3.1A.3.1.P.1 Panoramica sul Kick Off di Progetto
I progetti non sempre seguono la stessa logica di
pianificazione, approvazione ed esecuzione.
A volte un progetto si trova in diversi stadi
contemporaneamente.
Prima di saperlo, potresti trovarti nel mezzo del
progetto con membri del team e stakeholder che hanno una diversa percezione
dello scopo e dello stato del progetto.
Così come ogni progetto deve avere una formale
riunione per decretare che il progetto è finito, è altrettanto logico che vi
sia una formale riunione di kick off per avviare il progetto.
Lo scopo della riunione di kick off di progetto
è notificare formalmente agli stakeholder che il progetto è iniziato ed
assicurarsi che tutti abbiano compreso qual è il proprio ruolo e la propria
responsabilità.
La riunione di kick off è l'occasione per riunire
il gruppo di lavoro, i responsabili del cliente, gli altri stakeholder per
annunciare formalmente che il progetto è autorizzato (comandato) a partire.
Come tutte le riunioni formali, ci deve essere
una agenda e numerose cose da trattare nella riunione:
-
Presentare le persone
-
Riassumere le informazioni contenute nel
Capitolato di Progetto
-
Discutere ruoli e responsabilità del team di
progetto, dei responsabili del cliente e degli stakeholder. Dovrebbero
partecipare quasi tutte le persone che lavoreranno al progetto. Nella
riunione vanno chiariti eventuali equivoci o confusioni sul ruolo
nel progetto di qualche persona o reparto.
-
Illustrare l'approccio generale del progetto e
la sua tempificazione, per dare alle persone un'idea di come si svolgerà il
progetto. In particolare, bisogna assicurarsi che le persone abbiano capito
cosa dovranno fare nel breve periodo per sostenere il progetto.
-
Discutere e rispondere a tutte le domande
emerse. Lo scopo della discussione non è ripercorrere lo scopo del progetto,
ma permettere alle persone di esprimere ad alta voce i propri dubbi o porre
domande che, normalmente, sorgono a inizio progetto.
-
Confermare che il progetto entra ufficialmente
in esecuzione. Se non era ancora partito, lo deve fare immediatamente.
Altri argomenti da considerare nella riunione di
kick off di progetto riguardano:
-
Partecipanti. In generale, il team di
progetto, il cliente e gli stakeholder devono partecipare alla riunione. Se
ciò comporta invitare troppe persone, allora ci si può limitare ai soli
responsabili dei vari gruppi. Ci si può incontrare con gli altri in riunioni
successive, o si può inviare a tutte le persone che dovevano partecipare, ma
che non possono, la relazione su ciò che è emerso dalla riunione.
-
Durata. Anche se molte riunioni di kick
off possono durare una o due ore, alcune possono richiedere anche una o due
giornate. Le riunioni più lunghe sono particolarmente importanti se il
progetto è molto complesso o controverso. A volte, può essere utile una
lunga riunione di kick off per raccogliere i requisiti iniziali, anche se
questo non dovrebbe essere la principale finalità.
-
Preparazione. Si dice che non esiste una
seconda opportunità per dare una buona prima impressione. Questo è proprio
vero per la riunione di kick off. Il project manager utilizza la
riunione per enfatizzare le aspettative del progetto. Se la riunione è
disorganizzata, caotica o una perdita di tempo, i partecipanti probabilmente
trasferiranno questa percezione anche al progetto. Il project manager
deve preparare bene questa riunione e garantire che proceda con regolarità.
Il project manager dovrebbe parlare anche con lo sponsor
preventivamente ed assicurarsi il suo consenso su come condurre la
riunione.
