Project Management TenStep®

1.2.4   Organizzazione Progetto 

Il modo in cui il gruppo di lavoro è organizzato è direttamente correlato con il modo in cui  l'intera organizzazione è strutturata. Ci sono tre strutture organizzative per gestire lavoro e persone.

 1.2.4 P2 Struttura Funzionale  

In una organizzazione funzionale, un gruppo di progetto viene alimentato con personale dello stesso reparto. Tutte le risorse necessarie  per il gruppo di progetto appartengono al reparto funzionale. Se il progetto è correlato con la  funzione finanziaria, le risorsa di progetto vengono dalla Divisione Finanziaria. Se servono risorse IT, finanziarie e legali esse dovrebbero essere tutte disponibili all'interno della Divisione Finanziaria.

Un secondo modo vienesi staffare un progetto in una organizzazione funzionale consiste nell'eseguire porzioni di progetto in una organizzazione funzionale per volte. Per esempio, diciamo che un grande progetto abbia bisogno di risorse dall'Amministrazione, dall’Ufficio Acquisti, dall'IT e dalla Produzione. In una organizzazione funzionale, il progetto dovrebbe essere suddiviso per unità organizzativa ed ogni unità dovrebbe eseguire la propria porzione in modo indipendente. Il reparto IT lavorerebbe sulla propria porzione. L'Amministrazione sulla sua. La Produzione e gli Acquisti sulle loro rispettivamente. Alla fine, tutte le soluzioni indipendenti dovrebbero essere integrate in una unica soluzione finale.

Il maggior vantaggio è che, di solito, l'autorità è chiara, poiché i project manager tendono ad essere anche i  capi funzionali. Inoltre, non c'è  bisogno di negoziare le risorse con altre organizzazioni, dato che tutte le risorse necessarie per il progetto riporteranno allo stesso reparto funzionale. Altri vantaggi di questa organizzazione sono che i membri del gruppo di solito si conoscono tra loro, poiché lavorano tutti nella stessa area. I membri del gruppo tendono anche ad acquisire competenze applicative di business per il progetto.

Il maggiore svantaggio dell'organizzazione funzionale è che la tua area funzionale può non avere tutti gli specialisti necessari per lavorare su un progetto. Un progetto IT, per esempio, può avere difficoltà ad acquisire risorse specialistiche come Amministratori di  Database, poiché la sola persona disponibile,  può essere già impegnata nel proprio reparto funzionale. Un altro svantaggio è che i membri del gruppo di progetto possono avere altre responsabilità nell'organizzazione funzionale, poiché possono non essere impiegate a tempo pieno su un progetto. Esse possono essere assegnate ad altri progetti, ma è più comune che abbiano responsabilità di supporto, che potrebbero impattare sulla possibilità  di rispettare le scadenze di progetto.

 1.2.4. P3 Struttura per Progetti  

Quando i progetti sono grandi abbastanza, è possibile costituire reparti funzionali intorno al gruppo di progetto. Ciò è specialmente pratico quando un grande programma ha dozzine o centinaia di persone assegnate per un lungo periodo di tempo.

I vantaggi sono una  chiara autorità, poiché il  project manager è anche il  capo funzionale, ed una chiara attenzione, poiché ognuno   ha soltanto quel progetto come responsabilità principale.

Gli svantaggi sono la duplicazione delle risorse, poiché alcune risorse pregiate vanno duplicate su progetti differenti. Per esempio, un grande progetto può avere in staff una risorsa "Risorse Umane", duplicata di una figura delle '"Risorse Umane" centrale. Inoltre, ci possono essere dubbi su come riallocare le risorse quando terminano i progetti. In una organizzazione funzionale, le persone hanno sempre un lavoro nell'ambito del proprio reparto. In una struttura per progetti, non è molto chiaro dove  destinare le risorse quando termina il progetto. 

 1.2.4.P4 Strutture a Matrice  

Le organizzazioni a matrice consentono ai reparti funzionali di concentrarsi sulle proprie competenze specifiche di business e permettono ai progetti di essere allestiti con specialisti provenienti da qualsiasi parte dell'organizzazione. Per esempio, gli Amministratori di Database (DBA) possono  riportare tutti ad un reparto funzionale, ed essere allocati per lavorare fuori su i vari progetti di altri reparti. Una risorsa di tipo legale potrebbe riportare all'Ufficio Legale, ma essere assegnata al progetto di un altro reparto quando serve un esperto legale. E' normale per le persone riportare ad una persona nell'organizzazione funzionale, e lavorare per uno o due  project manager di altri reparti.

Il principale vantaggio dell'organizzazione a matrice è l'utilizzo efficiente delle risorse, specialmente di quelle con competenze più pregiate, che non possono esser utilizzate a pieno soltanto da un progetto. Per esempio, gli specialisti di  data modeling  non possono essere utilizzati a tempo pieno su un progetto, ma possono essere  occupati pienamente,  lavorando su più progetti. L'organizzazione a matrice è anche la più flessibile quando ci sono cambiamenti di esigenze di business, e cambiamenti di priorità.

Il maggiore svantaggio è che le relazioni di riporto sono complesse. Alcune persone potrebbero riportare ad un  capo funzionale per il quale viene svolto poco lavoro, mentre potrebbero lavorare per uno o più  project manager. Diventa più importante per i membri di staff  sviluppare forti competenze nella gestione del proprio tempo per riuscire a soddisfare le esigenze di lavoro  e le aspettative di più manager. Questa organizzazione richiede anche comunicazione e cooperazione tra più  capi funzionali  e project manager, i quali hanno bisogno del tempo dalle  stesse risorse.