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2.1.9
Creazione del Piano di Gestione dei Costi
2.1.9.P1 Panoramica
Il
Piano di Gestione dei Costi descrive il processo che sarà utilizzato per gestire
il budget di progetto incluso il tracciamento della spesa corrente e delle spese
previste, l’identificazione dei potenziali sforamenti di budget e la valutazione
complessiva degli esborsi del progetto rispetto al budget. I componenti del
Piano di Gestione dei Costi possono comprendere:
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Ruoli e responsabilità. Puoi descrivere i differenti ruoli ed il loro
livello di accesso al budget di progetto.
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Possessore del budget. Probabilmente questo è il project manager.
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Chi lo può aggiornare? E’ importante individuare questa delega in
anticipo. E’ possibile che solo il project manager possa approvare le spese
di progetto, ma in alcuni casi ciò può essere delegato a qualcuno più vicino
alla spesa. Per esempio, se hai consulenti a contratto che lavorano con il
team di progetto, è possibile che il team leader possa essere autorizzato
ad approvare i rapportini di questi consulenti.
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Chi può leggerlo ? I numeri del budget possono essere considerati
anche dati sensibili. Devi decidere chi altro può avere accesso alle reali
spese ed alle informazioni di budget.
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Frequenza di aggiornamento. Bisogna descrivere la tempificazione
dell’analisi del budget. Su molti progetti ciò può avvenire mensilmente poiché
questa è la frequenza più comune della disponibilità dei report della
Contabilità Generale. Su alcuni progetti può essere necessario tracciare le
spese settimanalmente, anche se è un processo manuale.
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Feedback. Qui si descrive come raccogliere e comunicare le informazioni
di budget. Questo probabilmente può essere automatizzato con il sistema dei
report della Contabilità Generale, con un processo di tracciamento manuale, o
entrambi.
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Modifiche al budget e approvazione. Qui è dove si definisce il processo
necessario per valutare ed approvare le proposte di modifiche al budget.
Questa sezione definisce l’autorità per accettare ed approvare modifiche al
budget. Questo processo di approvazione non riguarda le scadenze delle
attività interne, ma si applica alle modifiche che impattano la scadenza
generale del progetto. E’ possibile che il project manager possa avere della
discrezionalità nello sforare la data di scadenza di un certo numero di giorni
o settimane, ma dopo questa tolleranza una entità formale deve approvare la
modifica.
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Tool. Qui si descrive il tool di budget che sarà utilizzato sul
progetto, chi avrà accesso al tool e cosa potranno fare le varie persone con
il tool.
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Report. Qui si commentano i tipi ed i nomi dei report da utilizzare per
gestire il budget, chi li riceverà, la frequenza, etc.
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Integrazione
del budget. Normalmente ogni progetto mantiene un budget indipendente, ma
in certe situazioni il tuo master budget può essere il risultato del
recepimento di altri budget sottostanti. E’ anche possibile che il tuo budget
debba essere integrato e trasmesso ad un programma più alto o al budget del
portfolio.
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Gestione
Progetti