ da notare che anche se questo processo fa riferimento al ruolo del project manager, molte di queste piccole richieste potrebbero essere in carico ad un manager di supporto, un analista o qualche altro tipo di ruolo. Per piccoli progetti, la persona potrebbe  svolgere più un ruolo di coordinamento che di vero project management.

	Ruolo	Processo di Richiesta di Servizio per piccoli progetti
1	Utente	Sottomissione della Richiesta di Servizio.  L'utente (o cliente), con l'aiuto del project manager se necessario, compila un semplice modulo di Richiesta di Servizio  per documentare il lavoro richiesto. Anche se il lavoro può essere piccolo, la Richiesta di Servizio serve come documento formale per descrivere il lavoro richiesto, e contiene le formali approvazioni dell'utente. Una Richiesta di Servizio, tipicamente, contiene la descrizione del lavoro richiesto, la priorità del lavoro e il valore di business del lavoro.  Template: Richiesta di Servizio.
2	Project Manager	Revisione e chiarimento della richiesta Il project manager  rivede la Richiesta di Servizio per assicurarsi che il lavoro sia stato compreso. Se necessario, chiede chiarimenti all'utente per capire ciò che è stato richiesto. Il project manager deve anche comprendere la criticità della richiesta e quali sono i prerequisiti da realizzare per prima.
3	Project Manager	Stima di alto livello di impegno, costo e durata Se il project manager capisce abbastanza bene il lavoro e se possiede la giusta esperienza, stima le ore di impegno  e la durata, aggiungendole alla Richiesta di Servizio. E' possibile che l'utente cambi idea sulla sua  priorità, quando vede tali stime. Per esempio, se l'impegno è molto più alto di quanto supponeva, l'utente può abbassare la priorità . Se la stima è molto più bassa di quanto pensava, può alzare la priorità in modo che il  lavoro venga fatto prima. Se il  project manager non riesce a stimare il lavoro, lo assegna ad un membro del gruppo per una valutazione. Se nessuno del gruppo ha il tempo o l'esperienza per formulare una stima di alto livello, allora il processo di valutazione stesso  deve essere accodato. L'utente deve decidere se l'impegno richiesto per raccogliere le informazioni per la stima è di priorità abbastanza alta da voler far incaricare un membro del team di  lavorarci sopra, invece di lavorare ad altre Richieste di Servizio. La stima di alto livello viene utilizzata al solo scopo di stabilire la priorità. Quando il lavoro verrà realmente assegnato, si potrà preparare una stima più dettagliata, se necessario.
4	Project Manager	Assegnazione della richiesta o messa in attesa. Il  project manager e l'utente valutano la richiesta rispetto agli altri lavori in corso o in attesa. Essi rivedono anche la disponibilità di risorse e competenze nel gruppo per determinare se il lavoro può partire immediatamente. Se le risorse necessarie non sono disponibili, o se il lavoro è di minor priorità rispetto ad altre richieste, la nuova richiesta viene messa in lista di attesa. La lista di attesa (backlog) conterrà tutti i lavori richiesti, valutati e messi in priorità, ma non ancora assegnati per la lavorazione.
5	Project Manager, Utente	Rivedere periodicamente il backlog (la lista dei lavori in attesa). Il project manager e l'utente rivedono regolarmente la lista delle richieste in attesa, forse settimanalmente, bi-settimanalmente o mensilmente. Durante questa revisione, si dovrebbe valutare nuovamente la priorità delle  richieste in coda, considerando le nuove Richieste di Servizio pervenute, quelle ultimate e quelle in corso.  Quando la priorità di una Richiesta di Servizio è alta abbastanza e sono disponibili le risorse giuste, il lavoro può essere assegnato ed avviato. Se una Richiesta di Servizio in attesa è più critica del lavoro in corso, il lavoro precedentemente assegnato può essere sospeso, rimesso in attesa, o usato come  riempitivo in attesa dell'arrivo di una nuova richiesta.
6	Un Membro del team di progetto	Verificare la validità delle informazioni iniziali sulla Richiesta Quando il lavoro viene assegnato ad un membro del team, questi dovrebbe verificare che le informazioni sul modulo di  Richiesta di Servizio siano corrette e che le stime siano accurate. Se non lo sono, le nuove informazioni devono  essere documentate e discusse immediatamente, per vedere se vi sarà un impatto sulla priorità. Per esempio, l'utente può volere un piccolo progetto di 40 ore. Però, se una stima più dettagliata  risulta più prossima ad 80 ore, potrebbe non voler realizzare il lavoro in quel momento. Ci possono essere altre richieste più critiche che richiedono meno tempo.
7	Tutti	Il piccolo progetto è pronto per essere eseguito