2.1A.7  Creare il Piano di Gestione della Schedulazione

2.1A.7.P1 Panoramica

Il Piano di Gestione della Schedulazione descrive il processo che sarà utilizzato per gestire la schedulazione di progetto compreso il tracciamento delle attività in corso, l’identificazione delle attività da completare, la misurazione delle prestazioni delle attività rispetto al tempo allocato, l’identificazione di potenziali ritardi del progetto e la valutazione complessiva delle prestazioni del progetto.

I componenti del Piano di Gestione della Schedulazione possono comprendere:

• Ruoli e responsabilità. Puoi descrivere i differenti ruoli ed il loro livello di accesso alla schedulazione di progetto.

  • Possessore della schedulazione. Probabilmente questo è il project manager.

  • Chi la può aggiornare? Normalmente è il project manager, ma su grandi progetti ciò potrebbe essere più complesso. Per esempio, un Amministratore di Progetto potrebbe effettuare l’aggiornamento iniziale basato sugli stati di avanzamento e poi passare la bozza al project manager per l’aggiornamento finale. E’ anche possibile che i membri del team aggiornino lo stato delle attività a loro assegnate e poi il project manager effettui solo l’analisi finale degli aggiornamenti pervenuti.

  • Chi può consultarla ? Di solito la schedulazione non viene considerata confidenziale e tutti dovrebbero poterla leggere.

• Frequenza di aggiornamento. Conviene descrivere la tempificazione degli aggiornamenti alla schedulazione. In molti progetti la schedulazione viene aggiornata il primo giorno lavorativo della settimana, specificando se l'aggiornamento è settimanale o quindicinale. Si consiglia di aggiornarla  settimanalmente.

• Feedback sugli avanzamenti. Qui si descrive come raccogliere lo stato di avanzamento della schedulazione. In molti casi questo fa parte dello stato di avanzamento fornito dai membri del team. E' possibile che l’aggiornamento avvenga in una riunione del team o anche tramite  e-mail.

• Modifiche alla schedulazione e approvazione. Qui è dove si definisce il processo necessario per valutare ed approvare le proposte di modifiche alla schedulazione. La sezione definisce l’autorità per accettare ed approvare modifiche alla schedulazione. Questo processo di approvazione non riguarda le scadenze delle attività interne. Si applica alle modifiche che impattano la scadenza generale del progetto.  E’ possibile che il project manager possa avere della discrezionalità nello sforare la data di scadenza di un certo numero di giorni o settimane, ma dopo questa tolleranza una entità formale dovrà approvare la modifica.

• Tool. Qui si descrive il tool di schedulazione che sarà utilizzato sul progetto, chi avrà accesso al tool e cosa potranno fare le varie persone con il tool.

• Report. Qui si descrivono i tipi ed i nomi dei report da utilizzare per gestire la schedulazione del progetto, chi li riceverà, la frequenza, etc.

• Integrazione della schedulazione.  Normalmente ogni progetto mantiene una schedulazione indipendente, ma in certe situazioni il master schedule  può essere il risultato del recepimento di altre schedulazioni sottostanti. E’ anche possibile che la schedulazione debba essere integrata e trasmessa ad un programma più alto o alla schedulazione di portfolio.