2.0.P1 Panoramica
Schedulazione e budget vengono creati insieme al
Project Charter previsto in 1.0 Definire il Lavoro.
La schedulazione è uno strumento vitale per assicurare che
il gruppo di progetto sappia cosa deve fare. Molti incontrano difficoltà nel
creare la schedulazione perché il progetto non è stato ben definito. E'
veramente difficile sviluppare una schedulazione decente se il project
manager non ha capito cosa deve produrre il progetto.
Il budget rappresenta la quantità di denaro disponibile
da spendere sul progetto. In funzione dell’organizzazione e della contabilità
della tua azienda, il budget potrebbe comprendere soltanto i costi esterni del
progetto (fornitori, hardware, software, etc.) oppure anche i costi interni.
Ogni organizzazione, di solito, dispone di qualche tipo di processo di
imputazione dei costi interni o di reparto.
Il passo Definire il Lavoro garantisce che vi sia
intesa con lo Sponsor di progetto sul lavoro da fare . In
questo passo il project manager determina come sarà svolto il lavoro. In
funzione delle dimensioni del progetto, è possibile utilizzare un pacchetto
software come MS Project, un foglio elettronico, o anche tenere traccia delle
attività nella tua mente.
2.0.P2 Relazione tra Schedulazione e Budget
Il Processo di Project Management TenStep ha sempre
legato schedulazione e budget come singolo componente integrato. Naturalmente
i due concetti sono differenti.
Il Processo TenStep ritiene che questi sono due
processi fondamentali per il successo del progetto ed in molte organizzazioni
rappresentano i due componenti fondamentali del successo del progetto quando si
raggiungono le aspettative di schedulazione e budget.
Questi due elementi di project management di solito
sono legati.
-
Se un progetto è in linea con schedulazione,
generalmente lo è anche con il budget.
-
Se un progetto è fuori budget di solito tende
anche a sforare le scadenze (naturalmente ci sono eccezioni, ma i due elementi
di solito hanno un trend simile.)
-
Se hai sottostimato il lavoro, di solito risulta
sottostimato anche il budget.
-
L’impegno in ore delle risorse umane di un
progetto impattano entrambi: schedulazione e budget.
-
Essi sono due elementi integrati della “triple
constraint” che lega schedulazione, budget e ambito. Se aumenta (o
diminuisce) il contenuto (scope), anche schedulazione e budget possono
aumentare (o diminuire).
L’esperienza dei project manager di solito mostra
che la schedulazione ed il budget sono strettamente legati. Se il project
manager risponde di schedulazione e budget i due elementi sono ancora legati.
2.0.P3 Relazione tra Definire e Pianificare il
Lavoro
Il primo passo del processo TenStep è Definire il Lavoro e Creare la Schedulazione
è parte del secondo. Ciò non implica che questi due passi debbano essere necessariamente
eseguiti in sequenza. Scoprirai di non poter completare il Project Charter se
non hai abbozzato l'intera Schedulazione del lavoro. In
molti casi, queste due deliverable devono essere lavorate in parallelo.
Man mano che si raccolgono informazioni su ambito e deliverable, si ipotizza la tempificazione e
si producono le stime di impegno e durata. Appena si
ottengono più "definizioni", si inseriscono altri dettagli
nella Schedulazione. Quando deliverable, ambito, assunzioni, e approccio sono
completi, dovrebbero esserci abbastanza informazioni sulla Schedulazione per
poter stimare budget, impegno e durata necessari - che a loro volta verranno
utilizzati per completare il Project Charter (Capitolato di Progetto).
