Flusso di alto livello per gestire la
schedulazione
Se hai seguito i passi 1 e 2, a questo punto hai
già visto come definire il lavoro (Capitolato di Progetto, Piano di Project
Management) e pianificato come realizzare il lavoro (schedulazione di
progetto, budget).
Adesso devi comprendere come gestire
schedulazione e budget affinché il progetto finisca in tempo e nel budget.
Non sarai mai un project manager di
successo se non manterrai aggiornata alla data la schedulazione. Ricorda che
la schedulazione è soltanto la deliverable che descrive il lavoro da eseguire,
la sua sequenza, quanto impegno richiede, a chi è assegnato il lavoro, etc.
Gestire la schedulazione significa conoscere il lavoro da realizzare, a chi è
stato assegnato e quando il lavoro deve terminare.
La schedulazione, in qualsiasi momento, dovrebbe
rappresentare la principale guida su come realizzare il lavoro rimanente. Più
complesso è il tuo progetto e più modifiche alla richiederà la tua
schedulazione, motivo per cui la gestione della schedulazione è uno degli
skill più importanti.
Il project manager deve valutare
periodicamente la schedulazione (diciamo settimanalmente) e determinare lo
stato di avanzamento del progetto. Sulla base dello stato corrente del
progetto e la comprensione del lavoro rimanente, bisogna riformulare la
schedulazione in modo da ultimare le attività nel budget originale ed entro le
scadenze previste.
Flusso di alto livello per gestire il budget
Non sarai mai un project manager di
successo se non manterrai aggiornata alla data la schedulazione.
Ricorda che la schedulazione è soltanto la deliverable. Descrive il lavoro da
eseguire, la sua sequenza, quanto impegno richiede, a chi è assegnato il
lavoro, etc. Gestire la schedulazione significa conoscere il lavoro da
realizzare, a chi è stato assegnato e quando deve essere consegnato.
La schedulazione, in qualsiasi momento, deve
rappresentare la principale guida su come realizzare il lavoro rimanente. Più
complesso è il progetto e più modifiche richiederà la schedulazione, motivo
per cui la gestione della schedulazione è uno degli skill più
importanti.
Il project manager deve valutare
periodicamente la schedulazione (diciamo settimanalmente) e determinare lo
stato di avanzamento del progetto. Sulla base dello stato corrente del
progetto e la comprensione del lavoro rimanente, bisogna riformulare la
schedulazione in modo da ultimare le attività nel budget originale ed entro le
scadenze previste.
Per molti progetti, la schedulazione dovrà
essere rivista settimanalmente. In questa verifica, il project manager
aggiorna la schedulazione con lo stato corrente del lavoro ultimato e quello
in corso. Deve essere valutato il lavoro rimanente per vedere se il progetto
terminerà nel rispetto di budget, impegni e durata.
Se il lavoro può terminare nei tempi, allora il
project manager sta in una buona situazione, altrimenti deve implementare
tutte le azioni correttive possibili.
Di tutte le competenze, questo forse è l’aspetto
fondamentale per gestire un progetto. In funzione delle dinamiche del
progetto, il project manager può trovarsi nella posizione di dover
costantemente ricorrere alla sua esperienza ed alla sua creatività per
ultimare il progetto secondo le aspettative.
Una settimana il progetto
può essere in linea, la settimana successiva scopri che c’è del lavoro in
ritardo e che può creare problemi. Se è in ritardo di una settimana
un'attività sul percorso critico, il project manager non può restare
tranquillo e lasciare che l'intero progetto termini con una settimana di
ritardo. Invece, deve valutare le risorse e le alternative disponibili per
riportare il progetto in linea.
Se sei in grado di farlo
riportare il progetto in linea, la gestione della schedulazione può essere uno
degli aspetti più stimolanti e motivanti del project management. Se non
riesci a realizzare il lavoro di dettaglio necessario, può risultare più
difficile avere successo come project manager.
