2.1B   Sviluppare il Budget/ Processo

2.1B.P1  Quanto è Importante Gestire i Costi per Te?

Può sembrare una domanda strana all’inizio di questa sezione.

Forse la maggioranza dei project manager non è responsabili del budget.  In alcune aziende questo sarebbe folle. Però, molte aziende non disdegnano conoscere il budget di un progetto. Ci sono molte semplici ragioni.

• Budget dipartimentale. Molte aziende non fanno il budget a livello di progetto, ma solo a livello di reparto ed allocano i costi solo a livello dipartimentale. Molti costi riguardano il personale interno e questi impiegati  vengono spesati a livello centrale o di reparto.

• Nessun report sull’impiego delle risorse. Non potrai allocare i costi del lavoro per singoli progetti se non hai un modo di comprendere le ore di impegno per singolo progetto. Per molte aziende, l’impegno ed il tracciamento dei costi non vengono considerati benefici.

• Carenza di sistemi di supporto finanziario. Molte aziende non hanno un sistema finanziario in grado di tracciare i costi a livello di progetto. I loro sistemi contabili non sono in grado di gestire o produrre report sull’impegno delle risorse.

Se la tua organizzazione non traccia i costi allora  è improbabile che il project manager abbia in carico la stima dei costi e la gestione di un budget. In questo caso la sezione del Processo TenStep per sviluppare il budget  non sarà utilizzata.

2.1B.P2 Sono Importanti i Costi Esterni per Te?

In alcune aziende il project manager non è responsabile dei costi interni,  ma lo è dei costi esterni.

Questi ultimi  possono essere allocati e tracciati a livello di progetto. In questo caso, i costi del lavoro interno possono non essere importanti, ma tutti i costi per lavoro e non lavoro pagati a fornitori esterni sono importanti per il project manager  il quale deve stimarli e successivamente gestirli.

Questa sezione assume che tu sia un manager responsabile di raggiungere le aspettative di budget.

La sezione descrive il processo per creare un budget.

2.1B.P3 Budget per Piccoli Progetti

Un piccolo progetto generalmente non ha un grande budget. Il budget può semplicemente consistere nel moltiplicare le ore di impegno per le tariffe oraria delle risorse utilizzate.  I carichi per altre voci di spesa di solito sono piccoli e facili da gestire. Probabilmente, su un piccolo progetto non c’è bisogno di tracciare costi di formazione o costi di sviluppo del team.

Se hai un piccolo progetto con un grande budget, allora devi seguire il processo per sviluppare un budget per progetti medi e grandi.

2.1B.P4 Budget per Progetti  Medi e Grandi

	Ruolo	Sviluppare un Budget da Zero
1	Project Manager	Creare il Piano di Gestione dei Costi Questo documento definisce e comunica come il budget sarà sviluppato e mantenuto durante il progetto. Fa parte del Piano di Project Management, vedi 2.1B.3 Creare il Piano di Gestione dei Costi per ulteriori dettagli.

2.1B.P5 Stimare i Costi

2

Project Manager

Stimare il costo del progetto Nel budget ci sono due componenti principali – costi del lavoro e costi di non lavoro.  Completata la bozza della schedulazione, bisogna comprendere le esigenze di risorse umane.  Queste saranno le informazioni necessarie per completare le stime iniziali del budget. Il lavoro può essere stimato in base alle risorse (o tipi di risorse) previste in schedulazione. Poi potrai aggiungere le altre spese di progetto non relative al lavoro, incluso viaggi, formazione, hardware, software, forniture, etc. Potresti aver incontrato molti costi non per lavoro, ma solo in questa fase potrai consolidare costi per lavoro e non-lavoro. Puoi utilizzare tecniche di stime descritte in 2.1A.1 Stima di Impegno e Durata e 2.2.1 Tecniche di Stima per Schedulazione e Budget. E’ come se tu volessi scomporre le stime dei costi del progetto in elementi distinti per tracciarli. Vedi 2.1B.2 Piano dei Conti per ulteriori informazioni.

2.1B.P6 Determinare il Budget

3	Project Manager	Rivedere le stime dei costi per vedere sa hanno senso Devi poter difendere le tue stime con il tuo manager e con lo sponsor. Se pensi che il budget non rifletta ciò che ti occorre, apporta le modifiche necessarie e rifai i calcoli. Devi essere confidente che la stima del budget di progetto sia entro il 15% prima della partenza del progetto. La conclusione è che quando tu fornisci una stima del Budget, altri potrebbero avere da ridire sui tuoi numeri. Se non sei abbastanza convinto di poterli sostenere, avrai più lavoro da svolgere. In altre parole, se pensi di non poter difendere i tuoi numeri, impiega più tempo a creare una stima più attendibile.
4	Project Manager	Finalizzare ed allocare il Budget Una volta finalizzata la schedulazione e stimato il costo totale del progetto, puoi indicare il costo totale del progetto. Su certi progetti questo può essere un budget complessivo. Sui grandi progetti, puoi stabilire voci di spesa per ogni tipo di lavoro o per gruppi di lavoro. Vedi 2.1B.2 Piano dei Conti per più dettagli.
5	Project Manager	Determinare la velocità di spesa Il project manager deve tracciare le spese correnti rispetto alle stime di spesa del progetto. Per esempio, non è sufficiente dire che il progetto ha speso metà del budget, perché non fornisce un’informazione utile  per gestire il budget. Per tracciare le spese correnti rispetto al budget, il project manager deve comprendere la velocità (rate) di spesa del progetto e l’ammontare di lavoro svolto  a fronte del budget utilizzato. Comunque, una volta stabilito il budget, il project manager deve essere in grado di legare quei numeri alla schedulazione – anche per singola attività, deliverable, fase, etc. Solo legando il budget alla schedulazione, il project manager sarà poi in grado di gestire il budget con efficacia quando partirà il progetto.
6	Project Manager, Finanza	Determinare la velocità di rilascio del budget E’ possibile che quando parte il progetto venga messo a disposizione l’intero budget del progetto da spendere all’occorrenza. Però, man mano che i progetti diventano più lunghi, è più verosimile che il budget venga messo a disposizione per incrementi successivi. Ciò ha senso per progetti lunghi. Supponiamo di avere un progetto su tre anni. La tua azienda, probabilmente, non intende finanziare tre anni di progetto e aspettare che tu li spenda. E’ più probabile che alla partenza del progetto ti venga rilasciato solo il budget del primo anno. Quello del secondo anno nel secondo anno  e così via. E’ anche possibile che  i fondi di una fase vengano rilasciati al completamento della fase precedente. Rilasciare i fondi per incrementi successivi ha due scopi principali. Consentire all’azienda di gestire meglio il cash-flow. Fornire un momento di verifica per garantirsi che il progetto sia in linea e che proceda come previsto prima di rilasciare altri finanziamenti. Per avere questo livello di controllo del budget, devi stabilirlo  già quando definisci il budget stesso.

Stabilire la Revisione di Uscita da una Fase

Stimare i Costi