1.2.1.P1 Panoramica
I propositi (goal) sono dichiarazioni di alto
livello che indicano il contesto esatto di ciò che il progetto cerca di
realizzare. Le strategie descrivono come si realizzeranno tali propositi.
Gli obiettivi sono dichiarazioni di livello più
basso dei goal e descrivono prodotti tangibili specifici e le deliverable
che il progetto produrrà.
La definizione di Propositi e
Obiettivi è più un'arte che una scienza, ed è difficile definirli ed
allinearli correttamente. Però, con la pratica e l’utilizzo di alcune
definizioni comuni, si può iniziare ad identificare e specificare le
differenze tra propositi ed obiettivi.
1.2.1.P2 Propositi o Intenti (Goal)
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TenStep non utilizza l’espressione “Goal di
progetto”. I Goal sono a livello organizzativo, mentre gli obiettivi
sono a livello progetto.
I propositi (goal o sogni dell'imprenditore) sono
dichiarazioni di alto livello che descrivono su cosa sarà concentrata l’organizzazione nei prossimi tre - cinque anni. Per esempio, uno dei
propositi di un progetto potrebbe essere "aumentare il livello di
soddisfazione totale dei clienti che chiedono supporto al servizio di help
desk ". |
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Poiché il proposito è ad un livello alto, può
richiedere più di un progetto per raggiungerlo.
Nell'ipotesi precedente, per esempio, ci può
essere una componente tecnologica per aumentare la soddisfazione dei clienti.
Ci possono essere nuove procedure, nuovi corsi di formazione, riorganizzazione
del servizio di help desk e modifiche al sistema salariale. Possono essere
necessari diversi progetti su un lungo periodo per realizzare il proposito
manifestato.
Il proposito fa riferimento ai benefici di
business in termini di costo, velocità e/o qualità.
Nel precedente esempio, l'attenzione è sulla
qualità del servizio, anche se il progetto non è direttamente a supporto del
business, ma c’è un legame indiretto.
Per esempio, un progetto di infrastruttura IT installando un nuovo server, in ultima analisi, può fornire migliori tempi
di risposta ai clienti, migliori prezzi / prestazioni, o altri benefici di
business. Se non c'è nessun valore di business, non ha senso avviare il progetto.
Se riesci a misurare il raggiungimento di un
proposito, probabilmente è ad un livello troppo basso ed è poco più di un
obiettivo. Se un proposito non è raggiungibile attraverso una combinazione di
progetti, forse è stato scritto ad un livello troppo alto.
Nell'esempio precedente, si dovrebbero concepire
uno o più progetti per aumentare la soddisfazione del cliente. Il desiderio
(goal) di raggiungere la piena soddisfazione del cliente non è
possibile con qualsiasi combinazione di progetti, però può indicare la
direzione e l'aspirazione, non realizzabili completamente.
E' importante comprendere business e
propositi (goal), anche se, secondo la metodologia TenStep, i
propositi non faranno parte del Capitolato di Progetto. I propositi sono più
importanti dal punto di vista del business. Lo scopo di un progetto dovrebbe
essere di contribuire al raggiungimento di un proposito di business o della
strategia aziendale, detta “allineamento”.
Se il tuo progetto non è allineato con le
strategie dell’organizzazione non dovrebbe essere avviato.
Il project manager deve comprendere i
propositi di business ai quali il progetto sta contribuendo.
1.2.1.P3 Strategia di Business
I Goal dicono cosa è importante. Le strategie
dicono come raggiungere i propositi. Ci possono essere molti modi di
raggiungere i propri propositi. Le strategie impostano ad alto livello come
l’organizzazione raggiungerà quei propostiti, guardando alla visione a lungo
termine.
Possono essere autorizzati progetti che
contribuiscono direttamente ai propositi dell’organizzazione, oppure progetto
che contribuiscono soltanto alla strategia.
In generale, nessun progetto (o nessun lavoro)
dovrebbe partire se non è allineato alla strategia.
1.2.1.P4 Obiettivi di Progetto
Gli obiettivi sono dichiarazioni concrete che
descrivono cosa il progetto cerca di realizzare. Un obiettivo va
scritto ad un livello più basso di un goal, in modo che possa essere valutato
a conclusione del progetto per vedere se è stato raggiunto. i goal sono vaghi,
mentre un obiettivo ben formulato deve essere Specifico, Misurabile,
Realizzabile, Realistico e Fissato nel tempo (SMART).
(SMART è un modo per qualificare un obiettivo, ma un obiettivo non deve
necessariamente essere SMART per essere valido).
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Un
esempio di obiettivo potrebbe essere "potenziare il centralino
telefonico dell' help desk per il 31/12, per ridurre il tempo di attesa
dei clienti entro i due minuti ".
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L'obiettivo è molto più concreto e specifico rispetto al
precedente proposito
generale.
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L'obiettivo è misurabile in termini di tempi medi di attesa che il
nuovo centralino cerca di ottenere.
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Si può assumere che l'obiettivo è raggiungibile e realistico.
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L'obiettivo ha una scadenza e deve essere raggiunto per il 31 Dicembre.
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Gli obiettivi fanno riferimento alle deliverable
di progetto. Nell’esempio precedente, l'obiettivo si riferisce al
potenziamento del centralino telefonico.
Se non si può determinare cosa bisogna fare per raggiungere
quell'obiettivo, forse l'obiettivo è formulato ad un livello troppo alto. Al
contrario, se un obiettivo descrive le caratteristiche delle deliverable,
forse è scritto ad un livello troppo basso. Se, invece, descrive i
componenti e le funzioni, è più un requisito e non un vero obiettivo.
Se il progetto fa parte di un grande programma,
gli obiettivi di tutti i sottostanti progetti devono essere allineati agli
obiettivi del programma.
1.2.1.P5 Importanza degli Obiettivi
Gli obiettivi sono importanti perché mostrano il
consenso tra il project manager e lo Sponsor del progetto sul contenuto
globale del progetto. Le deliverable specifiche di un progetti IT, per
esempio, possono avere senso o non avere senso per lo Sponsor. Comunque, gli obiettivi
devono essere scritti in modo che siano comprensibili da tutti gli
stakeholder.
Gli obiettivi sono di valore anche perché
forniscono l’allineamento dei propositi alle strategie dell’organizzazione.
Non bisogna autorizzare progetti con propositi
non allineati alle strategie.
1.2.1.P6 Definire gli Obiettivi Prima che Parta il Progetto
Gli obiettivi, i propositi e le
strategie di business devono essere definiti e
concordati prima che il progetto possa avere inizio. Le deliverable vengono create
in base agli obiettivi.
Su molti progetti, è più facile vedere le
deliverable da sviluppare, anziché gli obiettivi che perseguono la loro
realizzazione. Invece, è importante avere entrambi: obiettivi e deliverable.
Se credi di conoscere le deliverable da
realizzare, lavora con lo Sponsor sul perché esse devono essere realizzate. La
risposta a questa domanda aiuta a mettere a fuoco gli obiettivi del progetto. Dopo,
sarai sicuro che tutti gli obiettivi sono allineati ai propositi ed alle
strategie di business.
Se pensi di dover realizzare certe deliverable,
ma non riesci a collegarle agli obiettivi di progetto ed ai propositi
di business, ti devi chiedere seriamente perché le stai facendo.
Una semplice riunione con i maggiori stakeholder
interessati è un buon modo per stabilire gli obiettivi e ottenere il consenso
allo stesso tempo.
