Molti progetti hanno un budget complessivo che
comprende tutti i costi di lavoro del progetto, costi hardware e software,
costi dei materiali, etc.
Questo è ottimo per progetti di piccola o media
dimensione, però, appena un progetto diventa più grande è utile avere il
budget complessivo suddiviso per voci di spesa più piccole. E’ simile al
concetto di suddividere un progetto di lunga durata in tante parti più
piccole.
Avere il budget allocato ad un livello più basso
permette di mantenere un miglior controllo dei dettagli, facendo emergere i
potenziali problemi di budget, prima rispetto ad un budget di una sola voce.
Il piano dei conti serve ad allocare il budget
ad un livello più basso. Generalmente, il piano dei conti viene stabilito a
livello di Contabilità Generale così il budget è già distribuito in ogni conto
di dettaglio e le spese effettive di progetto vengono riportate a questo
livello.
Il piano dei conti può essere definito in
molti modi. Un modo consiste nel dividere semplicemente i diversi tipi di
costi in voci di budget separate. Con questo approccio, puoi avere un centro
di costo per i carichi di lavoro interno, uno per i carichi di
lavoro esterno, uno per i costi dell'hardware, uno per i costi del software,
uno per i costi di formazione, uno per le spese di viaggio, etc.
Un altro modo di impostare il piano dei conti
consiste nel partire dalla WBS. Completata la WBS, puoi creare il piano dei
conti per ogni gruppo di attività. Teoricamente, potresti impostare un
conto per ogni attività, ma ciò praticamente non avrebbe senso. Invece, puoi
impostare un conto separato ed il budget per ogni fase, stadio o milestone
(una milestone rappresenta il rilascio di una o più deliverable.)
Se imposti conti per insiemi di lavori correlati
della WBS, hai la possibilità di tracciare qualsiasi budget.
Potresti tracciare soltanto il costo del lavoro
(interno ed esterno oppure tutti i costi di lavoro e non lavoro.
I vari tipi di costi possono essere tracciati con
sotto conti nell'ambito del conto. Naturalmente, più dettagliato è il piano
dei conti, più lavoro bisogna prevedere per allocare e tracciare i vari costi
e per controllare il budget. Ma, se il progetto è molto grande e costoso, alla
fine dovrai utilizzare una di queste tecniche. Nei progetti molto grandi, le
voci di spesa individuali potrebbero essere più grandi dell'intero
budget di progetto di certe organizzazioni.
