1.2.3.P1 Panoramica
In un grande progetto, ci possono essere molte
persone che hanno un certo ruolo nella creazione e nell'approvazione delle
deliverable. A volte, questo è molto semplice da comprendere: una persona
scrive un documento ed un'altra lo approva. In altri casi, ci possono
essere molte persone che partecipano alla creazione di un documento ed altre
che daranno i vari livelli di approvazione.
Per scenari complicati che coinvolgono molte
persone può essere utile avere un documento - Matrice delle Responsabilità,
detto anche tabella RACI che aiuti a stabilire le aspettative, e
garantire che le persone sappiano cosa ci si aspetta da loro. Per esempio,
occorre sapere se un certo membro del Comitato Esecutivo deve approvare il documento
dei Requisiti di Business. La matrice può descrivere il ruolo di ognuno.
Sulla matrice, le diverse persone (o ruoli)
appaiono nelle colonne e le specifiche deliverable sono elencate sulle righe.
Nei punti di intersezione viene indicato il livello di responsabilità di
ogni persona su ogni deliverable. Qui viene rappresentata una semplice
matrice, seguita dalle categorie di responsabilità suggerite.
|
Matrice delle
Responsabilità |
Sponsor di Progetto |
Direttore di progetto |
Project Manager |
Team di Progetto |
Comitato Esecutivo |
|
Capitolato di Progetto |
A |
A |
R |
C |
A |
|
Piano di Gestione della Comunicazione |
A |
C |
R |
I |
C |
|
Requisiti di business |
A |
I |
R |
C |
I |
|
Status Report |
I |
I |
R |
C |
I |
“R” significa che la persona o il ruolo è
responsabile della deliverable. Di solito cè solo una persona responsabile di
creare una deliverable, anche se più persone possono contribuire.
"A" significa che la persona (o ruolo)
approva la deliverable
"C" significa che la persona (o ruolo) viene consultata sul
rilascio della deliverable. Ciò implica che c’è un confronto.
“I” significa che la persona o il ruolo
viene informata della deliverable. Questa è una comunicazione ad una via – un
solo senso.
Nella precedente tabella, il Capitolato di
Progetto è sotto la responsabilità del project manager; approvato
dallo Sponsor di progetto, dal direttore di progetto (il capo funzionale del
project manager) e dal Comitato Esecutivo e rivisto dal gruppo di progetto.
Il team di progetto, se consultato, fornisce consulenza per la stesura del
Capitolato di Progetto.
I Requisiti di Business vengono creati dal gruppo
di progetto, rivisti dal project manager e dal direttore di progetto
ed approvati dallo Sponsor di Progetto e dal Comitato Esecutivo.
Lo scopo di questa matrice è chiarire e
concordare su chi fa che cosa, in modo che si possano definire le
colonne con il dettaglio adeguato. Per esempio, nel precedente esempio, il
gruppo di lavoro poteva essere diviso in specifiche persone, o le persone
responsabili di creare i Requisiti di Business potevano stare in una colonna
separata. Una volta completata la matrice, essa deve circolare per
l'approvazione. Se viene fatto nel processo di Definizione del Lavoro, può
essere un appendice del Capitolato di Progetto. L'abilità di fare chiarezza è
vitale affinché la matrice possa avere efficacia. La matrice deve riflettere
le aspettative e le responsabilità delle persone. Per esempio, se lo Sponsor
delega l'approvazione dei Requisiti di Business ad un subordinato, questo
fatto deve essere rappresentato sulla matrice per essere visto e riconosciuto
da tutti. Al contrario, se lo Sponsor concorda che egli approverà i Requisiti
di Business, è richiesta la sua approvazione, non quella di un subordinato a
cui è stata delegata la responsabilità.
Il progetto può definire codici diversi,
purché si spieghi cosa significano, in modo che le persone sappiano cosa
ci si aspetta da loro. Esempio:
-
N - Viene informato quando una deliverable è
pronta.
-
M - Gestisce la deliverable (come il gestore
di una libreria, il responsabile della documentazione).
