|
| |
3.1A.3.2.P1 Panoramica Revisione Milestone
Al completamento delle principali milestone di
progetto o fasi, il team di progetto deve prendersi una piccola pausa per
garantire che il lavoro precedente sia stato di successo e che team e cliente
siano pronti a passare alla fase successiva.
Ecco alcune attività della riunione di revisione
delle fasi di uscita.
Analisi retrospettiva
-
Approvare le deliverable. Bisogna
assicurarsi che tutte le deliverable prodotte e da approvare, di fatto,
siano state approvate. A volte, questa approvazione finale può anche aver
luogo in occasione della riunione di revisione dell’uscita di fase. Se le
deliverable della fase precedente non vengono approvate, il progetto
non può entrare nella fase successiva.
-
Rivedere Budget e Schedulazione. Si
deve rivedere il budget per confermare dove è arrivato il progetto
rispetto al budget totale stimato e la schedulazione per vedere se si è nei
tempi previsti e, ove fosse necessario, intraprendere tutte le azioni correttive.
-
Rivedere le “Issue” di progetto. Bisogna
confermare che tutte le istanze sollevate, durante la fase di progetto,
siano state risolte o che ci sia un piano per risolverle.
-
Rivedere i rischi di progetto. Questo è
il momento giusto per una riunione di controllo del rischio. Bisogna
confermare che i rischi identificati precedentemente siano stati gestiti con successo e
rivedere il piano dei rischi noti e identificare eventuali nuovi rischi di
progetto.
Analisi in prospettiva
-
Confermare le stime di schedulazione e
budget. Bisogna verificare e confermare che le stime del costo finale e
le scadenze siano ancora valide per la fine del progetto. Se non lo sono, è
l’occasione di aggiornare le informazioni.
-
Confermare il Business Case. Questo è il
momento di verificare se il Business Case iniziale è ancora valido. E’
possibile che a causa dello slittamento della data di scadenza del progetto
o dell’estensione del budget il Business Case non abbia più senso. E’ anche
possibile che il valore di business del progetto sia cambiato. La revisione
della fase di uscita è un’ottima occasione per cancellare un progetto
se non ha più senso.
-
Verificare che ci siano le risorse
disponibili. In molti progetti, i tipi di risorse e le competenze delle
risorse cambiano di fase in fase. Questa è il momento di confermare se ci
sono ancora le risorse necessarie per completare il progetto.
-
Confermare Chi è lo Sponsor di progetto.
E’ possibile che l’interesse ed il coinvolgimento dello Sponsor sia
diminuito da quando è partito il progetto. E’ anche possibile che sia
cambiato lo Sponsor. Bisogna sfruttare questa occasione per farsi confermare
la priorità del progetto direttamente dallo Sponsor e proporre la
cancellazione del progetto se lo Sponsor non è più interessato.
-
Ottenere l'approvazione formale a proseguire.
L’approvazione formale a proseguire significa che tutto il lavoro fatto alla
data è ritenuto valido e che il team può concentrarsi sulla fase successiva
o sulla prossima milestone. Una volta confermato che il lavoro precedente è
completo e corretto, ottenuto il mandato a proseguire, devi ottenere
l’autorizzazione formale e passare alla fase successiva. In altri termini, l' “Uscita” si trasforma nella fase di “Entrata”
della fase successiva.
Se il progetto è in piano, nel budget e con il
giusto livello di qualità, è verosimile che la riunione di revisione non
incontrerà ostacoli.
Però, ci possono essere molti scenari per cui
sarà necessario prendere delle decisioni su come e se il progetto deve
continuare. Le potenziali preoccupazioni comprendono:
-
Il progetto tende ad eccedere il budget
autorizzato. Lo Sponsor e gli altri stakeholder devono determinare se il
progetto ha bisogno di un aumento di budget o se il resto del lavoro deve
essere ridotto come ambito per rientrare nel budget. Questa decisione
spetta allo Sponsor, il quale può condividerla con un comitato esecutivo per
lo stanziamento di altri fondi.
Se lo sforamento di budget è piccolo e
aggiuntivo, il Comitato probabilmente lo approva e va avanti.
Però, se lo sforamento è sostanzioso, può
essere necessario riconfermare l’intero Business Case. Un progetto conveniente ad un certo livello di
investimenti, potrebbe non avere più senso ad al lievitare della spesa.
E’ sempre un passo difficile cancellare un
progetto in esecuzione, ma se il business case dimostra che l’investimento
non è più conveniente, la cancellazione del progetto è la scelta più ovvia.
Il denaro già speso viene considerato “andato”.
E’ bene spendere il resto dei fondi sullo stesso progetto o è meglio
destinare i fondi rimanenti ad un progetto con priorità più alta?
-
Il progetto tende a superare la sua
scadenza. Alcuni progetti possono non sforare il budget, ma possono non
rispettare le scadenze o possono richiedere più tempo di quanto stimato.
Questa situazione ha la complicazione aggiuntiva che di solito le risorse
restano legate al progetto invece di poterne avviare un altro, diventando un
vincolo per tutti i progetti successivi , rinviati non per mancanza di fondi
ma per indisponibilità delle risorse.
-
Il progetto viene esteso per modifiche
all’ambito. Alcuni progetti vanno fuori budget per troppe modifiche al
contenuto. Se un progetto viene esteso per richieste di modifiche al
contenuto, un altro progetto schedulato può essere rinviato perché le
risorse non saranno disponibili. Se il fuori budget è sostanziale, può
essere necessario ri-confermare il Business Case.
|
|
