3.2A.1  Action Item

3.2A.1.P1  Panoramica  Action Item 

Una Azione (action item)  è il seguito di un lavoro, necessario per completare un’ attività eseguita.

Per loro natura le action item non possono essere pianificate in anticipo. Esse emergono occasionalmente durante le riunioni o sono richieste specifiche per un prodotto.

Ogni azione viene assegnata a qualcuno perché non vi è abbastanza conoscenza, esperienza o tempo per soddisfarla  nel momento in cui emerge.

Spesso  le azioni sono di natura burocratica, ma in alcuni casi possono richiedere lavoro effettivo per essere concluse. Le azioni devono essere assegnate, lavorate successivamente e completate.

Se non c’è nulla da realizzate, non è il caso di chiamarle azioni, ma semplicemente annotazioni che non avranno seguito.

Esempi di  action item  sono: inviare specifiche informazioni a qualcuno, organizzare una riunione o fornire una stima veloce di una porzione di lavoro.

A volte, si promuove un'azione per investigare su un'area che potrebbe essere un potenziale problema.

Per questo, a volte, le azioni vengono mischiate ai problemi, cosa non corretta.

Una action item non deve essere confusa con un problema (issue). Una issue è un problema che avrà un impatto  dannoso sul progetto se lasciata irrisolta.

Una action item  può portare alla scoperta di un problema o diventare un rischio (un potenziale problema futuro), ma l'azione in sé, una volta circoscritta, non è un grande problema.

• Il miglior modo di gestire le action item  è inserire le relative attività nella schedulazione di progetto, indicando  l’assegnatario e la data di ultimazione richiesta. Poi le attività verranno gestite e tracciate  come qualsiasi altra  attività. In generale, questo è il miglior approccio, perché mette a fuoco il tema in un solo posto  consentendo al project manager di rafforzare la regola che non bisogna lavorare su ciò che non fa parte della schedulazione.

Questo approccio permette al project manager di vedere anche l’impatto dell’azione sulla schedulazione complessiva. Per esempio, potresti avere una piccola azione che richiede tre ore di lavoro.  Se assegni questa azione ad una persona che lavora sul percorso critico, potresti causare un ritardo all’intero progetto.

• Il secondo approccio è creare nel verbale delle  riunioni un’apposita  sezione  per le azioni. Se sono brevi (meno di due ore) e se sono da realizzare entro la riunione successiva, le action item possono essere documentate nella sezione del verbale stesso.

Se utilizzi questa tecnica puoi iniziare le riunioni con la revisione delle azioni aperte, assegnate dalla riunione precedente, per verificare e confermare se sono state eseguite e eliminarle dalla lista.  

Sul log delle azioni possono essere aggiunte e tracciate  anche azioni provenienti da fonti diverse da una riunione di revisione.