2.0
Sviluppo Schedulazione e Budget
2.0.P1 Panoramica
La schedulazione ed il budget
vengono creati insieme all'appropriata deliverable Capitolato di Progetto
prevista nel passo 1.0. Definizione
del Lavoro.
La schedulazione è uno
strumento vitale per assicurare che il gruppo di progetto sappia cosa deve fare.
Molti incontrano difficoltà nel creare una schedulazione, perché il progetto non
è stato ben definito. E' veramente difficile sviluppato una schedulazione
decente se il project manager non è proprio sicuro di ciò che il progetto deve
produrre.
Il budget rappresenta
la quantità di denaro disponibile, che si può spendere sul progetto. In funzione
dalla tua organizzazione e da come viene tenuta la contabilità, il budget
potrebbe comprendere soltanto i costi esterni del progetto (fornitori, hardware,
software, etc.). Alcune organizzazioni, però, inseriscono nel budget anche i
costi del lavoro interno. Queste organizzazioni, di solito, dispongono di
qualche tipo di processo di imputazione dei costi interni al cliente o al
reparto cliente.
(Il
Processo TenStep non comprende la giustificazione finanziaria del progetto. La
giustificazione finanziaria potrebbe comprendere semplicemente la determinazione
dei costi/benefici oppure più sofisticati Ritorni degli Investimenti (ROI),
l'Internal Rate of Return (IRR), etc. Il processo di giustificazione
finanziaria di un progetto viene trattato nel processo di gestione del
portafoglio progetti (PortfolioStep). Nel processo TenStep, si assume che
l'analisi finanziaria di alto livello e la giustificazione finanziaria del
progetto siano state già effettuate e che il progetto sia stato già approvato.)
Nel
passo precedente è stato definito il progetto per garantire che vi sia un
accordo con lo Sponsor di progetto sul lavoro che dovrà essere svolto . In
questo passo il project manager determina come il lavoro sarà
svolto. Potrebbero essere utilizzati approcci diversi in base alla dimensione
del progetto. Per piccoli progetti, il piano di lavoro può essere sviluppato
senza molte formalità. E' possibile utilizzare un pacchetto software come
MS Project, un foglio elettronico, o anche un
semplice pezzo di carta.
Ci sono
numerose tecniche per sviluppare la schedulazione. Forse la migliore alternativa
è utilizzare, come punto di partenza, un piano di lavoro di un precedente
progetto simile. Comunque, per la unicità della natura dei progetti ciò può
creare ancora delle difficoltà.
Una
seconda buona alternativa è utilizzare la template preesistente di un piano di
lavoro di un progetto con caratteristiche simili. Per esempio, se è la prima
volta che viene installato nella tua azienda un particolare pacchetto software,
potresti trovare una template generica per la sua implementazione.
Se non
disponi di un esempio di piano di lavoro precedente o di una template da
utilizzare come punto di partenza, puoi ricorrere alla tecnica della WBS
(Work Breakdown Structure). La WBS è una tecnica per osservare il progetto ad
un livello più alto, e successivamente spezzettare il lavoro in parti sempre più
piccole, fino ad avere un quadro completo di tutto il lavoro da svolgere. A
questo esercizio può partecipare l'intero team di progetto. Per la maggior parte
dei casi, la tecnica della Work Breakdown Structure può essere utilizzata come
punto di partenza per creare una schedulazione da zero. Se tu (o altri) non hai
abbastanza informazioni per creare una WBS per il progetto (o almeno per i primi
tre mesi del progetto), probabilmente non sei ancora in condizione di avviare il
progetto. In quel caso, potresti soltanto definire un progetto per la parte di
analisi. Quando la parte di analisi sarà pronta, tu avrai informazioni
sufficienti per definire il resto del progetto.
2.0.P2 Relazione tra
Definire e Pianificare il Progetto
Bisogna notare che la
definizione del lavoro fa parte del primo passo del Processo TenStep e che la
creazione della schedulazione è il secondo. Tuttavia, ciò non implica che
questi due passi debbano essere necessariamente sequenziali.
Potresti accorgerti di non poter completare il Capitolato di Progetto senza
iniziare a disegnare l'intera Schedulazione del lavoro. In molti casi, queste
due deliverable devono essere lavorate in parallelo. Man mano che si
raccolgono informazioni su contenuto e deliverable, si può ipotizzare la
tempificazione e produrre le stime di impegno e durata. Appena si ottengono più
informazioni di "definizioni", si inseriscono maggiori dettagli nella
Schedulazione. Quando deliverable, contenuto, assunzioni, e approccio sono
completi, dovrebbero esserci abbastanza informazioni sulla Schedulazione per
poter stimare budget, impegno e durata necessari - che a loro volta verranno
utilizzati per completare il Capitolato di Progetto.
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