3.0 Gestione Schedulazione e Budget
3.0.P1
Panoramica
Se hai seguito i passi
1 e
2, a questo punto
hai già visto come definire il lavoro (Capitolato di Progetto, Piano di
Project Management) e pianificato come realizzare il lavoro (schedulazione
di progetto, budget).
Adesso devi comprendere
come gestire schedulazione e budget affinché il progetto finisca in tempo e nel
budget.
Non sarai mai un
project manager di successo se non manterrai aggiornata alla data la tua
schedulazione. Ricorda che la schedulazione è soltanto la deliverable che
descrive il lavoro che occorre eseguire, la sua sequenza, quanto impegno
richiede, a chi è assegnato il lavoro, etc.
Gestire la schedulazione
significa conoscere il lavoro da realizzare, a chi è stato assegnato e quando il
lavoro deve terminare.
Flusso di alto livello per gestire la
schedulazione
La
schedulazione, in qualsiasi momento, dovrebbe rappresentare la principale guida
su come realizzare il lavoro rimanente. Più complesso è il tuo progetto e più
modifiche occorrono alla tua schedulazione, motivo per cui la gestione della
schedulazione è uno degli skill più importanti.
Il project manager
deve rivedere la schedulazione periodicamente (diciamo settimanalmente) e
determinare lo stato di avanzamento del progetto. Sulla base dello stato
corrente del progetto, e la comprensione del lavoro rimanente, bisogna
riformulare la schedulazione, in modo da ultimare le attività entro il budget
originale ed entro le scadenze previste.
Flusso di alto livello per gestire il budget
Per molti progetti, la
schedulazione dovrà essere rivista settimanalmente. In questa verifica, il
project manager aggiorna la schedulazione con lo stato corrente del lavoro
ultimato e quello in corso. Deve essere valutato il lavoro rimanente per vedere
se il progetto terminerà nel rispetto di budget, impegni e durata. Se il lavoro
può terminare nei tempi, allora il project manager sta in una buona situazione,
altrimenti deve implementare tutte le azioni correttive possibili.
Di tutte le competenze,
questo forse è l’aspetto fondamentale per gestire un progetto. In dipendenza
delle dinamiche del progetto, il project manager può trovarsi nella
posizione di dover costantemente ricorrere alla sua esperienza ed alla sua
creatività per terminare il progetto secondo le aspettative. Una settimana il
tuo progetto può essere in linea, la settimana successiva puoi scoprire che del
lavoro assegnato è in ritardo e che sta creando dei problemi. Se un'attività sul
percorso critico è in ritardo di una settimana, il project manager non
può restare seduto tranquillamente e lasciare che l'intero progetto termini con
una settimana di ritardo. Deve, invece, valutare le risorse e le alternative
disponibili per riportare il progetto in linea. Se sei in grado di farlo, la
gestione della schedulazione può essere uno degli aspetti più stimolanti e
motivanti del project management. Se non riesci a realizzare il lavoro di
dettaglio necessario, può risultare più difficile avere successo come
project manager.
3.0.P2 Integrare Progetto e Processi di Project Management
Nel passo 1 – Definizione del Lavoro, tu non solo definisci
le caratteristiche del progetto, ma definisci anche l’intero Piano di Project
Management per gestire il progetto. Ciò comprende i processi di gestione del
contenuto, del rischio, delle comunicazioni, della qualità, etc.
Una volta che il progetto è in esecuzione, tutti i processi
di project management vengono integrati nel passo di Gestione
Schedulazione e Budget. L'integrazione avviene qui per via di una filosofia di
sovrapposizione del Processo TenStep – “Ciò che appare nella schedulazione
deve essere realizzato”. In altre parole, tutto il lavoro del progetto
dovrebbe essere rappresentato nella schedulazione, e se un'attività non fa parte della
schedulazione, non dovrebbe essere eseguita.
La schedulazione è il punto centrale della gestione del
progetto, e tutti i processi del project management sono integrati nella
schedulazione. Dovresti avere allocato in schedulazione anche attività e tempo
per comunicare, gestire il contenuto, aggiornare la schedulazione e tutte le
altre attività di gestione del progetto. L’integrazione avviene quando il ciclo
di vita del progetto ed i processi di project management si legano fra di
loro.
Considera i seguenti esempi:
Viene
approvata una grande modifica al contenuto, che risulta in più impegno e
maggiore costo. Questa è una tipica integrazione di project management e ciclo
di vita del lavoro del progetto. L'impatto si riflette nell'aggiornamento di
schedulazione e budget.
-
Identifichi i rischi e crei un Piano di Gestione del Rischio. Tu comunichi il
Piano di Gestione del Rischio a tutti gli Stakeholder interessati per il loro
feedback. Questa è una integrazione della gestione del rischio e della
comunicazione. Poiché tutti questi lavori richiedono tempo ed impegno, le
attività entrano nella schedulazione e qui avviene l'integrazione.
-
Hai
ricevuto un'istanza per qualità scadente. Viene invocato il processo di
gestione dei problemi e tutte le attività appropriate vengono aggiunte alla
schedulazione. Per risolvere il problema, decidi di raccogliere più metriche e
aggiungi la raccolta delle metriche alla schedulazione. L'analisi delle
metriche richiede cambiamenti ai tuoi processi di lavoro ed ulteriori attività
di controllo della qualità. Tu comunichi a tutti gli Stakeholder di direzione
di gestire le aspettative. Tutto questo lavoro si ripercuote sulla
schedulazione e sul budget.
Tutto il
lavoro del progetto dovrebbe entrare nella schedulazione e ripercuotersi nel
budget. Comunque, questo è il passo dove il progetto viene gestito e
controllato, ed è il punto dove il ciclo di vita del progetto e le attività di
project management vengono eseguite, tracciate ed integrate.
3.0.P3 Kick Off
Iniziale e Chiusura Progetto
La schedulazione è il punto centrale del coordinamento
della gestione e del controllo del progetto. Dopo che il progetto è stato
definito e pianificato, inizia la reale esecuzione del progetto e si cominciano
a
creare le deliverable di progetto. Questo lavoro si chiama anche ciclo di
vita del progetto. Il ciclo di vita del progetto viene delimitato da due
eventi – una riunione di inizio progetto (kick off iniziale) per avviare
ufficialmente l’esecuzione del progetto ed una serie di attività di chiusura per
chiudere ufficialmente il progetto.
Entrambe queste attività vengono descritte
più in dettaglio in questa sezione del Processo TenStep (vedi
3.1.3.1 Kick Off
di Progetto e 90.0
Chiusura di Progetto).
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